Home > Circulares 1997

CIRCULAR N° 59, DEL 09 DE OCTUBRE DE1997

MATERIA :TRATAMIENTO TRIBUTARIO DE LOS GASTOS DE VEHICULOS DE PROPIEDAD DE LOS TRABAJADORES.

1.- En el último tiempo algunas empresas han solicitado que se acepten como gastos los desembolsos en que incurren sus empleados en sus actividades de ventas por el uso de sus propios automóviles
y que éstos deben utilizar por razones exclusivas de sus funciones laborales.

2.- Al respecto, en el Artículo 17, número 15 de la Ley de la Renta, se establece que no constituyen renta las asignaciones de traslación y viáticos, a juicio del Director Regional.

Ahora bien, las instrucciones vigentes sobre la materia exigen el cumplimiento de los requisitos que se indican a continuación para definir si las asignaciones de traslación, que es el caso que interesa, corresponden al reembolso de los gastos en que ha incurrido el trabajador, o bien, si tales sumas
corresponden a una mayor remuneración pagada a este mismo trabajador.

(a) Que, se compruebe que efectivamente el trabajador se ausentó del lugar de su residencia, y que su ausencia fue para cumplir con las funciones que le encomendó su empleador en otra ciudad;

(b) Que, la cantidad pagada guarde relación con el rango del trabajador;

(c) Que, el pago de estas asignaciones guarde relación con el lugar donde viajó el trabajador; y

(d) Que, no se traten de asignaciones por un tiempo indeterminado, con el solo propósito de pagar una mayor renta al trabajador.

3.- Ahora bien, debido al aumento poblacional y consecuencialmente del radio urbano de las ciudades, se ha hecho común que el trabajador deba trasladarse también dentro de ellas en interés de la empresa y como una solución indispensable para que ésta pueda cumplir con sus objetivos comerciales. Tal es el caso de las personas que por razones exclusivas de sus funciones laborales contractuales, deben cumplir habitualmente sus obligaciones fuera de la empresa y en lugares que, para llegar a ellos, es necesario
incurrir en gastos de traslado con recursos y medios propios.

Por consiguiente, es necesario considerar dentro de las situaciones amparadas por el referido número 15 del Artículo 17 de la Ley de la Renta, también a aquellos reembolsos de este tipo de gasto que hacen las empresas a sus trabajadores para que éstos puedan cumplir con sus funciones contractuales.

4.- Para los efectos señalados, esta Dirección Nacional considera que los citados reembolsos que cumplan con los requisitos que se indican más adelante, deberán ser considerados como asignación de
traslación para efectos tributarios, siempre que se trate de reembolsos efectivamente pagados, se ajusten a límites razonables en función del tiempo que pueda destinarse el vehículo al servicio de la empresa y que correspondan a un vehículo que no supere su valor a 500 UF a la fecha del ingreso a este régimen, ya sea el valor de adquisición más IVA, si es nuevo, o el valor de tasación del Servicio para efectos del D.L. No. 825, de 1974, si es usado.
Al respecto, estos límites se determinarán calculando una suma equivalente al 50% de la depreciación del vehículo determinada sobre su valor de tasación vigente al 01 de enero de cada año, o  del valor total de adquisición del vehículo más IVA, si éste ha sido comprado en el mismo Ejercicio, considerando para tales fines una vida útil promedio de 5 años, a contar del año del modelo del
vehículo y un valor residual de 60 UF también al 1 de enero de cada año; 50% del valor del seguro, contra todo riesgo o no, y de la patente, que pague el trabajador; 50% por concepto de gastos de
reparación del vehículo y compra de neumáticos; total de gastos por concepto de aceite, filtro y bencina en que incurra el trabajador. En ningún caso las sumas anteriores podrán exceder del monto de 0,00222 UTM por cada kilómetro recorrido, más 10 litros de bencina de 93 octanos, sin plomo, por cada 100 Kms. diarios recorridos, con un tope mensual de 2.200 Kms. Todos estos gastos deberán acreditarse con los documentos legales correspondientes, que permitan claramente identificar la naturaleza, monto y fecha del desembolso incurrido, y sólo se considerarán aquellos gastos en que se incurran a contar desde la fecha en que la empresa se encuentre acogida a las normas de esta Circular y cumpla
totalmente con sus requisitos.

1) Para el trabajador que los percibe no constituirán renta cuando se cumplan los siguientes requisitos:

a) Que, se compruebe efectivamente que el trabajador necesita trasladarse a diferentes lugares dentro de su jornada de trabajo para poder cumplir con las funciones encomendadas por la empresa. Por consiguiente, será requisito indispensable que los trabajadores desarrollen actividades de vendedores, promotores de ventas, supervisores de venta o cobradores, lo cual deberá estar debidamente estipulado en los respectivos contratos de trabajo. Se calificará de asignación de traslación a los reembolsos de gastos de esta naturaleza realizados en vehículos de propiedad del trabajador de la empresa
siempre que también en el contrato de trabajo se estipule que para el desempeño de sus funciones
mayoritariamente requerirá de reiterados desplazamientos en los vehículos de su propiedad;

En este aspecto el Servicio verificará el cumplimiento de estas funciones y, además, apreciará
tomando como base la actividad que desarrolla la empresa, la real necesidad de los desplazamientos que deba efectuar el trabajador fuera de ella;

b) Que, las sumas pagadas se otorguen a base de las distancias efectivas que el trabajador debe recorrer para visitar los diferentes lugares necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Por lo tanto, debe idearse un sistema de control que garantice tal situación, como el que se establece más adelante. En todo caso, se reitera que a cada trabajador se le aceptará para efectos tributarios un reembolso máximo equivalente a 0,00222 UTM. por cada kilómetro recorrido, más el equivalente a 10 litros de bencina de 93 octanos, sin plomo, por cada 100 Kms. diarios recorridos con un tope mensual de 2.200 Kms (vale decir, con un máximo de 220 litros de bencina por mes); todo ello de acuerdo a lo establecido en la letra c) del No. 2 siguiente. La parte que se reembolse al trabajador por sobre el límite
máximo antes indicado, constituirá una mayor remuneración para éste, que se adicionará a la
remuneración normal del trabajador del mes respectivo, para el cálculo del impuesto único de Segunda Categoría que le afecta; y

c) Que, tales cantidades no se paguen por un tiempo indeterminado con el solo objeto de pagar una mayor remuneración al trabajador.

2) Para la empresa que las paga constituirán un "gasto reembolsable" que podrá rebajarse como necesario para producir la renta en la medida que se cumplan los siguientes requisitos:

a) Que, se acredite la obligación de pago de tales asignaciones. Por lo tanto, éstas deben estar
estipuladas en los contratos y convenios colectivos celebrados con los trabajadores;

b) Que, se acredite que son de propiedad de los trabajadores los vehículos -cualquiera que sea su tipo-,
que éstos utilizan en el cumplimiento de sus funciones y que van en directo beneficio de la empresa. Se
considerará como justificación suficiente las estipulaciones respectivas en el contrato de trabajo, el
libro de registro de ruta que se exige en la letra c) siguiente, y el certificado de inscripción del vehículo
a nombre del trabajador en el registro de vehículos motorizados;

c) Que, las sumas a reembolsar se determinen mediante algún procedimiento objetivo que permita medir el monto efectivamente incurrido por el trabajador por la utilización de su vehículo.

En este aspecto, la empresa llevará un Libro de Registro de Ruta en el cual, diariamente o semanalmente
y por cada trabajador, determinará las rutas diarias o semanales y los respectivos kilómetros involucrados para las visitas de sus clientes por el personal en sus vehículos, los cuales también deberán estar identificados, indicando marca, año, modelo y número de patente.

Además, cada trabajador tendrá una bitácora en la que registrará los kilómetros reales recorridos en los
períodos antes indicados, la que deberá ser revisada y firmada con visto bueno por el jefe directo. Este
recorrido efectivo también deberá anotarse en el Libro Registro de Ruta en la oportunidad que corresponda.

Este libro deberá encontrarse a disposición del Servicio cuando éste lo requiera.

La empresa confeccionará un detalle mensual de los gastos efectivos reembolsados, de acuerdo al Modelo de Planilla como Anexo No. 1 que se adjunta como parte integrante de esta Circular, pero en todo caso, la suma máxima a considerar como asignación de traslación no podrá ser superior al 0,00222 UTM por cada kilómetro recorrido, más el equivalente a 10 litros de bencina de 93 octanos, sin plomo, por cada 100 kms. diarios recorridos, con un tope mensual de 2.200 kms., vale decir, con un máximo de 220 litros de bencina por mes.

La cantidad que se reembolse por sobre el límite antes indicado, no se aceptará como gasto, adoptando el exceso la calidad de un gasto rechazado de aquellos a que se refiere el Artículo 21 de la Ley de la Renta, afectos a la tributación que establece dicha disposición legal, según sea la naturaleza jurídica de la empresa pagadora de tales sumas;

d) Que, no se trate de cantidades fijas, estimadas o globales que no estén fundamentadas en el uso efectivo del vehículo, sino que correspondan a gastos efectivamente incurridos debidamente acreditados con la documentación correspondiente;

e) Que, no se pretenda con el otorgamiento de tales asignaciones, financiar el traslado del trabajador de su casa-habitación a las oficinas de la empresa, ya que en dicho caso se trataría de una "asignación de
movilización" que se regula por la aplicación del No. 14 del Artículo 17 de la Ley de la Renta, y cuyas
instrucciones se contienen en la Circular No. 36, de 1988; y

f) Que, no se otorguen tales asignaciones en forma generalizada a todos los trabajadores de la empresa por el solo hecho de poseer un vehículo, sino que a los que realmente utilizan tales bienes en el desempeño de sus funciones y que originan un beneficio para la empresa.

En este aspecto, debe definirse claramente el tipo de trabajador que se encuentra en tal situación, además de estar establecido en el contrato de trabajo.

5.- Finalmente, se reitera que los reembolsos de gastos que cumplan con los requisitos establecidos en los números anteriores, se considerarán asignaciones de traslación razonables para los fines impositivos afectas al tratamiento tributario que se contempla en la presente Circular. En todo caso, los contribuyentes deberán informar previamente, a la Dirección Regional que corresponda a la jurisdicción de su domicilio, que se acogerán al procedimiento establecido en esta Circular, indicando la fecha en que se incorporarán a él y declarando conocerlo cabalmente y que se sujetarán a todas sus normas. Lo anterior, es sin perjuicio de las facultades fiscalizadoras de que están investidas dichas Unidades para
la verificación del cumplimiento de los requisitos antes señalados y de la efectividad y procedencia de los gastos o desembolsos incurridos.

JAVIER ETCHEBERRY CELHAY
DIRECTOR

INSTRUCCIONES

A.- IDENTIFICACION DEL TRABAJADOR.
Anote en forma completa los datos relativos al trabajador, registrando su nombre completo, No. de RUT y cargo que desempeña en la empresa.

B.- IDENTIFICACION DEL VEHICULO.
Anote los datos relativos a la identificación del vehículo, registrando el tipo de vehículo (automóvil, furgón, jeep, camioneta, etc.); su marca, modelo, año de fabricación, No. de patente de Inscripción en el Registro de Vehículos Motorizados; valor de tasación del vehículo, según valores fijados por el SII
al 01 de enero de cada año, cuando se trate de vehículos comprados en años anteriores al cual se empiezan a utilizar en la empresa, o el valor de adquisición, cuando se trate de vehículos nuevos,
comprados en el mismo año en que se utilizan en la empresa.

LOS VEHICULOS QUE TENGAN UN VALOR SUPERIOR A 500 UF SEGUN
PRECIO DE ADQUISICION, MAS IVA, SI ES NUEVO O DE TASACION, SI ES
USADO, A LA FECHA DE INGRESO AL SISTEMA, NO TIENEN DERECHO A
ACOGERSE A ESTE TRATAMIENTO TRIBUTARIO.

C.- DETALLE MENSUAL DE REEMBOLSO DE GASTOS
a) Gastos Fijos:

a.1) Gastos reembolsados por la empresa por concepto de depreciación. Se podrá reembolsar hasta el 50% de la depreciación determinada sobre el valor de tasación del vehículo fijado por el SII al 1 de enero de cada año, cuando se trate de vehículos usados, o del valor total pagado según factura, incluyendo el IVA, cuando se trate de vehículos nuevos, rebajando cada año un valor residual de 60 UF, determinado también al 1 de enero de cada Ejercicio. Esta cantidad máxima por depreciación
mensual se determinará dividiendo el valor de tasación del SII de cada año o el valor total de adquisición, menos el valor residual fijado para cada período, por el número de meses de vida útil que le resten al vehículo, que se fija en 60 meses como máximo -5 años- a contar del año del modelo. Por consiguiente, el vehículo que tenga más de cinco años de uso desde la fecha del modelo, no tendrá derecho a una rebaja tributaria por concepto de reembolso por depreciación.

En todo caso, tratándose del año en el que se adquirió el vehículo nuevo, la suma por depreciación
máxima se calculará, sólo en ese ejercicio comercial, por el valor de la factura más IVA y los años siguientes se aplicará sobre el valor de tasación. Por consiguiente, el número y fecha de esta factura sólo se anotará en ese año.

En cada mes se anotará el número total de meses que le corresponda como vida útil al vehículo (60) y el
saldo de meses que resulte rebajados los meses de vida útil ya cumplidos (incluso los cumplidos antes de ingresar al régimen que fija esta Circular), el cual corresponderá al número de meses que se utilizará para calcular la depreciación de cada mes.

a.2)50% del valor del seguro contra todo riesgo o no, y de la patente del vehículo reembolsado por la empresa, el cual se prorrateará en el número de meses que comprenda el Ejercicio comercial respectivo, a partir de la fecha de su pago. La parte no amortizada en el mes se reajustará por la VIPC, con el desfase de un mes que contempla la Ley, para su imputación a los meses siguientes.

b) Los gastos variables por concepto de reparaciones y neumáticos también se reembolsarán hasta un 50% de su valor efectivamente pagado. Ambos valores se prorratearán en doce meses, a contar de la fecha de su pago. La parte no amortizada en el mes se reajustará por la VIPC, con el desfase de un mes que contempla la Ley, para su imputación a los meses siguientes.

c) Los gastos variables correspondientes a bencina se aceptarán por su valor total efectivamente incurrido en el mes respectivo, según sea el precio de estos valores en el lugar de que se trate.

d) Los gastos variables por concepto de aceite y filtro se aceptarán por su valor total efectivamente pagado en el mes respectivo, según sea el precio de estos valores en el lugar de que se trate.

D.- MONTO MAXIMO A REEMBOLSAR.
El monto máximo a reembolsar a cada trabajador equivale a 0,00222 UTM del mes respectivo por kilómetro recorrido, considerando que en el mes el trabajador recorre 2.200 kms. como máximo, más el equivalente a 10 litros de bencina de 93 octanos, sin plomo, por cada 100 kms. diarios recorridos, con un tope mensual de 2.200 kms., vale decir, como máximo 220 litros de bencina por mes.