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CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y/O PRODUCTOS ENTREGADOS
5.2 Gestión y mejoramiento continuo de los procesos principales.
Metodología Detallada para el Rediseño Continuo de los Procesos
Antes de entrar a la descripción de los procesos principales del Servicio de Impuestos
Internos y dado que en el Subcriterio 5.1. sólo se describió en términos generales la
metodología empleada por el Servicio en el desarrollo de los nuevos procedimientos o sus
mejoras, aquí se explica con mayor detalle el desarrollo de los proyectos.
- Definición del proyecto, que se inicia con el establecimiento de los objetivos del
proyecto, los cuales son una derivación de los objetivos estratégicos del Servicio. Lo
anterior proviene de la permanente interacción entre el Director Nacional y los distintos
Subdirectores, así también la de estos últimos con sus asesores, los cuales
continuamente están en estrecho contacto con las actividades que se desarrollan a nivel
operativo y por tanto efectúan los correspondientes diagnósticos de la situación
actual.
- Definición del ámbito de aplicación, es decir, la selección de los procesos que
tienen el mayor impacto en la consecución de los objetivos del proyecto. Junto a lo
anterior, está la identificación de los responsables de los procesos, sus clientes,
especificación de sus características y el establecimiento de objetivos y metas
específicas de los procesos seleccionados. El estudio de los objetivos puede llevar a
redefinirlos hasta la definición completa del proyecto.
- Con los objetivos y ámbito de aplicación en mente, se procede a abordar la situación
actual con mayor detalle, con el propósito de conocer y medir las distintas actividades
de los procesos a nivel operativo y proceder a la validación de los mismos. De esta
forma, en base a la información recogida se prepara el terreno para generar las ideas de
cambio con las cuales perseguir los objetivos del proyecto puntualizados en la etapa
anterior.
- Levantamiento y diagnóstico detallado de la situación actual, los cuales se realizan
en base a la elaboración de informes y estadísticas de los procesos seleccionados, los
que son llevados a cabo por los distintos asesores y discutidos tanto entre los mismos
como con sus jefes. El contenido de los informes abarca desde el estudio de las normas
legales y reglamentarias hasta el flujo de procesos, flujo de información y medición del
nivel de cumplimiento de los objetivos en base a un conjunto de indicadores previamente
definidos.
- Planificación de actividades que se desarrollaran en el proyecto, utilizando técnicas
de representación (por ejemplo carta Gantt), y conformando equipos de trabajo que se
harán responsables del desarrollo de las distintas etapas del proyecto.
- Generación de alternativas de cambio, donde se van enumerando los lineamientos
generales de cambio, orientados a la consecución de los objetivos del proyecto y que toma
en cuenta tanto los antecedentes de la situación actual, como las restricciones
organizacionales, legales y reglamentarias, y de recursos existentes. Lo anterior se
realiza mediante una interacción consultiva entre los funcionarios participantes de los
distintos procesos, así también con la asesoría tanto externa como interna por parte de
las distintas Subdirecciones del Servicio.
- El desarrollo de las diferentes alternativas de cambio se hacen en conjunto con los
funcionarios involucrados, mediante reuniones, presentaciones, consultas vía Fax, e-mail,
etc. Además, estas alternativas van surgiendo y se van discutiendo con los Directivos
relacionados al tema tanto de la Dirección Nacional como en las Regionales.
- Selección de la alternativa de cambio. Esta consiste en un estudio de factibilidad
relacionado a los aspectos organizacionales, técnicos, económico, legales y
reglamentarios. La selección final se hace considerando los aspectos antes señalados.
Para la Selección de la alternativa de cambio, se realizan reuniones de trabajo con el
Director Nacional y otros Directivos asociados a los temas que se tratan en cada una de
las alternativas. Para estas reuniones se preparan informes con la descripción de cada
alternativa, apoyados por cuadros comparativos respecto a la situación actual. De esta
forma, quienes integran estas reuniones deciden la alternativa óptima a desarrollar, de
acuerdo a los objetivos del Servicio.
- La alternativa seleccionada en la etapa anterior, es presentada a los Directivos de las
Regionales y por intermedio de estos se da a conocer al personal involucrado, ya que estos
deberán participar activamente en el desarrollo de la alternativa.
- Para el desarrollo de la alternativa el analista a cargo realiza, entre otras cosas,
reuniones de trabajo con el personal que opera el proceso o bien con quien lo requiere,
entrevistas dirigidas a los usuarios tanto externos como internos, entrevistas con los
abogados, y estudios de casos reales y de los cuales el nuevo sistema debe hacerse cargo.
Además, una de las actividades importantes que realiza el analista, o quién esta a cargo
de desarrollar el proceso, es observar en terreno como se llevan a cabo las diferentes
actividades del proceso a modificar.
- El Director Nacional del Servicio y sus Directivos, participan en cada una de las etapas
del diseño lógico del nuevo proceso. De esta forma, se logra que la configuración del
nuevo proceso se enmarque a los objetivos de la institución.
- Una vez finalizado el diseño lógico, se inicia la redacción de las instrucciones que
se deberán impartir a la Sede Regional para la implantación del nuevo procedimiento.
Estas instrucciones deben ser validadas por todas las Subdirecciones relacionadas con el
tema.
- Se realiza una capacitación en terreno o bien en la Dirección Nacional, dependiendo de
las características del proceso, para todos los funcionarios de la Sede Regional donde se
probará el nuevo procedimiento y que deberán operar con este nuevo sistema.
- Se implanta el nuevo proceso en una Sede Regional, con el objeto de probar su
funcionamiento y validar los criterios usados en su creación. Esta etapa es denominada
Plan Piloto y tiene una duración de uno a dos meses.
- Durante los meses del Plan Piloto se observa el funcionamiento del nuevo proceso y se
capturan las observaciones, sugerencias y problemas detectados por los funcionaron que se
encuentran operándolo. Además, el analista, mediante entrevista personal a los
contribuyentes y mediante observaciones diarias de la operación del sistema, realiza un
estudio del grado de cumplimiento de los objetivos del proceso.
- Con la información capturada durante el tiempo que dura el Plan Piloto, se llevan a
cabo las readecuaciones necesarias al nuevo proceso y, por ende, a las instrucciones
impartidas. Se modifica la circular y se envía a todas las Subdirecciones pertinentes
para su aprobación, acompañada del formulario de conciliación de circulares. Luego, se
da inicio a la implantación a nivel de todo Chile.
- La implementación abarca tanto la capacitación de los recursos humanos participante en
los procesos que cambian, así como la preparación de los recursos materiales y técnicos
para llevar adelante la diseminación de los cambios a todas la Unidades o Departamentos
del Servicio.
- Se define un plan de implementación. En él se detallan todos los pasos a seguir en las
actividades de Capacitación, gradualidad y calendario de la implementación,
establecimiento de grupos de soporte y la coordinación entre las distintas reparticiones
que apoyaran a la implementación. Asimismo, se efectúan todas la actividades de
coordinación entre los que participaran en el proyecto y los que quedarán a cargo como
responsables de los mismos.
- Se elaboran materiales de difusión. Esto consiste en la confección de manuales,
trípticos y materiales informativos a los contribuyentes, comunicados de prensa,
publicación de los cambios de normas y procedimientos en el Diario Oficial, coordinación
con las Subdirecciones de Administración, Informática y de Recursos Humanos, a través
de su Departamento de Capacitación que participarán en la implementación.
- Diseño de los cursos y/o talleres de Capacitación del personal que participará en el
proceso. Para esto, entre otras actividades, se debe preparar un documento llamado
"Fiel Conductor", mediante el cual se resume los objetivos de la capacitación,
la fecha, horarios, temas a tratar, actividades a desarrollar y monitores.
- Capacitación de acuerdo al "Fiel Conductor" para el personal involucrado de
todas las Unidades de Chile del Servicio de Impuestos Internos.
- El grupo que llevo a cabo el proyecto debe cumplir en un período no mayor a seis meses,
la misión de soporte y mantención del nuevo sistema. Una vez iniciada la
implementación, se efectúa un seguimiento y apoyo a la misma, con el objeto de resolver
los problemas que pudieran presentarse y a su vez permitir que los cambios se arraiguen y
perduren en el tiempo.
- Seguimiento de la implementación. Se elaboran un conjunto de indicadores y
estadísticas que irán dando luces del éxito respecto al cumplimiento de los objetivos
planteados inicialmente en la generación del proyecto.
- Finalmente, se hace entrega de la mantención del proyecto al Departamento de la
Dirección Nacional responsable, de acuerdo a su función, de los temas que trata el nuevo
proceso.
Procesos Principales
Todos los procesos principales cuentan con procesos de apoyo que entregan las
herramientas necesarias para que el proceso pueda operar en condiciones óptimas y de esta
forma cumplir con los objetivos planteados al inicio de su diseño. El analista o
responsable del proceso principal debe estudiar y definir todos los procesos de apoyo que
requiere el nuevo sistema.
Una vez definidos los procesos de apoyo, el analista debe coordinarse con las áreas
responsables de estos procesos para incluirlos en su sistema. De lo contrario, si estos no
existen, son creados por el propio grupo a cargo del proceso principal o bien es
coordinado con el área correspondiente al tema, para que sea ésta quién se encargue de
su construcción.
Para describir el rediseño, gestión y mejoramiento de los procesos principales del
Servicio de Impuestos Internos es conveniente dividirlos en 4 grupos; estos son:
- Trámites rutinarios y procesos de fiscalización masiva a los contribuyente.
- Auditorías y presencia fiscalizadora.
- Servicios de información y comunicación con los contribuyentes y funcionarios.
- Accesibilidad al servicio por parte de los contribuyentes
El análisis de las opiniones de los funcionarios y de los contribuyentes, dadas en
este último caso por las encuestas de opinión, las visitas a terreno de los Directivos y
los estudios hechos por profesionales a los diferentes procesos del Servicio permiten
identificar las áreas de mejoramiento en cada uno de estos grupos.
Con la metodología descrita anteriormente se han llevado a cabo los siguientes
proyectos:
Trámites rutinarios y procesos de fiscalización masiva a los contribuyente
- Ciclo de Vida del Contribuyente: Programa global que reformuló y simplificó los
procedimientos de los trámites de Obtención de RUT, Inicio de Actividades, Modificación
de datos de identificación o actividad económica y Timbraje de Documentos, que son los
que con mayor frecuencia realiza el contribuyente ante el Servicio de Impuestos Internos.
Los objetivos del proyecto fueron otorgar una atención rápida y expedita a los
contribuyentes, especialmente a aquellos que tienen buen comportamiento tributario, y
paralelamente proporcionar al Servicio una buena base de fiscalización preventiva,
orientando a los contribuyentes en el correcto cumplimiento de sus obligaciones para
evitar situaciones que a futuro podrían resultar onerosas para ellos y para el propio
SII.
- Tiempo Máximo de Espera: Consiste en garantizar que toda persona que concurra al
Servicio a realizar un trámite de Obtención de Rut, Inicio de Actividades, Modificación
de datos de identificación o actividad económica y Timbraje de Documentos saldrá con su
trámite terminado en una sola concurrencia y no deberá esperar más de 30 minutos antes
de ser atendida. La garantía consiste en que en el caso de no cumplir con este plazo, se
recibirán las solicitudes y antecedentes, procesándolos después, y remitiendo el
trámite resuelto al domicilio del interesado.
- Aviso de Venta de Vehículo: Hasta el año 1994, el Servicio de Impuestos Internos
exigía para la venta de taxis, de vehículos destinados al transporte de pasajeros y de
carga ajena, que los contribuyentes efectuaran previamente término de giro. En 1994 se
creó un procedimiento con el objetivo de no exigir más el término de giro para vender
los vehículos, si el contribuyente declaraba su intención de continuar en la actividad
de taxista o transporte de pasajeros o carga para terceros, o en cualquier otra de la 1ª
categoría, al menos en los siguientes seis meses. La obligación anterior se sustituyó
entonces por la de dar aviso de venta al Servicio de Impuestos Internos través de un
formulario en que se comunica la voluntad del contribuyente de seguir en las actividades
indicadas.
- Simplificación del trámite de Herencias: Se crea un nuevo procedimiento para el pago
de los impuestos a las herencias, el cual se basa en un sistema de autodeclaración
mediante la creación del nuevo "Formulario de Determinación del Impuesto de
Herencias" (4419), centrando en el abogado patrocinante la responsabilidad de
presentar al Servicio de Impuestos Internos un proyecto de cálculo del tributo
correspondiente y la de proveer los antecedentes para determinar el parentesco, la
tasación de los bienes y el cálculo del impuesto.
- Término de Giro: Se establece un nuevo procedimiento de Término de Giro que se basa en
un formulario autodeclarativo, el que debe ser presentado al Servicio de Impuestos
Internos. Este formulario está estructurado para que sea fácilmente verificable por los
funcionarios, constituyéndose en la base para la revisión que el Servicio realiza antes
del otorgamiento del certificado.
- Sistema Simplificado de Sanciones: Se creó un Sistema Simplificado de Aplicación de
Sanciones con el cual todo el procedimiento para determinar el monto de la multa y la
duración de la clausura se efectúa en un plazo de 4 días. El pago de la multa debe
efectuarse dentro de 10 días. La clausura se lleva a efecto en el día 16 siguiente al
fallo.
- Operación Renta: Mediante este proceso es posible coordinar, supervisar, controlar y
normar las áreas de atención de público a nivel regional y la fiscalización
involucrada en todo el proceso de las declaraciones de impuesto a la Renta. Además, como
producto de este proceso se pueden mencionar, entre otras cosas, el rediseño y
mantención de los procedimientos de atención de público, rediseño de la estructura
física donde se atiende a los contribuyentes que son citados, creación, modificación y
mantención de los procesos computacionales para verificar las declaraciones de los
impuestos a la Renta de los contribuyentes, creación y mejoramiento de las herramientas
de fiscalización (como las notificaciones) para hacerlas más efectivas, estableciendo
una uniformidad de criterios y procedimientos para los fiscalizadores mediante circulares
e instrucciones a todo el país.
- Operación I.V.A.: Administración y mejoramiento del proceso de captura de datos del
formulario N° 29, para contar con información oportuna y apropiada para la
fiscalización del I.V.A.. Con esto se mejoran todas las interacciones del Servicio de
Impuestos Internos con el Contribuyente, solicitándole menos documentos para realizar los
trámites y agilizando la atención.
- Otros Procesos: Reavalúo de los bienes raíces no agrícolas, Beneficios para los
pequeños agricultores no agrícolas, Peticiones Administrativas, etc.
Se recomienda leer el documento "Por los Caminos de la Modernización del
Estado", elaborado por el Servicio de Impuestos Internos y el cual se adjunta como
anexo. En este documento se encontrará una descripción más detallada de algunos de
estos proyectos, desde su diagnóstico hasta los resultados obtenidos.
Auditorías y Presencia Fiscalizadora
La auditorías consisten en una revisión exhaustiva de los antecedentes tributarios
del contribuyente. Para ello se notifica al contribuyente con el fin de que se presente en
el Servicio de Impuestos Internos con los antecedentes solicitados o bien es visitado en
su domicilio por un fiscalizador. Las auditorías pueden surgir de un plan nacional o
regional de fiscalización o bien pueden ser consecuencia de las irregularidades
encontradas en una fiscalización en terreno o en el procedimiento de timbraje.
Junto con las auditorías la presencia fiscalizadora comprende todas aquellas
actividades de fiscalización consistentes en observar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias de los contribuyentes en el lugar donde éstas se desarrollan. El objetivo es
mantener una presencia fiscalizadora, esto es, que el contribuyente perciba que su mal
comportamiento puede ser detectado. Algunos de estos procesos son:
- Batidas: Un grupo de fiscalizadores procede a verificar en una zona comercial
determinada generalmente de gran actividad que los comerciantes entreguen comprobantes de
ventas a los clientes, sin que los primeros se percaten de su presencia. Cuando se detecta
una venta sin comprobante, el fiscalizador se dirige junto con el cliente hasta donde el
vendedor para confirmar que el documento no ha sido emitido y cursar la multa
correspondiente y notificar el denuncio correspondiente.
- Punto fijo: En este caso el fiscalizador permanece varias horas observando el
cumplimiento tributario de un contribuyente, para luego comparar el volumen de venta
generado durante su permanencia en el local con el obtenido anteriormente en períodos
similares anteriores.
- Empadronamiento: Se toma nota de algunos antecedentes del contribuyente, por ejemplo de
la última boleta emitida, y se verifican antecedentes tales como inicio de actividades,
timbraje de documentos, etc. Al igual que en las batidas, se seleccionan zonas con fuerte
actividad comercial.
- Control vial: Se controla que el transporte de mercaderías se efectúe con la
documentación correspondiente (guías de despacho, etc.). Este control se lleva a cabo,
con la ayuda de la fuerza pública, en las principales avenidas de la ciudad y carreteras.
En el criterio N° 4 se describen como se planifican o programan estos procesos y que
en particular se pueden ver en el documento que se adjunta como Anexo 4 "Plan de
Lucha Contra la Evasión".
Servicios de Información y Comunicación con los contribuyentes y funcionarios
En el Subcriterio 2.2 se han expuesto en detalle los proyectos que conciernen la
reformulación del Boletín Oficial del SII; Subscripción de Circulares; Cartillas e
información de apoyo para la realización de trámites; SII en Internet; Buzones de
sugerencias y observaciones de los contribuyentes; situaciones de atención y seguimiento
de reclamos; Guías de aprendizaje para la educación General Básica.
Accesibilidad al servicio por parte de los contribuyentes
Con el objetivo de racionalizar y priorizar los lugares donde debieran abrirse nuevas
oficinas se implementó un modelo que permitía establecer la factibilidad y priorizar la
apertura de nuevas Unidades, en base a criterios de importancia económica de las
localidades, de cantidad de contribuyentes, distancias y tiempos de desplazamiento hasta
la unidad del Servicio que los atendía, etc.
Con los resultados obtenidos se seleccionó un conjunto de unidades que debían ser
abiertas, indicándose los requerimientos de funcionarios, espacios y equipos necesarios
para que atendieran en forma adecuada.
Así, en los últimos 7 años se han abierto 12 nuevas Oficinas destinadas a atender a
los contribuyentes de las comunas del país. Sólo dos de éstas Unidades se han
establecido en la Región Metropolitana (Ñuñoa y Maipú) y las 10 restantes lo fueron en
diferentes Regiones del país.
Estas iniciativas, aparte de dar una mejor atención a los contribuyentes de las
comunas ya señaladas y facilitar el cumplimiento voluntario de las obligaciones
tributarias, han servido también para desconcentrar territorialmente la gestión del
Servicio, ya que los jefes de esas Unidades han sido investidos de facultades
administrativas y operativas por vía de la delegación de facultades del Director
Regional del cual dependen.
Esto ha incrementado la cobertura geográfica del Servicio y a su vez ha desconcentrado
geográficamente las decisiones, lo que también ha sido muy beneficioso para los
contribuyentes, ya que, en la gran mayoría de los casos han recibido soluciones más
oportunas y no han requerido viajar a la capital de su región o del país para solucionar
sus problemas con la Administración Tributaria. Tampoco tienen que esperar días o meses
que llegue la ansiada autorización o informe correspondiente. Es el propio funcionario de
la oficina de su ciudad, por pequeña que ella sea, el encargado de resolverle en
forma inmediata sus problemas. |