|
1.
Antecedentes
previos
Embotelladora
Andina S.A. posee un gran volumen de transacciones, que actualmente
bordean los 10.000 documentos diarios. Y la tendencia que ha seguido la
compañía ha sido moverse de transacciones en papel a formato digital.
Es
por eso que para nuestra compañía el proyecto propuesto por el Servicio
de Impuestos Internos viene a potenciar todos nuestros esfuerzos en la
digitalización de documentación, a través de un marco estándar
definido para el uso de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
Este
proyecto nos permitirá comenzar una nueva forma de documentar las
transacciones comerciales, permitiendo generar eficiencia en los ciclos de
logística en la distribución, registro y almacenamiento de los mismos.
2.
Justificación del
proyecto
Uno
de los principales factores a los cuales se condiciona la incorporación
de la compañía a este proyecto es el sustento económico del nuevo
esquema propuesto por SII, que nos fuerza a realizar la migración de los
actuales sistemas del backoffice, para que sean capaces de interactuar con
los nuevos estándares propuestos por SII.
Para
ello estructuramos un modelo de justificación económica que en términos
simples justifica y condiciona la inversión sustentada en los siguientes
elementos:
-
Reducción
de costos del proceso de facturación.
-
Reducción
de costos de almacenamiento y de acceso a la información histórica.
-
Aumento
de la eficiencia de una serie de procesos colaterales al de facturación.
-
Aumento
del control de procesos de la compañía, incorporando métricas, alarmas
y controles que antes no existían.
-
Mayor
eficiencia en el servicio a clientes.
-
Digitalización
de los procesos con clientes claves mejorando todos los indicadores de
gestión.
3.
Actividades previas
Dada
la magnitud del proyecto y la relevancia de la administración del cambio
al interior de la compañía, se planificaron las siguientes actividades
descritas a continuación:
3.1. Sensibilizar
a las gerencias
-
Mediante
una presentación a las gerencias de área, solicitando el apoyo y
participación de sus colaboradores en el desarrollo, implementación y
puesta en producción de este proyecto, haciéndoles ver los beneficios
que produciría este modelo de trabajo.
-
Se formalizó el proyecto a las gerencias. Se conformó un equipo
con el siguiente perfil: años de experiencia, prestigio reconocido
internamente en la compañía, y conocimiento del negocio.
-
Los estados de avance y logros parciales en el desarrollo del
proyecto eran presentados por el equipo, haciendo que cada uno fuese parte
del éxito o fracaso del mismo.
3.2. Evaluación
de procesos
-
Se realizó un levantamiento de todos los flujos actuales en la
empresa, lo que significó visitar cada puesto de trabajo en donde se
emiten documentos tributarios por medio de sistemas computacionales y
manualmente, ya sea en sucursales como en la Casa Matriz.
-
Definición de los nuevos formatos DTE (facturas, facturas exentas,
guías de despacho, notas de créditos, notas de débitos, facturas de
compra, libros de compra y de ventas)
-
Se debe definir cada layout de los nuevos formularios (algunos DTE
deberán imprimirse). Esto debe estar consensuado con las áreas
comerciales, cobranzas y unidades de compra de manera que la información
que en ellos se registre no omita ningún requerimiento de parte de estas
áreas.
3.3. Impresión
-
Se designó a un miembro de este equipo para que registrara cada
impresora matriz de punto junto con realizar un catastro minucioso de los
documentos que se imprimen en éstas, indicando claramente las horas en
que se realizan estas labores, más la identificación de los emisores
manuales de documentos.
-
La información levantada permite dimensionar las necesidades de
impresión para cada punto, evitando adquirir impresoras sub o sobre
dimensionadas en cada caso. Otro uso, no menos importante de esta
información, es la elaboración de los respectivos costos futuros de la
nueva forma de imprimir. En este punto tendrá incidencia el impacto
legal, a que nos referimos más adelante, el cual determinará las reales
necesidades de impresión de la documentación
-
Se especifica detalladamente los requerimientos de inversión del
nuevo escenario, estructurándose un documento base para la licitación de
proveedores.
-
Se establece además las características de servicios que deben
prestar los posibles proveedores a participar en la licitación.
-
Se cursan las invitaciones a participar en la licitación, se
planifican reuniones explicatorios a cada proponente, para aclarar los
alcances del proyecto.
-
Una vez recibidas las propuestas en el plazo definido, se hace una
evaluación rigurosa de acuerdo a los antecedentes enviados por los
proponentes.
-
Se selecciona la terna de proveedores mejor rankeado y se
selecciona en el comité de tecnología el mejor proveedor.
-
Se envían los antecedentes para la adquisición a EDS, la empresa
proveedora de plataforma Tecnológica de nuestra compañía
4.
Desarrollo
del proyecto
A
continuación se especifica el conjunto de actividades relacionadas a la
ejecución del proyecto al interior de la compañía.
4.1. Conformar
equipo de trabajo
Se
formó un equipo de trabajo permanente multidisciplinario formado por un:
·
Gerente de Proyecto (Subgerente de Contabilidad)
·
Encargado de Proyecto
·
Analista Contable y Tributario
·
Analista de la Operación y Sistemas Administrativos
·
Jefe de Proyecto, área de Sistemas
·
Encargado de Redes y Telecomunicaciones
·
Abogado
4.2. Evaluación
de impacto informático
Esta
actividad fue realizada por personal interno de la compañía del área
sistemas. Las actividades realizadas fueron las siguientes:
-
Levantamiento, en detalle, de todos los Sistemas o Aplicaciones que
generan Documentos Tributarios (Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito
y Guías Despacho).
-
Desarrollo, modificación y adaptación de los sistemas de manera
que puedan soportar la información requerida por el modelo DTE.
-
Desarrollo de herramientas sistémicas necesarias para la recepción
electrónica de documentos.
-
Se toma la decisión de abordar los desarrollos requeridos por el
proyecto de acuerdo al Modelo DTE, contratando los servicios externos de
una consultora.
-
Dado lo anterior se especifica detalladamente los requerimientos de
la implementación necesaria a realizar y los alcances de la solución
requerida por la empresa.
-
Se cursan las invitaciones a participar en la licitación, se
planifican reuniones explicatorios a cada proponente, para aclarar los
alcances del proyecto.
-
Una vez recibidas las propuestas en el plazo definido, se hace una
evaluación rigurosa de acuerdo a los antecedentes enviados por los
proponentes.
-
Se selecciona a la empresa Azurian Chile S.A. en el comité
tecnología por poseer la experiencia necesaria y los conocimientos que
nos aseguren el éxito del proyecto.
4.3. Desarrollo
externo
Se
implementan las siguientes funcionalidades, enmarcadas en los
requerimientos y especificaciones indicadas por el área de sistemas de la
compañía:
-
Administración y Control de los Folios electrónicos.
-
Transformación de la información desde los sistemas origen a
formato XML.
-
Generación de timbre y firma electrónica, utilizando los
certificados electrónicos de las personas que están autorizadas
internamente para esta actividad.
-
Impresión de los DTE incluyendo la impresión del código de barra
2D (PDF417) requerido, para el traslado de mercaderías y para los
receptores manuales.
-
Envió automático de los DTE al SII, incluyendo herramientas de
control y auditoria.
-
Envió automático de los DTE a los receptores electrónicos
enrolados en el sistema, incluyendo herramientas de control y auditoria.
-
Recepción automática de los DTE que nos envíen nuestros
proveedores enrolados al sistema DTE, incluyendo herramientas de control y
auditoria.
4.4. Metodología del proyecto
Dada
la complejidad antes expuesta del proyecto, la metodología jugó un rol
clave en la gestión del proyecto; para ello se realizan las siguientes
actividades:
-
Se definió la estructura del team y el rol de cada integrante.
-
Se hizo la especificación formal del proyecto, diseñándose los
documentos conceptual, funcional y físico del proyecto.
-
Se incorporaron todas las actividades tanto de la compañía como
la del proveedor en una plataforma de control de proyecto (Project Server
2002).
-
Se estableció la frecuencia de reuniones, alcances de cada una de
ellas y duración.
-
Cada reunión estructuró minutas y acuerdos, las que quedaron
disponibles en la red, para consultas.
-
Se definió el equipo responsable en la coordinación del proyecto
con SII, los cuales recepcionarían toda la documentación enviada por SII
y asistirían a las reuniones de coordinación.
-
Se documentó en todo momento, se consideraron los factores críticos
del proyecto, como el nivel de tiempos asociados, recursos técnicos
disponibles, seguridad y performance. Toda esta información quedo
actualizada y de libre consulta para el team.
-
Mensualmente se generó un reporte resumido a la alta gerencia del
estado de avance del proyecto, realizándose una presentación formal.
-
Luego de lo anterior se generó un boletín informativo que era
enviado por e-mail a las áreas directamente involucradas en el proyecto.
4.5. Evaluación de impacto legal
Consiste
en determinar la viabilidad y conveniencia del proyecto en el contexto
general de nuestra legislación, en especial en lo que se refiere al valor
probatorio de los documentos electrónicos y sus ejemplares digitales e
impresos; a la exigibilidad de las deudas contenidas en documentos –
facturas – electrónicos y a los procedimientos y formalidades
legalmente necesarios para hacerlos judicialmente efectivos.
5. Modelo
de Operación
En
el modelo de operación se describen todas las actividades que se deben
monitorear en forma sistemática, para asegurar el óptimo funcionamiento
del nuevo modelo al interior de la compañía.
5.1. Comunicaciones
internas
-
Documentación actualizada de diseño e implementación del
sistema.
-
Documentando versiones, modificaciones y mantenciones del mismo.
-
Mantener una constante comunicación con las áreas impactadas con
la nueva forma de operar (Comercial-Vendedores, Contables, Tributarias,
Cobranzas, Sistémicas, Flota Distribución - Choferes).
5.2. Control
de impresión
-
Debe poder imprimir el código PDF417.
-
Las impresoras deberán ser capaces de soportar la carga de trabajo
en las ventanas de tiempo que cada sucursal tiene.
-
Se harán pruebas en todas las sucursales para validar la correcta
impresión de los documentos.
-
Distribución de papel para impresión de los DTE (papel con pre
impresión de logo corporativo).
5.3. Clientes
-
Se enviaría un comunicado a clientes en forma anticipada respecto
al nuevo documento que recibirán.
-
Se publicaría la resolución de SII en nuestra página Web en la
sección facturación.
-
Se coordinaría con Servicio Atención Clientes (sucursales y
Tel-Sell) la creación de un script con preguntas esperadas y respuestas válidas.
-
Se instruiría en forma especial a las ejecutivas del Tel-Sell para
responder consultas de clientes.
5.4. Capacitación
Se coordinará la capacitación con todas las áreas afectadas a
través de nuestra área de Recursos Humanos, especialmente a nuestros:
5.5. Puesta en producción
Ante
la partida en producción se determinarán personas claves en cada
sucursal, para probar la aplicación horas antes de iniciar la emisión de
los DTE.
-
Productivo e Inicio Piloto
-
Cambio de Switch de los Sistemas
-
Operaciones de ventas en Sucursales
-
Ajustes en producción
6. Conclusión
Es
difícil adelantarse a las conclusiones de un proyecto que aún no ha
pasado a la etapa productiva, pero podemos adelantar lo siguiente:
-
La incorporación de nuestra metodología de control de proyecto,
nos generó una serie de ventajas, en control de los tiempos, documentación,
compromiso del team y gestión del cambio al interior de la compañía.
-
La discusión al interior de la compañía de un proceso clave como
facturación, permite mejorarlo y prepararlo para los cambios que vienen.
-
La sensibilización al interior de la compañía de temas como
certificados digitales, transferencia electrónica y mejoramiento de
procesos, crea oportunidades de expandir estas tecnologías al interior de
la compañía en otras áreas.
-
Aparecen oportunidades que antes no eran posibles, por ejemplo:
Transferencia electrónica con clientes importantes, incorporar procesos
de auto consulta a clientes, realizar otras operaciones en forma masiva
como factoring, etc.
-
Seguir estando en los temas de liderazgo informático a nivel país.
|