Al presentarse problemas de discrepancias entre la información disponible en las Bases de Datos del SII, y los antecedentes aportados por el contribuyente en el timbraje, debe procederse en la forma que se describe a continuación:

1. La persona que efectúa el trámite es el propio contribuyente, el representante de una persona jurídica o mandatarios con capacidad para efectuar modificaciones a los datos del contribuyente.

En este caso, se le hace presente al contribuyente el problema de disconformidad de antecedentes, y se le ofrece la opción de actualizar o corregir de inmediato lo observado - en la Sección RUT e Inicio de Actividades, o continuar el trámite de la manera indicada en el punto 2 de este Anexo.

Si hace la corrección de inmediato, puede seguir normalmente el trámite de timbraje.

2. La persona que efectúa el trámite no es el propio contribuyente, o el representante de una persona jurídica y/o los mandatarios no cuentan con capacidad para efectuar modificaciones a los datos del contribuyente.

En este caso, se le hace presente a la persona que realiza el trámite el problema de disconformidad de antecedentes, solicitándole que aporte en el acto antecedentes adicionales, que evaluados por los funcionarios de la manera indicada en los párrafos que siguen, permitan efectuar un timbraje restringido (para un mes) de documentos.

En la descripción que sigue, se especifican las acciones a realizar en las instancias administrativas y de fiscalización para cada tipo de información errónea o faltante.

Instancia administrativa:

i) Contribuyente no existe en el Sistema: Se hace pasar al contribuyente ante un fiscalizador.

ii) No está el nombre del contribuyente en el Sistema: Si el contribuyente demuestra su identidad con los antecedentes presentados, se le autoriza un timbraje restringido y se le notifica (Anexo No. 5) que para seguir timbrando deberá actualizar su información en el área RUT e Inicio de Actividades. Se deja constancia en el Form. 3.230 que en el próximo timbraje la información debe estar actualizada.

Una vez que tenga su información correcta, se le timbrará normalmente.

iii) Domicilio no corresponde a lo indicado por el Sistema: Al contribuyente de 1ª Categoría de la Ley de la Renta, debe pedírsele que acredite haber dado aviso al SII del cambio de domicilio. Si dio aviso y el domicilio es erróneo debido a problemas en la base de datos del SII, se le autoriza un timbraje restringido para una semana y se le notifica (Anexo No. 5) que para seguir timbrando deberá actualizar su información en el área RUT e Inicio de Actividades. Se deja constancia en el Form. 3.230 que en el próximo timbraje la información debe estar actualizada.

Una vez que tenga la información correcta de los contribuyentes indicados anteriormente, se le timbra en forma normal según lo indicado por el sistema.

A los contribuyentes Personas Jurídicas y Naturales de 2ª Categoría de la Ley de la Renta, Organismos y Empresas Estatales, y personas que realicen actividades de Transporte de Pasajeros, que concurren a efectuar un timbraje y en sus documentos indican un domicilio diferente al de la Base de Datos, el funcionario encargado de la atención de público le entrega un Form. 3.239, para que sea llenado dando el aviso de cambio de domicilio y presentado en la Sección RIAC, indicándole al contribuyente que debe pasar a fiscalización de la Sección Timbraje, quien autorizará el timbraje en forma normal, sin que se le pida que acredite haber dado con anterioridad aviso al SII del cambio de domicilio, efectuando el cambio de Unidad de Timbraje, si corresponde, a un contribuyente de otra jurisdicción, e informa al contribuyente que en el momento de retirar los documentos timbrados debe presentar el formulario 3.239, recepcionado por el Servicio, en que informó el Cambio de Domicilio; en caso contrario no le serán entregados los documentos. El fiscalizador anota en "Observaciones" del Formulario 3.230 lo siguiente: "Debe presentar Form. 3.239 -Aviso Cambio Domicilio- recepcionado por el Servicio".

iv) Sistema no indica domicilio: En base a antecedentes entregados, determinar
si el domicilio declarado por el contribuyente es coherente con sus documentos. Si todo es correcto, al contribuyente de 1ª Categoría de la Ley de la Renta y a la Persona Jurídica de 2a Categoría de dicha Ley se le autoriza un timbraje restringido y se le notifica (Anexo No. 5) que para seguir timbrando deberá actualizar su información en el área RUT e Inicio de Actividades. Se deja constancia en el Form. 3.230 que en el próximo timbraje la información debe estar actualizada. Al contribuyente Persona Natural de 2ª Categoría de la Ley de la Renta, se le autoriza el timbraje en forma normal.

Una vez que tenga la información correcta de los contribuyentes indicados en primer lugar, se le timbra en forma normal según lo indicado por el sistema.

v) Actividad(es) indicadas por el sistema no corresponden: Se le autoriza un timbraje restringido y se le notifica (Anexo No. 5) que para seguir timbrando deberá actualizar su información en el área RUT e Inicio de Actividades. Se deja constancia en el Form. 3.230 que en el próximo timbraje la información debe estar actualizada.
Una vez que tenga su información correcta, se le timbra en forma normal según lo indicado por el sistema.

vi) Categoría de la Actividad no corresponde: En base a los antecedentes presentados por el contribuyente, determinar en que categoría debe tributar y los documentos relacionados con dicha categoría. Hacer el cambio, si corresponde. En caso de dudas, se debe consultar a un fiscalizador.

vii) Representante no coincide con el que indica el sistema o sistema no indica representante: En base a antecedentes presentados, determinar el representante. Si coincide con el declarado, se le autoriza un timbraje restringido y se le notifica (Anexo No. 5) que para seguir timbrando deberá actualizar su información en el área RUT e Inicio de Actividades. Se deja constancia en el Form. 3.230 que en el próximo timbraje la información debe estar actualizada.

Una vez que tenga su información correcta, se le timbra en forma normal según lo indicado por el sistema.

viii) Unidad de timbraje no corresponde o no está en el sistema: Se hace pasar al contribuyente ante un fiscalizador.

ix) Documentos timbrados no aparecen en el sistema: Pasar el caso a un fiscalizador

x) Correlatividad de numeración en sistema no corresponde a la indicada por el contribuyente: Pasar el caso a un fiscalizador.

xi) Sistema prohíbe el timbraje de todo tipo de documentos: Esto se debe a que el contribuyente está bloqueado ("Contribuyente con problemas"), por lo que se debe pasar el caso a un fiscalizador.

xii) Sistema prohíbe el timbraje de algunos documentos: Esto puede deberse a dos motivos:

En primer lugar, la categoría de la actividad económica no corresponde al tipo de documento que se quiere timbrar (ver Anexo No. 2). Se trata igual que el punto anterior.

En segundo lugar, la Verificación de Actividad antes del primer timbraje de facturas no ha sido realizada satisfactoriamente (ver en Anexo No. 2 qué documentos requieren una Verificación de Actividad previa).

Si es la primera vez que el contribuyente timbra doctos. que respaldan operaciones afectas a IVA y que dan derecho a crédito fiscal por dicho IVA, se deben enviar sus antecedentes a los fiscalizadores para que analicen si requiere una Verificación de Actividad.

Si ya ha timbrado anteriormente facturas o ya solicitó una Verificación de Actividad y ésta no fue hecha o fue negativa, se debe pasar a fiscalización.

También el problema puede deberse a que los documentos que se pretenden timbrar no corresponden a la categoría del contribuyente (ver Anexo No. 2). En base a los antecedentes presentados, analizar si los documentos que se quieren timbrar corresponden al giro del contribuyente. Si es así, proceder con el procedimiento de cambio de categoría -ver Pto. a) anterior-, si corresponde.

Instancia fiscalizadora

i) Contribuyente no existe: Si el contribuyente demuestra el haber declarado su Inicio de Actividades mediante dicho formulario o declaraciones anteriores de timbraje, el coordinador podrá autorizar un timbraje extraordinario de una pequeña cantidad de documentos, sin ingresar estos datos al sistema. Se le debe notificar al contribuyente, en formulario adjunto al Anexo No. 5, que para que se pueda autorizar un timbraje normal, deberá actualizar sus datos en la Sección RUT e Inicio de Actividades. Se deja constancia en el Form. 3.230 que en el próximo timbraje la información debe estar actualizada.

Una vez que sea ingresado al sistema RIAC, el coordinador de timbraje deberá digitar lo autorizado en forma extraordinaria.

ii) No está el nombre del contribuyente: Si el contribuyente demuestra su identidad con los antecedentes presentados, se le autoriza un timbraje restringido y se le notifica (Anexo No. 5) que para seguir timbrando deberá actualizar su información en la sección RUT Inicio de Actividades. Se deja constancia en el Form. 3.230 que en el próximo timbraje la información debe estar actualizada.

Una vez que tenga su información correcta, se le timbra en forma normal según lo indicado por el sistema.

iii) Domicilio no corresponde a lo indicado en el Sistema: Actuar igual que en caso a.iii).

iv) Domicilio no está en el Sistema: Actuar igual que en caso a.iv).

v) Actividad(es) no corresponde(n): Actuar igual al punto a.v)

vi) Categoría no corresponde: Actuar igual al punto a.vi).

vii) Representante no coincide con el que indica el Sistema o Sistema no indica representante: Actuar igual que en caso a.vii).

viii) Unidad de timbraje no corresponde o no está en el Sistema: Revisar en base a domicilio y/o timbrajes anteriores si realmente el contribuyente debe timbrar en la Unidad en la que se presentó.

Si es así, se debe cambiar el lugar de timbraje (ver en Anexo No. 4, cómo hacer esto). Si no, debe prohibirse el timbraje.

ix) Documentos timbrados no aparecen en el Sistema: En base a los Form. 3.230 anteriores, determinar si realmente ha timbrado los documentos que pretende seguir timbrando y hasta qué número ha timbrado. Si esos documentos se timbraron realmente, se debe efectuar el nuevo timbraje en base a numeración real timbrada anteriormente.

Si el contribuyente no trae antecedentes que demuestren un timbraje anterior, no se timbra.

x) Correlatividad de numeración en Sistema no corresponde a la indicada por el contribuyente: En base a los Form.3.230 anteriores no invalidados y la cartola histórica del sistema, determinar hasta qué numeración realmente se timbró y efectuar el nuevo timbraje en base a dicha numeración. En caso que no aparezca coherencia, deberá traer los últimos talonarios timbrados.

xi) Sistema prohíbe el timbraje de todo tipo de documentos: esto puede deberse a dos causas:

Si el contribuyente está bloqueado, debe procederse según los Anexos No. 6 y 7 (ver el ARCO). Sin embargo, si el contribuyente ha resuelto la situación motivo del bloqueo, el fiscalizador podrá autorizar el timbraje de documentos solicitados.

Si el problema se debe a que la categoría del contribuyente no corresponde al tipo de documento que se pretende timbrar, y de acuerdo a los antecedentes de los timbrajes anteriores, se debe decidir (en base a la actividad que realiza) si la categoría está mal colocada en el sistema o si es un error del contribuyente. Si es error del sistema, hacer el cambio de categoría.

xii) Sistema prohíbe el timbraje de algunos documentos: Si el problema se debe a la falta de la verificación de Actividad, se deberá revisar el informe del Verificador de Actividad.

Si este no existe porque no corresponde hacerlo (el contribuyente está timbrando facturas hace años, por ejemplo), deberá levantar la observación que prohíbe el timbraje.

Si la Verificación de Actividad fue hecha pero resultó negativa, se debe prohibir el timbraje de doctos. que respaldan operaciones afectas a IVA y que dan derecho a crédito fiscal por dicho IVA.

Si la Verificación de Actividad no ha sido efectuada, porque el contribuyente no la ha solicitado, se le debe indica que debe hacerlo en el RUT e Inicio de Actividades, pudiendo autorizar el timbraje de documentos que respaldan operaciones afectas a IVA y que no dan derecho a crédito fiscal por dicho IVA.

Si la Verif. de Actividad se hizo, pero no fue informada al sistema, el fiscalizador podrá dar por aprobada la Verificación de Actividad en base al informe del verificador de actividad y autorizar el timbraje.

Si el problema se debe a un tipo de bloqueo que impide el timbraje de documentos que respaldan operaciones afectas a IVA y que dan derecho a crédito fiscal por dicho IVA, se deberá proceder igual que en el punto v) anterior.

Si el problema se debe a la categoría del contribuyente mal colocada en el sistema, ver Anexo No. 4.