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NORMAS COMUNES PARA LA CONFECCION DE LOS CERTIFICADOS | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7.1. Identificación de la empresa o institución obligada a emitir el Certificado
Los modelos de Certificados a emitir por las empresas y sus
respectivas instrucciones se detallan en el Anexo B de este Suplemento. A continuación se
presenta una serie de normas comunes para la confección de los Certificados: 7.1. Identificación de la empresa o institución obligada a emitir el Certificado Se debe identificar en forma completa la empresa o institución que
emite el Certificado, registrando su nombre o razón social, Nº de RUT, dirección
(calle, Nº, teléfono, comuna y ciudad), giro o actividad económica que desarrolla el
contribuyente, cuando corresponda, y en los casos que se requiera, indicar si la sociedad
anónima que emite el Certificado, es abierta o cerrada o si cotiza o no sus acciones en
alguna bolsa de valores del país. 7.2. Información mínima que deben contener los Certificados Los Certificados que se analizan deberán contener, como mínimo, la información que en dichos documentos se requiere, sin perjuicio de cualquier otra información adicional que las empresas o instituciones obligadas a su emisión puedan proporcionar a los beneficiarios de las rentas; todo ello tendiente a facilitar la declaración o contabilización, según corresponda, de las rentas o cantidades que se informan como, por ejemplo, indicarles las líneas y códigos del Formulario N°22 a las cuales deben trasladar la información del Certificado. Los citados documentos deben extenderse en cifras enteras (sin decimales). Respecto de los modelos de Certificados Nºs 3, 4 y 5 (ver Anexo B: "Modelos de Certificados"), se señala que si alguna de las columnas de los referidos documentos no son utilizadas por las empresas, por no existir información que proporcionar, éstas se podrán eliminar en los Certificados que se emitan. Igualmente, si existieran problemas de espacio, los referidos Certificados podrán emitirse en cualquier otro formato, respetando, eso si la información mínima a proporcionar. Se hace presente que aquellas empresas obligadas a emitir estos documentos que se encuentren acogidas a las normas del artículo 41 C de la Ley de la Renta, y deban certificar a los beneficiarios rentas percibidas de fuente extranjera el remanente de crédito disponible por impuestos externos imputable al impuesto Global Complementario o Adicional, deben incorporarlo a dichos certificados, agregándole a éstos una columna para tales efectos o entregar tal información en cualquier otra forma en los referidos documentos, con el fin de que los beneficiarios de éste crédito lo puedan rebajar de los impuestos personales antes señalados; todo ello conforme a lo establecido en las instrucciones de la Circular N° 5, de fecha 19 de enero de 1999, del SII. Si está certificando Rentas Accesorias o Complementarias a los sueldos
o remuneraciones habituales de los trabajadores dependientes, o está rectificando
información, deberá hacer un nuevo Certificado, que reemplazará al anterior, en el que
se debe incluir la renta certificada anteriormente. Por ejemplo, si Ud. había emitido un
certificado para el contribuyente RUT N° 10.632.183-5, informando una renta de $1.000.000
y después le otorga una gratificación de $20.000, deberá emitir un nuevo Certificado
por una renta de $1.020.000. Deberá procederse en los mismos términos cuando se trate de
la rectificación de cualquier información. Los Certificados asociados a Declaraciones Juradas presentadas en papel deberán ser numerados correlativamente, respecto de cada año que se está certificando y por cada tipo de Certificado, siendo éste el mismo Número de Certificado que deberá registrarse en la Declaración Jurada respectiva. Así por ejemplo, en los casos de empresas o instituciones que deben certificar sueldos y también honorarios, deberán comenzar a numerarse desde el Nº 1 tanto los Certificados de sueldos, como los correspondientes a honorarios. Aquellos contribuyentes que declaren a través de Internet y que sólo tienen que emitir los Certificados a solicitud, deberán tener presente que el Número de Certificado asignado en la respectiva Declaración Jurada es el mismo que debe ir en el Certificado que se solicita, sin que ello signifique haberlos emitido previamente. La información a registrar en la columna "Número de Certificado" es obligatoria en todas las Declaraciones Juradas presentadas por PAPEL, teniendo presente que el dato a anotar en dicha columna debe corresponder al Número del Certificado asignado al documento que se entrega al beneficiario de la renta, sin que ello signifique haberlos emitido previamente. La ausencia de esta información será motivo de rechazo de la Declaración por parte del Servicio de Impuestos Internos. Sin embargo, los contribuyentes que realicen sus declaraciones Juradas vía Internet, sólo deberán informar los números de certificados solicitados por sus informados. De no existir tal solicitud, la información en la columna "Número de Certificado" podrá quedar en blanco. Cada año la numeración comenzará nuevamente desde el Nº1. Los nuevos Certificados que se emitan en reemplazo de anteriores como,
por ejemplo, cuando se certifican rentas accesorias o complementarias a los sueldos
respecto de las gratificaciones legales o se desea rectificar algún certificado, deben
emitirse con el número correlativo siguiente al último de los Certificados emitidos por
la empresa, quedando nulo el número del certificado reemplazado. 7.4. Fecha de emisión Los plazos para la emisión de los Certificados correspondientes a
declaraciones juradas presentadas en papel tienen como fecha máxima de emisión las
detalladas en el siguiente cuadro: FECHA MÁXIMA EN QUE DEBERÁN EMITIRSE LOS CERTIFICADOS EN EL AÑO TRIBUTARIO 2003
Se deberá consignar la fecha de emisión del
Certificado en el cuerpo del documento.
7.5. Monto a partir del cual deben emitirse los Certificados Los citados documentos deben extenderse cualquiera que sea el monto de las rentas pagadas por los conceptos a que se refieren cada uno de ellos, excepto en el caso de los intereses u otras rentas por operaciones de captación de cualquier naturaleza. Con respecto a la excepción anterior, los Bancos, Instituciones
Financieras, Cooperativas de Ahorro y toda institución similar, sólo tienen tal
obligación de emitir el Certificado N°7 si el monto positivo actualizado de los
intereses u otras rentas excede del equivalente a 15 Unidades de Fomento, vigentes al 31
de diciembre de 2002. En todo caso se aclara, que lo anterior es sin perjuicio de emitir
tales documentos, aún cuando no superen el límite antes indicado o se trate de intereses
negativos, cuando sean expresamente solicitados por los inversionistas. 7.6. Número de ejemplares en que debe emitirse cada Certificado y su destino Los Certificados deberán emitirse, a lo menos, en dos ejemplares, con el siguiente destino: Original : Para el beneficiario de la renta. 7.7. Lugar donde deben remitirse los Certificados Recuerde que aquellos contribuyentes que hayan realizado sus Declaraciones Juradas vía Internet, sólo deberán emitir los Certificados correspondientes, a solicitud de sus informados, teniendo 5 días hábiles a partir del momento en que se realizó la solicitud. Por lo tanto, no será necesaria la emisión anticipada de los Certificados por parte de dichas empresas. Además, el certificado podrá ser enviado al correo electrónico del solicitante. Para quienes realizaron sus Declaraciones Juradas a través de
formularios en papel, los mencionados documentos deberán enviarse oportunamente al
domicilio que el beneficiario de la renta tenga registrado en la empresa e institución
emisora del Certificado. De no contar con este antecedente, los referidos Certificados
deberán estar disponibles para que sean retirados por los interesados. 7.8. Firma de los Certificados Los Certificados deberán ser firmados por el contribuyente o por su
respectivo representante legal, en los casos que correspondan, o por otras personas
expresamente autorizadas para ello, dejando constancia, en todos los casos anteriores, del
nombre y Nº de RUT de la persona que firma tales documentos. En el caso que la emisión
de tales documentos sea numerosa, podrán ser firmados mediante timbre facsímil o a
través de firma digital. 7.9. Constancia de la resolución del SII que obliga a emitir los Certificados En los casos que corresponda, en los citados documentos debe dejarse
constancia de la Resolución Ex. del SII u otras normas legales o instrucciones que
obligan a la emisión de los mencionados documentos y la fecha de su publicación en el
Diario Oficial, cuando corresponda. Los contribuyentes que realicen sus declaraciones a través de formularios en papel y que no emitan los Certificados antes mencionados o lo hagan fuera del plazo legal establecido para ello o certifiquen la información que deben contener en forma parcial o errónea, serán sancionados de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo N°109 del Código Tributario, por cada persona a quien debió emitírsele tal documento, esto es, con una multa no inferior a un 1%, ni superior a un 100% de una Unidad Tributaria Anual, o hasta el triple del impuesto eludido, si la contravención tiene como consecuencia la evasión del impuesto. Tratándose de las personas obligadas a emitir el modelo de Certificado
Nº6, sobre sueldos y pensiones, dicho incumplimiento en los mismos términos antes
indicados, será sancionado conforme a lo establecido en el Nº 6 del Artículo N° 97 del
Código Tributario, esto es, con una multa de una Unidad Tributaria Mensual a una Unidad
Tributaria Anual. 7.11. Sanciones por incumplimiento de estas certificaciones para declaraciones entregadas vía INTERNET Los contribuyentes que realicen sus Declaraciones Juradas a través de Internet, tendrán que emitir los Certificados correspondientes, sólo si son solicitados expresamente por los contribuyentes que los requieran. Las sanciones a aplicar a los contribuyentes que declaran vía Internet serán las mismas detalladas en el punto anterior. Sin embargo, si la solicitud del Certificado se realiza con posterioridad al plazo máximo de emisión, el SII condonará el 100% de las multas si el Certificado es emitido hasta 5 días después de realizada dicha solicitud. Además, si la solicitud es dentro del plazo legal y la emisión dentro de los 5 días hábiles siguientes es fuera del plazo legal, también serán condonadas en un 100% las multas correspondientes. |