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CIRCULAR Nº43 DEL 05 DE AGOSTO DE 1999 1.- En el Diario Oficial del 24 de julio de 1999, se publicó la Resolución N° Ex. 5.004, de esta Dirección, en la cual se introducen modificaciones a la Resolución N° Ex. 4.228, de 24 de junio de 1999, que establece la obligación de solicitar autorización para confeccionar libros de contabilidad y/o auxiliares en hojas sueltas. El Texto de la Resolución 5.004, es el siguiente: RES. EX. Nº 5004 /: VISTOS: Las facultades contempladas en los artículos 1 y 7 del D.F.L. Nº 7 de 1980, del Ministerio de Hacienda que contiene la Ley Orgánica del Servicio de Impuestos Internos, y las facultades que me confiere el Nº 1 letra A del artículo 6º del Código Tributario y CONSIDERANDO: 1º Que el inciso cuarto del artículo 17° del Código Tributario señala que el Director Regional podrá autorizar la sustitución de los libros de contabilidad por hojas sueltas, escritas a mano o en otra forma, consultando las garantías necesarias para el resguardo de los intereses fiscales 2º Que el inciso tercero del mismo artículo 17°, faculta al Director del Servicio para dictar las medidas de control que estime convenientes en el caso de sustitución de los libros de contabilidad por hojas sueltas. RESUELVO: 1.- Modifícase la Resolución N° Ex. 4228, de 24 de junio de 1999 de esta Dirección Nacional, en los términos siguientes: a) Reemplázase el Resolutivo "3°" por el siguiente: "3. En el caso en que el contribuyente deseare optar por sustituir los libros de contabilidad por hojas sueltas llevadas computacionalmente, la solicitud de autorización respectiva, también podrá ser efectuada a través de un formulario especial remitido al Servicio de Impuestos Internos vía INTERNET. En todo caso, en la solicitud que se haga para estos efectos, el contribuyente deberá efectuar una declaración formal de que conoce y acepta todas las obligaciones contenidas en la presente resolución." b) Suprímese en el numeral 4.1. del Resolutivo "4°", las frases que siguen a la palabra "electrónico", reemplazándolas por un punto final (.). c) Agrégase en el Resolutivo "9°" a continuación del punto final (.) que pasa a ser punto seguido (.), lo siguiente: "Sin perjuicio de lo anterior, los Directores Regionales, en aquellos casos que el contribuyente lo solicitare con fundamento plausible, podrán diferir la exigibilidad de los requisitos establecidos en el resolutivo número 4., por un plazo máximo de un año. La solicitud que para este fin presente el contribuyente deberá efectuarse antes del 01 de diciembre de 1999 y podrá ser reiterada anualmente, de mantenerse las circunstancias que le sirven de fundamento, antes del 01 de diciembre de cada año calendario.". ANOTESE, COMUNIQUESE Y PUBLIQUESE JAVIER ETCHEBERRY CELHAY DIRECTOR
De esta forma, el texto de la Resolución 4.228, ha quedado como sigue: RES. EX. Nº 4228../:VISTOS: Las facultades contempladas en el inciso tercero del Código Tributario, en los artículos 1 y 7 del D.F.L. Nº 7 de 1980, del Ministerio de Hacienda que contiene la Ley Orgánica del Servicio de Impuestos Internos, y las facultades que me confiere el Nº 1 letra A del artículo 6º del Código Tributario y CONSIDERANDO: 1º Que el artículo 16 del Código Tributario establece que, en los casos que la ley exija llevar contabilidad, los contribuyentes deberán ajustar los sistemas de ésta y los de confección de inventarios a prácticas contables adecuadas, que reflejen claramente el movimiento y resultado de sus negocios. 2º Que el artículo 17 del Código Tributario señala que el Director Regional podrá autorizar la sustitución de los libros de contabilidad por hojas sueltas, escritas a mano o en otra forma, consultando las garantías necesarias para el resguardo de los intereses fiscales 3º Que el inciso tercero del artículo 17, citado en el párrafo anterior, faculta al Director del Servicio para dictar las medidas de control que estime convenientes en el caso de sustitución de los libros de contabilidad por hojas sueltas. 4º Que los avances tecnológicos en materia informática y el desarrollo experimentado por las comunicaciones hacen necesario actualizar las instrucciones vigentes y adecuarlas a los medios utilizados por los contribuyentes para llevar sus registros contables, a la forma en que envían y reciben información tributaria y a la manera en que deben presentar las declaraciones de impuestos, de modo que se compadezcan con los medios tecnológicos que se autorizan para llevar la contabilidad. RESUELVO: 1. Déjese sin efecto la Resolución Ex Nº 42 publicada en el Diario Oficial de 08 de Enero de 1992.En consecuencia, desde la fecha de vigencia de la presente resolución, los contribuyentes que deseen optar por sustituir los libros de contabilidad y/o auxiliares por hojas sueltas, escritas a mano o en otra forma deberán solicitar la autorización correspondiente al Director Regional de su jurisdicción 2. En el caso que se desee optar por sustituir los libros de contabilidad por hojas sueltas llevadas a mano o en otra forma no computacional, la solicitud deberá ser presentada por escrito ante el Director Regional respectivo. 3. En el caso en que el contribuyente deseare optar por sustituir los libros de contabilidad por hojas sueltas llevadas computacionalmente, la solicitud de autorización respectiva, también podrá ser efectuada a través de un formulario especial remitido al Servicio de Impuestos Internos vía INTERNET. En todo caso, en la solicitud que se haga para estos efectos, el contribuyente deberá efectuar una declaración formal de que conoce y acepta todas las obligaciones contenidas en la presente resolución. 4. En la situación prevista en el número precedente, la autorización respectiva será concedida sólo si el solicitante cumple con los siguientes requerimientos: 4-1. Contar con casilla de correo electrónico. 4-2. Comprometerse a efectuar las declaraciones de los impuestos vía Internet en la forma que el Servicio determine y a pagarlos por este medio, simultáneamente o no, en la medida en que se establezcan aplicaciones con tal objeto y en el momento en que el Servicio defina la obligatoriedad de su pago por esta vía. 4-3. Comprometerse a presentar todos los informes y otras declaraciones cuya recepción sea habilitada por el Servicio de Impuestos Internos, en él o los sitios web que este indique, a través de una aplicación computacional vía Internet, en el momento en que el Servicio defina su obligatoriedad, mediante la correspondiente resolución. 4-4. Comprometerse a remitir al Servicio de Impuestos Internos información tributaria a través de transmisión electrónica de datos vía internet o correo electrónico en la oportunidad y de la manera que éste lo solicite, o por medio de diskettes, cintas magnéticas o algún otro medio de uso común, cuando el Servicio así lo determine. 5. En todo caso, cualquiera sea el sistema por el cual se sustituyan los libros de contabilidad y/o auxiliares, los contribuyentes que hagan uso de tal modalidad deberán cumplir con los siguientes requisitos: 5-1. El grupo de libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances es indivisible, por lo que deben ser llevados simultáneamente y mediante la misma modalidad, de igual modo que el de compras y ventas, si se llevan separados. El resto de los libros auxiliares pueden ser llevados por el sistema que el contribuyente estime conveniente, vale decir, en libros o sustituir éstos por hojas sueltas, en forma conjunta o separada. 5-2. El timbraje de las hojas sueltas o de los formularios continuos debe efectuarse con anterioridad al registro de las anotaciones contables, no siendo procedente en caso alguno el timbraje posterior. 5-3. Para dicho timbraje será requisito obligatorio que cada hoja lleve impreso ya sea por equipo procesador de datos o por imprenta, al menos, los siguientes antecedentes: Nombre o razón social del contribuyente Número de RUT y Numeración correlativa 5-4. Los contribuyentes acogidos al sistema de hojas sueltas deberán llevar un libro Control de Hojas Sueltas, foliado, timbrado por el Servicio, en el cual registrarán lo siguiente: - Numeración autorizada - Numeración utilizada - Numeración de hojas inutilizadas por cualquier causa las que, además, deberán conservarse - Existencia de las hojas - Nombre del libro de contabilidad o auxiliar en el cual se han utilizado las hojas o formularios continuos. 5-5. Efectuadas las anotaciones contables, las hojas sueltas o formularios continuos deberán ser encuadernados, formando los libros que las reemplazan. Los legajos no podrán exceder de 300 hojas, ni éstas corresponder a más de un año comercial, debiendo ser conservadas por el contribuyente mientras está pendiente el plazo de revisión establecido en el artículo 200 del Código tributario. 6. Los contribuyentes que actualmente utilizan el sistema de hojas sueltas para la confección de su contabilidad y deseen continuar utilizándolo, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente resolución y solicitar la autorización respectiva hasta el 30 de Noviembre de 1999. En caso de que no soliciten la autorización respectiva dentro de este plazo o ella les sea denegada, sólo podrán continuar utilizando sus sistemas hasta el 31 de Diciembre de 1999 7. El incumplimiento de las obligaciones contenidas en la presente resolución será sancionado de acuerdo a las normas del Código Tributario, y podrá tener como consecuencia la cancelación de la autorización concedida. 8. Los Directores Regionales de este Servicio en uso de las atribuciones que les concede el art. 17 inciso cuarto del Código Tributario, deberán dejar sin efecto las resoluciones que se hubieren dictado en cumplimiento a lo dispuesto en el Nº 4 de la Resolución Ex.Nº 42 de 8 de Enero de 1992, que por este acto se deroga. 9. La presente resolución regirá a partir del primero de Julio de 1999. Sin perjuicio de lo anterior, los Directores Regionales, en aquellos casos que el contribuyente lo solicitare con fundamento plausible, podrán diferir la exigibilidad de los requisitos establecidos en el resolutivo número 4., por un plazo máximo de un año. La solicitud que para este fin presente el contribuyente deberá efectuarse antes del 01 de diciembre de 1999 y podrá ser reiterada anualmente, de mantenerse las circunstancias que le sirven de fundamento, antes del 01 de diciembre de cada año calendario. ANOTESE, COMUNIQUESE Y PUBLIQUESE JAVIER ETCHEBERRY CELHAY DIRECTOR 2. En tal sentido, se imparten las siguientes instrucciones, las que complementan y modifican en lo pertinente las instrucciones impartidas en la Circular N° 36, de 02 de julio de 1999: a) Los contribuyentes que desean optar por el sistema de efectuar los registros contables de su actividad por medio de hojas sueltas, impresas por medio de un sistema informático, podrán efectuar la solicitud de autorización respectiva al Director Regional de la jurisdicción de su domicilio, vía INTERNET, a través de un formulario virtual que estará a su disposición y que podrá completar y enviar a través de la página Web del Servicio o, mediante una presentación escrita, acompañada del formulario 2117, con indicación en línea 13. En este último caso, el formulario y la solicitud deberán ser presentados en el Departamento de Resoluciones o en la Unidad del domicilio del solicitante. La Dirección Regional emitirá la resolución correspondiente, en el plazo más breve posible, en la que se accederá o denegará lo solicitado. b) Los contribuyentes que a la fecha de la presente instrucción se encuentren autorizados para llevar sus sistemas contables en hojas sueltas, impresas por medios computacionales, y que desean seguir empleando tal sistema, deberán solicitar la autorización correspondiente, en la forma indicada en el párrafo precedente, hasta el 30 de noviembre de 1999. c) Las solicitudes a que se refieren los dos párrafos
precedentes, deberán contener una declaración expresa en la cual el solicitante
manifiesta que cuenta con una casilla de correo electrónico y la individualiza. Lo
anterior, salvo el caso que se analiza en el literal "e)" de esta Circular.
Además, en las solicitudes el contribuyente podrá, si así lo estima conveniente,
autorizar expresamente al Servicio para el envió de comunicaciones a la casilla de correo
electrónico indicada.
En la eventualidad que las condiciones que fundamentan la solicitud a que se refieren los dos párrafos anteriores permanezcan en el tiempo, los contribuyentes interesados la podrán reiterar en tanto ello se justifique, por la cantidad de veces que sea necesario, y cada vez por el plazo de 1 año. La solicitud fundada respectiva deberá ser efectuada antes del 01 de diciembre de cada año respectivo. Los Directores Regionales resolverán las solicitudes presentadas en el plazo de 5 días hábiles, contados desde que las mismas sean recibidas por el Servicio.
JAVIER ETCHEBERRY CELHAY DIRECTOR
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