Los modelos de Certificados a emitir por las empresas y sus respectivas instrucciones se detallan en el Anexo B de este Suplemento. A continuación se presenta una serie de normas comunes para la confección de los Certificados:

La emisión de Certificados deberá regirse por las siguientes normas comunes:

Se debe identificar en forma completa la empresa o institución que emite el Certificado, registrando su nombre o razón social, Nº de RUT, dirección (calle, Nº, teléfono, comuna y ciudad), giro o actividad económica que desarrolla el contribuyente, cuando corresponda, y en los casos que se requiera, indicar si la sociedad anónima que emite el Certificado, es abierta o cerrada o si cotiza o no sus acciones en alguna bolsa de valores del país.

Los Certificados que se analizan deberán contener, como mínimo, la información que en dichos documentos se requiere, sin perjuicio de cualquier otra información adicional que las empresas o instituciones obligadas a su emisión puedan proporcionar a los beneficiarios de las rentas; todo ello tendiente a facilitar la declaración o contabilización, según corresponda, de las rentas o cantidades que se informan como, por ejemplo, indicarles a que líneas y códigos del Formulario 22 deben trasladar la información del Certificado.

Los citados documentos deben extenderse en cifras enteras (sin decimales).

Respecto de los modelos de Certificados Nº^s. 3, 4 y 5 (ver Anexo B: "Modelos de Certificados"), se señala que si alguna de las columnas de los referidos documentos no son utilizadas por las empresas por no existir información que proporcionar, éstas se podrán eliminar en los Certificados que se emitan. Igualmente, si existieran problemas de espacio, los referidos Certificados podrán emitirse en cualquier otro formato, respetando, eso si la información mínima a proporcionar.

Si está certificando Rentas Accesorias o Complementarias a los sueldos o remuneraciones habituales de los trabajadores dependientes, o está rectificando información, deberá hacer un nuevo Certificado, que reemplazará al anterior, en el que se debe incluir la renta certificada anteriormente. Por ejemplo, si Ud. había emitido un certificado para el contribuyente 10.632.183-5, informando una renta de $1.000.000 y después le otorga una gratificación de $20.000, deberá emitir un nuevo Certificado por una renta de $1.020.000. Deberá procederse en los mismos términos cuando se trate de la rectificación de alguna información.

Los Certificados asociados a Declaraciones Juradas presentadas en papel se deberán numerar correlativamente, respecto de cada año que se está certificando y por cada tipo de Certificado, siendo éste el mismo Número de Certificado que deberá registrarse en la Declaración Jurada respectiva. Así por ejemplo, en los casos de empresas o instituciones que deben certificar sueldos y también honorarios, deberán comenzar a numerarse desde el Nº1 tanto los Certificados de sueldos, como los correspondientes a honorarios.

Aquellos contribuyentes que declaren a través de INTERNET y que sólo tienen que emitir los Certificados a solicitud, deberán tener presente que el Número de Certificado asignado en la respectiva Declaración Jurada es el mismo que debe ir en el Certificado que se solicita, sin que ello signifique haberlos emitido previamente.

En los años siguientes la numeración comenzará nuevamente desde el Nº1.

Los nuevos Certificados que se emitan en reemplazo de anteriores como, por ejemplo, cuando se certifican rentas accesorias o complementarias a los sueldos respecto de las gratificaciones legales o se desea rectificar algún certificado, deben emitirse con el número correlativo que corresponda al último de los Certificados emitidos por la empresa, quedando nulo el número anterior.

Los plazos para la emisión de los Certificados correspondientes a declaraciones juradas presentadas en papel tienen como fecha máxima de emisión las detalladas en el siguiente cuadro:

En el caso de las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), el Certificado Nº 9, conforme a lo dispuesto por el Art. 22º del D.L. Nº 3.500, de 1980, debe ser emitido con fecha anterior al 31 de enero de cada año, debiendo ser enviado al domicilio de los afiliados hasta el último día del mes de febrero de cada año, todo ello de acuerdo a instrucciones impartidas por este Servicio y la Superintendencia de AFP.

Los accionistas, socios o comuneros, según corresponda, que requieran de la certificación previa de alguna sociedad o comunidad para poder cumplir con su obligación de certificar o declarar, deberán solicitar con la debida antelación dichos Certificados, teniendo en cuenta que aquellos que declaren vía INTERNET, tendrán un plazo de 5 días para entregar los Certificados una vez solicitados.

Los citados documentos deben extenderse cualquiera que sea el monto de las rentas pagadas por los conceptos a que se refieren cada uno de ellos, excepto en el caso de los intereses u otras rentas por operaciones de captación de cualquier naturaleza.

Con respecto a la excepción anterior, los Bancos o Instituciones Financieras sólo tienen tal obligación de emitir el Certificado N°7 si el monto positivo actualizado de los intereses u otras rentas excede del equivalente a 15 Unidades de Fomento, vigentes al 31 de diciembre de 1999. En todo caso se aclara, que lo anterior es sin perjuicio de emitir tales documentos, aún cuando no superen el límite antes indicado o se trate de intereses negativos, cuando sean expresamente solicitados por los inversionistas.

Los Certificados deberán emitirse, a lo menos, en dos ejemplares, con el siguiente destino:

Original : Para el beneficiario de la renta.
Copia : Archivo del emisor. Liberándose de esta obligación si la Declaración Jurada es presentada a través de INTERNET.

Recuerde que aquellos contribuyentes que hayan realizado sus Declaraciones Juradas vía INTERNET, sólo deberán emitir los Certificados correspondientes, a solicitud de sus informados, teniendo 5 días hábiles a partir del momento en que se realizó la solicitud. Por lo tanto, no será necesaria la emisión anticipada de los Certificados por parte de dichas empresas. Además, el certificado podrá ser enviado al correo electrónico del solicitante.

Para quienes realizaron sus Declaraciones Juradas a través de formularios en papel, los mencionados documentos deberán enviarse oportunamente al domicilio que el beneficiario de la renta tenga registrado en la empresa e institución emisora del Certificado. De no contar con este antecedente, los referidos Certificados deberán estar disponibles para que sean retirados por los interesados.

Los Certificados deberán ser firmados por el contribuyente o por su respectivo representante legal, en los casos que correspondan, o por otras personas expresamente autorizadas para ello, dejando constancia, en todos los casos anteriores, del nombre y Nº de RUT de la persona que firma tales documentos. En el caso que la emisión de tales documentos sea numerosa, podrán ser firmados mediante timbre facsímil o a través de firma digital.

En los casos que corresponda, en los citados documentos debe dejarse constancia de la Resolución Ex. del SII u otras normas legales o instrucciones que obligan a la emisión de los mencionados documentos y la fecha de su publicación en el Diario Oficial, cuando corresponda.

Los contribuyentes que realicen sus declaraciones a través de formularios en papel y que no emitan los Certificados antes mencionados o lo hagan fuera del plazo legal establecido para ello o certifiquen la información que deben contener en forma parcial o errónea, serán sancionados de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo N°109 del Código Tributario, por cada persona a quien debió emitírseles tales documentos, esto es, con una multa no inferior a un 1%, ni superior a un 100% de una Unidad Tributaria Anual, o hasta el triple del impuesto eludido, si la contravención tiene como consecuencia la evasión del impuesto.

Tratándose de las personas obligadas a emitir el modelo de Certificado Nº6, sobre sueldos y pensiones, dicho incumplimiento en los mismos términos antes indicados, será sancionado conforme a lo establecido en el Nº6 del Artículo N° 97 del Código Tributario, esto es, con una multa de una Unidad Tributaria Mensual a una Unidad Tributaria Anual.

Los contribuyentes que realicen sus Declaraciones Juradas a través de INTERNET, tendrán que emitir los Certificados correspondientes, sólo si son solicitados expresamente por los contribuyentes que los requieran.

Las sanciones a aplicar a los contribuyentes que declaran vía INTERNET serán las mismas a las detalladas en el punto anterior.

Sin embargo, si la solicitud del Certificado se realiza con posterioridad al plazo máximo de emisión, el SII condonará el 100% de las multas si el Certificado es emitido hasta 5 días después de realizada dicha solicitud. Además, si la solicitud es dentro del plazo legal y la emisión dentro de los 5 días hábiles siguientes es fuera del plazo legal, también serán condonadas en un 100% las multas correspondientes.