5. GESTION DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS Y/O PRODUCTOS ENTREGADOS

5.5 Gestión de la calidad de los Proveedores.

Uno de los aspectos más importantes en la gestión de la calidad de proveedores y en donde el SII ha puesto especial énfasis es en el área de Informática. Las transacciones que se desarrollan con agentes externos incluyen la adquisición de computadores y equipos (PC, servidores, impresoras), softwares de aplicaciones y de bases de datos, software de seguridad, redes y sistemas de comunicación vía fibra óptica y satelital. A lo anterior, se agrega un conjunto de servicios y asesorías para el diseño e implementación de sistemas de apoyo a la gestión en diferentes áreas o departamentos.

Se ha desarrollado toda una metodología para garantizar niveles satisfactorios de calidad en la relación con estos proveedores, siendo uno de los mecanismos utilizados el de las licitaciones públicas, las que se realizan a partir de bases administrativas y técnicas elaboradas para cada propuesta en particular. Estas establecen claramente los términos que regulan los contratos.

En la materia referida a la adquisición de bienes y servicios necesarios para la gestión de este organismo, es conveniente comenzar por señalar que la institución cuenta con amplias facultades legales para "ejecutar actos y celebrar los contratos que estime necesarios para el cumplimiento de los fines del Servicio y, entre otros, comprar, construir, reparar, arrendar y dar en arrendamiento, y mantener toda clase de bienes muebles e inmuebles y vender servicios, con entera independencia de toda otra autoridad y sin sujeción a otro requisito que las disponibilidades presupuestarias." (Sic: Letra ñ del artículo 7º de su Ley Orgánica).

Sin embargo, en beneficio de la transparencia y del buen orden administrativo, el propio Servicio se ha autolimitado en el ejercicio de esta atribución, que no tiene otra limitación que la circunstancia de contar con recursos en el presupuesto para adquirir bienes y servicios, según el texto de la ley.

En efecto, la institución se rige en esta materia por la Resolución Nº 354, de 25 de julio de 1994, de la Dirección Nacional, que establece un procedimiento absolutamente reglado para el abastecimiento de todas las unidades, como una herramienta de buena administración.

Todos los actos de adquisición de bienes y servicios deben ser adjudicados por el Jefe del Departamento de Servicios, el Director Regional respectivo o por los Comités de Adjudicación que se establecen, según los montos involucrados.

Los actos cuyos montos no excedan de 300 UTM, son adjudicados en forma directa por el Jefe del Departamento de Servicios en la Dirección Nacional o por el Director Regional en su caso.

Los actos cuyos montos van desde 300 hasta 800 UTM, son adjudicados por Comités que funcionan tanto en la Dirección Nacional como en las Direcciones Regionales. En el primer caso, lo integran, con derecho a voto, el Jefe del Departamento de Servicios, que lo preside, el Jefe del Departamento de Finanzas y un representante de la Subdirección de Contraloría Interna. En la Dirección Regional lo integran, con derecho a voto, el Director Regional, el Jefe del Departamento Administrativo y el Secretario Regional.

Los actos cuyos montos van desde 800 a 1.500 UTM, son adjudicados por un Comité que integran, con derecho a voto, el Subdirector de Administración, el Subdirector del Area requirente, y el Jefe del Departamento de Fiscalía Administrativa.

Los actos cuyos montos son superiores a 1.500 UTM los adjudica un Comité que integra el Director del Servicio, el Subdirector de Contraloría Interna, el Subdirector de Administración y el Subdirector del Area requirente.

De los acuerdos de los Comités se levantan actas que se archivan ordenadamente con todos los antecedentes e informes técnicos que se han tenido a la vista para tomar la decisión, formando un expediente.

Para acordar cualquiera de los actos ya señalados, se debe contar a lo menos con tres cotizaciones o presupuestos requeridos a diferentes proveedores que deben tener antecedentes confiables y ofrecer servicios y productos de buena calidad. Las compras directas que se pueden efectuar hasta 300 UTM tanto por el Jefe del Departamento de Servicios de la Dirección Nacional como por los Directores Regionales en su jurisdicción, cuando tienen un monto de hasta 5 UTM, pueden realizarse teniendo a la vista una sola cotización.

Los actos cuyo monto anual son superiores a 1.500 UTM deben ser sometidos a Propuesta Pública o Privada, cuyo llamado se hace mediante Resolución del Director, en la cual, además, se aprueban las bases administrativas y técnicas del concurso.