CIRCULAR Nº 11, DEL 29 DE ENERO DE 1998

MATERIA: IMPARTE INSTRUCCIONES ACERCA DEL OTORGAMIENTO DE DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LOS FORMULARIO 29 DE DECLARACION Y PAGO SIMULTANEO "MENSUAL" Y 22 DE IMPUESTOS ANUALES A LA RENTA.

I.- ANTECEDENTES

En atención a lo dispuesto en la Resolución No. Ex. 3330, del 7 de julio de 1997, a contar del día 1 de septiembre de 1997, el Servicio de Impuestos Internos procesa los Formularios 29 presentados por los contribuyentes, lo cual involucra que el Servicio deberá emitir y entregar, a petición de los interesados, los documentos pertinentes relacionados con el referido Formulario 29 de Declaración y Pago Simultáneo "Mensual".

Por otro lado, el Servicio también está en condiciones de entregar los documentos relacionados con el Formulario 22 de Impuestos Anuales a la Renta, presentados por el contribuyente.

Para los señalados efectos, el Servicio ha dictado las correspondientes Resoluciones, a objeto de otorgar facultades a los funcionarios pertinentes, para que proporcionen los señalados documentos.

Por lo anterior, mediante la presente Circular, se imparten las instrucciones relacionadas con la materia.

2.- DOCUMENTOS QUE EXPEDIRA EL SERVICIO Y QUIENES PUEDEN SOLICITARLOS

2.1 Otorgará "Copias Computacionales de Declaración" - que es un documento equivalente al Formulario 29 o al Formulario 22, presentado por el contribuyente - a petición de los Tribunales de Justicia, del Servicio de Tesorerías, de los funcionarios del Servicio que se individualizan en el punto 4.1 y, finalmente, de los contribuyentes o sus mandatarios.

2.2 En forma excepcional y sólo cuando así se requiera, expresa y justificadamente, entregará fotocopias autentificadas del Formulario 29 y del Formulario 22 a petición de los Tribunales de Justicia, del Servicio de Tesorerías, del Departamento de Investigación de Delitos Tributarios y de los contribuyentes o sus mandatarios.

En este último caso, sólo cuando se cumplan las condiciones que se explicitan en el punto 4.2. de esta Circular.

2.3 El Servicio entregará el original del Formulario 29 y del Formulario 22, cuando sea requerido por los Tribunales de Justicia, sólo en los casos que se establece en el punto 4.3.

3.- UNIDADES QUE EMITIRAN Y ENTREGARAN ESTOS DOCUMENTOS

3.1 Copia Computacional de Declaración de los Formularios 29 y 22.

Este documento se otorgará en todas las Direcciones Regionales a través del Departamento Regional de Resoluciones y en Unidades del Servicio a través del área de rectificatorias del Formulario 29, cuando la solicitud provenga de los Tribunales de Justicia, de la Tesorería o de los contribuyentes en general. También lo otorgará la Unidad de Control Documentario en la Dirección Nacional, cuando corresponda.

En las Direcciones Regionales también lo otorgará el Jefe del Departamento Regional de Fiscalización, pero exclusivamente cuando existan peticiones de los funcionarios, relacionadas con casos cuya fiscalización se ha iniciado en el Servicio.

3.2 Original y fotocopia autentificada de los Formularios 29 y 22.

Los originales y las fotocopias autentificadas de los Formularios 29 y 22, los entregará la Unidad de Control Documentario dependiente del Departamento Informática Fiscalización.

4.- CONDICIONES QUE SE DEBEN CUMPLIR PARA LA ENTREGA DE ESTOS DOCUMENTOS

4.1 La Copia Computacional de Declaración de los Formularios 29 y 22, se entregará:

a) A los Tribunales de Justicia, sólo cuando se cumplan las condiciones establecidas en el Artículo 35, inciso 3 del Código Tributario, el cual previene que los Jueces pueden examinar las declaraciones o datos contenidos en ellas, cuando ello sea necesario para la prosecución de los juicios sobre impuesto, sobre alimentos y en los procesos por delitos comunes. En consecuencia, es necesario que cada vez que los Tribunales soliciten el envío de Formularios 29 ó 22, indiquen la materia de la causa para la cual lo solicitan. De no cumplirse lo anterior, deberá requerírsele este antecedente. Si, cumplido lo anterior, se establece que se trata de un caso de aquéllos a que se refiere el mencionado Artículo 35 del Código Tributario, la Dirección Regional o Unidad le entregará la copia computacional del Formulario que solicita.

b) Al Servicio de Tesorerías, cuando exista causa justificada expresada por escrito;

c) A los Jefes de Departamento de la Dirección Nacional del Servicio y a los Directores Regionales, cuando lo precisen en el marco de sus funciones.

d) A funcionarios del Servicio, sólo a través del Jefe del Departamento Regional de Fiscalización en las Direcciones Regionales y de los Jefes de Unidades del Servicio en los demás casos, podrán emitirlos a petición de los funcionarios de su dependencia, cuando su emisión sea necesaria para la prosecución de una acción fiscalizadora generada por el Servicio.

e) A los contribuyentes o sus mandatarios en cualquier caso.

4.2 Las fotocopias autentificadas del Formulario 29 y del Formulario 22 se entregarán:

a) A petición de los Tribunales de Justicia, cuando remitida la copia computacional de Declaración, el Tribunal reitere por escrito la solicitud en atención a que, por la naturaleza del proceso, requiere examinar la fotocopia autentificada de la declaración correspondiente.

b) A petición del Jefe del Departamento de Investigación de Delitos Tributarios del Servicio, cuando dicho documento sea necesario para las labores de investigación que efectúa el Departamento a su cargo.

c) Al Servicio de Tesorerías, cuando exista un motivo justificado, como, por ejemplo, existencia de cheques del contribuyente que han sido protestados, etc., causa que deberá ser expresada por escrito por dicho organismo, identificando al o los contribuyentes de que se trata por su número de RUT e indicando el folio de la declaración cuya fotocopia se solicita y el período tributario al cual corresponde.

d) A los contribuyentes o sus mandatarios, solamente cuando haya ocurrido pérdida del documento original, atribuida a causa fortuita, hecho que deberá ser debidamente acreditado por el peticionario ante el Servicio.

4.3 El original de los Formularios 29 y 22 se entregará a los Tribunales de Justicia:

Sólo si después de haberse remitido la Copia Computacional de Declaración del respectivo Formulario, el Tribunal reitera por escrito su solicitud en atención a que, por la naturaleza del proceso, requiere examinar el original de la declaración correspondiente.

5.- PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

5.1 Copia Computacional de Declaración de Formularios 29 de Declaración y Pago Simultáneo Mensual y 22 de Impuestos Anuales a la Renta.

5.1.1 Generalidades.

Este documento debe ser siempre solicitado por escrito, ya sea que la solicitud provenga de los Tribunales de Justicia, del Servicio de Tesorerías o del propio Servicio. Salvo en el caso de los contribuyentes o sus mandatarios quienes podrán hacerla directamente en el Departamento Regional de Resoluciones de la Dirección Regional o en la Unidad correspondiente al domicilio del peticionario, para lo cual deberán llenar el Formulario de Solicitud de Copia Computacional de Declaración, diseñado para este efecto.

5.1.2 Solicitudes Internas.

- Las peticiones de los Jefes de Departamento de la Dirección Nacional y de los Directores Regionales, se harán por escrito, en solicitud que consigne el RUT y firma del interesado.

- Las peticiones provenientes de los funcionarios - sólo cuando este documento sea necesario para la fiscalización de casos cuya revisión haya iniciado el Servicio y no cuenten con las declaraciones porque el contribuyente no las ha aportado -, deberán dirigirse al Jefe del Departamento Regional de Fiscalización, en las Direcciones Regionales, quien se encuentra autorizado para emitir estos documentos sólo respecto de estas peticiones internas, y al Jefe de Unidad en su caso, mediante un documento, que deberá contener el nombre, RUT y firma del funcionario que requiere el documento y el nombre, RUT del contribuyente que está siendo fiscalizado y período a que corresponde la declaración materia de la solicitud.

Tanto el Jefe del Departamento Regional de Fiscalización como el de Unidad, encargarán a un funcionario facultado para emitir estos documentos, la administración de estas solicitudes internas. Este funcionario recibirá e ingresará estas solicitudes, dándole a cada una de ellas numeración correlativa interna, a partir del número 1 en adelante. Emitirá y firmará la copia computacional y la entregará directamente al funcionario que la solicitó.

5.1.3 Solicitudes Externas.

a) De los Tribunales de Justicia o del Servicio de Tesorerías.

Deben ser formuladas por escrito, identificando en ella al contribuyente, el período tributario al cual corresponde la declaración y el motivo por el cual se solicita. Si es procedente otorgarlo, el documento deberá ser enviado directamente a dichos organismos.

b) De los contribuyentes o sus mandatarios.

Junto con llenar el Formulario de solicitud de Copia Computacional de Declaración, especialmente diseñado para este efecto, el contribuyente deberá acreditar su identidad mediante la presentación de su Cédula de Identidad, en el caso de las personas naturales. Si es un mandatario, deberá presentar los siguientes documentos:

- Poder simple extendido por el contribuyente declarante o por el representante legal, según se trate de persona natural o jurídica, conforme a lo previsto en el Artículo 9 del Código Tributario, autorizando al mandatario para efectuar dicho trámite, documento que deberá ser autorizado por el funcionario del Servicio, Ministro de Fe, que recibe la solicitud.

- Exhibir Cédula RUT o Cédula de Identidad del contribuyente declarante o su fotocopia autentificada por Notario.

- Exhibir Cédula RUT o Cédula de Identidad del mandatario.

Cuando no se presente la documentación indicada anteriormente, no se recibirá el Formulario de solicitud.

Una vez recibida la solicitud, deberá fecharse y numerarse correlativamente, con numeración interna que comenzará del número 1 en adelante en cada Departamento o Unidad que la otorgue.

La entrega del documento se hará de inmediato al propio peticionario o a su mandatario, una vez efectuado el pago correspondiente, colocando un timbre en el documento de pago que diga "Entregado".

5.2 Solicitudes de fotocopias autentificadas de Formularios 29 y 22, provenientes de los Tribunales de Justicia, del Servicio de Tesorerías y del Departamento de Investigación de Delitos Tributarios.

5.2.1 Forma de presentación y antecedentes que debe contener.

Deben ser formuladas por escrito. En ella se deberá consignar el RUT del contribuyente, el período tributario al cual corresponde la declaración, el folio de ésta e indicar el motivo por el que se solicita. En el caso de los Tribunales de Justicia, deberán consignar, a lo menos, el o los nombres y los dos apellidos del contribuyente o la razón social completa en el caso de personas jurídicas.

5.2.2 Lugar de presentación.

a) Solicitudes externas.

Los Tribunales ubicados en las comunas de la sede de una Dirección Regional, deben formular la solicitud al Jefe del Departamento Regional de Resoluciones de ésta; por su parte, aquéllos ubicados en las comunas que correspondan a una Unidad del Servicio, las formularán al Jefe de la respectiva Unidad. De igual manera, deberá proceder el Servicio de Tesorerías para la presentación de la solicitud de que se trata.

Estas solicitudes deberán ser remitidas a la señalada Unidad de Control Documentario, previa determinación de que se cumplen las condiciones para que el Servicio entregue los documentos solicitados. En este caso, la referida Unidad de Control Documentario procederá a enviar la fotocopia solicitada, debidamente autentificada por el Jefe de la mencionada Unidad, directamente al Tribunal o al Servicio de Tesorerías.

b) Solicitudes internas.

En el caso del Departamento de Investigación de Delitos Tributarios, deberán presentarse en la Unidad de Control Documentario del Departamento Informática Fiscalización de la Dirección Nacional, la cual entregará el documento directamente al Jefe del señalado Departamento.

Estos documentos no tendrán costo para la autoridad requirente.

5.3 Solicitudes de fotocopias autentificadas de Formularios 29 y 22, provenientes de contribuyentes.

5.3.1 Lugar de presentación.

Deberán ser presentadas en la Unidad del domicilio del contribuyente y cuando ésta corresponda a la sede de una Dirección Regional, directamente en el Departamento de Resoluciones.

5.3.2 Forma de presentación y antecedentes que deben contener.

Deben ser presentadas por escrito. Para ello, el interesado deberá completar el Formulario de solicitud No. 2117 con copia, en el cual deberá indicar el número de RUT del declarante, No. de folio del Formulario cuya fotocopia solicita y período tributario al cual corresponde adjuntando, además, los documentos emitidos por entidades responsables que acrediten que la pérdida del Formulario se debe a la situación fortuita por él esgrimida.

Este trámite podrá efectuarlo el propio contribuyente declarante o su mandatario.

5.3.3 Formalidades que deben cumplir el contribuyente o su mandatario.

El primero deberá acreditar su identidad mediante la presentación de su Cédula de Identidad, en el caso de las personas naturales, en tanto que el mandatario deberá presentar los siguientes documentos:

- Poder simple extendido por el contribuyente declarante o por el representante legal, según se trate de persona natural o jurídica, conforme a lo previsto en el Artículo 9 del Código Tributario, autorizando al mandatario para efectuar dicho trámite, documento que deberá ser autorizado por el funcionario del Servicio, Ministro de Fe, que recibe la solicitud.

- Exhibir Cédula RUT o Cédula de Identidad del contribuyente declarante o su fotocopia autentificada por Notario.

- Exhibir Cédula RUT o Cédula de Identidad del mandatario.

5.3.4 En los casos en que la solicitud no venga acompañada de la documentación indicada anteriormente no se recibirá, debiendo devolverse al contribuyente.

5.3.5 Una vez ingresada la solicitud, se deberá entregar la copia timbrada al interesado, con indicación del número interno y la fecha de recepción del documento.

5.3.6 Esta solicitud, con la documentación acompañada, deberá ser remitida, mediante valija, a la Unidad de Control Documentario dependiente del Departamento Informática Fiscalización de la Dirección Nacional, encargada de la emisión de este documento.

5.4 Solicitudes de originales de los Formularios 29 y 22 provenientes de los Tribunales de Justicia.

5.4.1 Lugar y forma de presentación.

Los Tribunales ubicados en las comunas de la sede de una Dirección Regional, deben formular la solicitud al Jefe del Departamento Regional de Resoluciones de ésta; por su parte, aquéllos ubicados en las comunas que correspondan a una Unidad del Servicio, las formularán al Jefe de la respectiva Unidad.

Si el Tribunal reitera su petición para que se le envíe el documento original o la copia autentificada porque, conforme a lo instruido, le fue remitida la Copia Computacional de Declaración, la Dirección Regional o la Unidad receptora, deberá remitir la solicitud a la Unidad de Control Documentario del Departamento Informática Fiscalización de la Dirección Nacional, quien procederá a enviar el documento original requerido, directamente al Tribunal.

6.- PROCEDIMIENTO INTERNO

6.1 Copia computacional de declaración del Formulario 29 de Declaración y Pago Simultáneo Mensual y del Formulario 22 de Impuesto Anual a la Renta.

6.1.1 La Copia Computacional de Declaración será emitida por el Departamento Regional de Resoluciones de cada Dirección Regional, por Las Unidades Operativas del Servicio y por la Unidad de Control Documentario dependiente del Departamento Informática Fiscalización.

En el caso de las solicitudes de los funcionarios del Servicio, la otorgará el Jefe del Departamento Regional de Fiscalización o el funcionario de dicho Departamento especialmente autorizado para ello. En las Unidades, lo hará el Jefe de Unidad o el funcionario autorizado para ello.

6.1.2 Este documento deberá llevar la firma y timbre del funcionario a quien se ha facultado para otorgarlo, mediante Resolución dictada por el Director o por el Director Regional, según sea el caso.

6.1.3 Su impresión será hecha a través de una aplicación computacional que estará disponible, para este efecto, en todas las Unidades del Servicio.

6.1.4 Los documentos solicitados por los Tribunales de Justicia o del Servicio de Tesorerías, deben ser enviados directamente a dichos organismos, cuando corresponda.

En el caso de los contribuyentes, el documento se entregará al propio peticionario o a su mandatario, previa identificación.

Las copias computacionales solicitadas por los Jefes de Departamento de la Dirección Nacional, les serán entregadas directamente por la Unidad de Control Documentario.

Las copias computacionales solicitadas por funcionarios del Servicio, serán entregadas directamente al solicitante por el funcionario encargado del Departamento Regional de Fiscalización o de la Unidad, según corresponda.

6.1.5 Este documento tendrá un costo de $ 1.000 (un mil pesos) para el contribuyente que lo solicite, cantidad que deberá ser cancelada previamente a su entrega al contribuyente o su mandatario.

No se cobrará valor alguno cuando éste haya sido solicitado por los Tribunales de Justicia, el Servicio de Impuestos Internos o el Servicio de Tesorerías.

6.2 Solicitudes de fotocopias autentificadas de Formularios 29 de Declaración y Pago Simultáneo Mensual y 22 de Declaración Anual de Impuesto a la Renta.

6.2.1 Al igual que en el caso anterior, si es preciso enviar la fotocopia autentificada del correspondiente Formulario al Tribunal o al Servicio de Tesorerías, la Unidad receptora de la solicitud deberá enviarla a la Unidad de Control Documentario, quien la hará llegar directamente al organismo peticionario, debidamente autentificada por el Jefe de dicha Unidad.

6.2.2 Si la fotocopia la ha solicitado el contribuyente o su mandatario, previa verificación a través de los documentos emitidos por entidades responsables de que la pérdida del original se debe a causa fortuita, la Dirección Regional o la Unidad la remitirá a la Unidad de Control Documentario, oficina que enviará el documento a la Unidad remitente, mediante valija, debidamente autentificada por el Jefe de ella, para su entrega al contribuyente o su mandatario. La entrega deberá hacerse previa identificación del solicitante.

6.2.3 La fotocopia autentificada tendrá un valor de $ 4.500 (cuatro mil quinientos pesos) para el contribuyente o su mandatario, monto que deberá ser cancelado antes de la entrega del documento. No se cobrará valor alguno cuando ella haya sido solicitada por los Tribunales de Justicia, el Servicio de Tesorerías o el Servicio de Impuestos Internos.

6.3 Solicitudes de Formularios 29 y 22 originales, provenientes de los Tribunales de Justicia.

Como se manifestó anteriormente, cuando los Tribunales de Justicia soliciten el original o la fotocopia autentificada de estos Formularios, la Dirección Regional o la Unidad, según donde haya sido presentada la solicitud, deberá, en primer término, enviarle la copia computacional de la declaración solicitada comunicándole, por oficio, que el original o la fotocopia autentificada de la declaración, se entrega sólo cuando existe una situación que exija tener a la vista alguno de estos documentos, caso en el cual, es necesario que pongan en conocimiento del Servicio este hecho para proceder en consecuencia.

Si corresponde, en definitiva, enviar el original o la fotocopia autentificada del Formulario requerido, deberá remitirse la solicitud a la Unidad de Control Documentario, de acuerdo a lo instruido en el punto 5.4, desde donde se remitirá el documento directamente al Tribunal. El Jefe de la Unidad de Control Documentario, solicitará en forma expresa en el oficio remisorio, su oportuna devolución para su archivo y custodia por parte del Servicio.

Con todo, se deberá dejar en la Unidad de Control Documentario, en reemplazo del Formulario original, una fotocopia autentificada por el Jefe de la Oficina.

7.- Finalmente, considerando lo dispuesto en el Código Tributario, en el sentido que los funcionarios del Servicio no pueden divulgar, en forma alguna, datos relativos a las declaraciones de impuesto de los contribuyentes, esta Dirección enfatiza el especial cuidado que se debe tener en orden a entregar los documentos de que trata esta Circular sólo al propio contribuyente o su mandatario y, en el caso de terceros, como son los Tribunales de Justicia y el Servicio de Tesorerías, verificar cuidadosamente que se cumplen las condiciones que permiten facilitar la documentación solicitada.

En lo que respecta a las solicitudes internas que eleven los funcionarios, se reitera que éstas deben responder a una necesidad generada durante la fiscalización que haya iniciado el Servicio, cuando no ha sido posible obtener el documento a través del contribuyente, haciendo hincapié en el hecho que la Copia Computacional de Declaración obtenida por el funcionario para estos efectos es un documento de uso interno y, por lo tanto, nunca debe ser entregada al contribuyente, debiendo, por el contrario, permanecer formando parte del expediente.

JAVIER ETCHEBERRY CELHAY
DIRECTOR