1.- Se ha recibido en esta Dirección Nacional presentación indicada en el antecedente, mediante la cual, solicita información respecto de la forma y plazos para proceder a la eliminación de libros de contabilidad, boletas y facturas.

2.- Sobre el particular, el artículo 17° del Código Tributario establece la regla general en materia de conservación de los libros de contabilidad señalando que: “Los libros de contabilidad deberán ser llevados en lengua castellana y sus valores expresarse en la forma señalada en el artículo 18°, debiendo ser conservados por los contribuyentes, junto con la documentación correspondiente, mientras esté pendiente el plazo que tiene el Servicio para la revisión de las declaraciones”.

Por su parte, el artículo 200° del Código Tributario establece que el Servicio de Impuestos Internos, podrá liquidar un impuesto, revisar cualquiera deficiencia en su liquidación y girar los impuestos a que diere lugar, dentro del término de tres años contados desde la expiración del plazo legal en que debió efectuarse el pago. Excepcionalmente, el plazo señalado será de 6 años para la revisión de impuestos sujetos a declaración, cuando ésta no se hubiese presentado o fuese maliciosamente falsa.

De las normas legales transcritas se desprende que, como el Servicio de Impuestos Internos tiene un plazo legal de hasta 6 años para efectuar una revisión de los impuestos declarados por el contribuyente, los libros de contabilidad deberán ser conservados al menos durante este período, contado desde la expiración del plazo en que debió efectuarse el pago de los impuestos que tienen como antecedente los respectivos libros de contabilidad. Cabe hacer presente además que, conforme a lo dispuesto por el inciso 3° del citado artículo 200 del Código Tributario, el plazo de 3 ó 6 años que tiene el Servicio para revisar las declaraciones del contribuyente puede verse aumentado por el término de tres meses desde que se cite al contribuyente de conformidad al Artículo 63° o a otras disposiciones que establezcan el trámite de la citación para determinar o reliquidar un impuesto, respecto de los impuestos derivados de las operaciones que se indiquen determinadamente en la citación. Adicionalmente, si se prorroga el plazo conferido al contribuyente en la citación respectiva, se entenderán igualmente aumentados, en los mismos términos, los plazos de prescripción referidos”.

Sobre este punto, de conformidad con el inciso quinto del artículo 97° N° 16 del Código Tributario, “En todo caso la pérdida o inutilización de los libros de contabilidad suspenderá la prescripción establecida en el artículo 200º, hasta la fecha en que los libros legalmente reconstituidos queden a disposición del Servicio” de modo que si los libros son extraviados o destruidos antes del plazo de prescripción indicado en el artículo 200° del referido cuerpo legal, se suspenderá la prescripción hasta que los libros sean reconstituidos, lo cual es sin perjuicio de las sanciones pecuniarias a que hubiere lugar, de acuerdo con la misma disposición.

En consecuencia, en principio, la obligación legal de conservar los libros de contabilidad se extiende por el plazo de 6 años contados desde la expiración del plazo en que se debieron pagar los impuestos correspondientes. Transcurrido dicho término legal, la destrucción de los libros, registros y demás anotaciones contables no se encuentra sancionada en la Ley.

Sin embargo, en lo que respecta a los libros de contabilidad, quienes de acuerdo al artículo 7° del Código de Comercio detentan la calidad de comerciantes, deberán conservarlos hasta el término de la liquidación de sus negocios en virtud de lo dispuesto por el artículo 44° del citado cuerpo legal. Esta obligación, en cuanto a los libros de contabilidad, se refiere sólo a aquellos exigidos por el Código de Comercio, es decir, al libro diario, libro mayor, libro de balances y libro copiador de cartas (hoy día archivo de correspondencia), pues aquellos exigidos por las leyes tributarias como el libro de compras y ventas deben, en principio, conservarse por seis años, junto con la documentación de respaldo correspondiente.

Sin perjuicio de lo señalado, se hace presente que, en caso que para efectos de determinar, a modo meramente ejemplar, remanentes de crédito fiscal, utilidades retenidas, pérdidas de arrastre, u otras situaciones similares, sea necesaria una revisión de las anotaciones y antecedentes contables que puedan servir de base para su determinación, el Servicio de Impuestos Internos puede revisar los libros contables y demás registros más allá del plazo legal de prescripción de seis años, ya que constituyen el único antecedente que permite su justificación y prueba, lo cual no significa exceder los plazos legales de prescripción, sino que sólo implica el cumplimiento de la carga legal de la prueba que recae sobre el contribuyente que invoca una situación acaecida con anterioridad a los plazos de prescripción.

Lo mismo ocurre tratándose de la justificación de inversiones, pues en aquellos casos en que el contribuyente se encuentra obligado a probar el origen de los fondos mediante contabilidad completa, podrá el Servicio examinar sus libros de contabilidad y documentación de respaldo más allá de los plazos de prescripción, si el contribuyente pretende justificar sus inversiones con fondos cuyo origen es anterior a dichos plazos.

3.- En cuanto a las boletas y facturas, el artículo 58° del D.L. 825 de 1974, sienta las bases que regulan la materia en cuestión, indicando que “Los duplicados de las facturas y los originales de las boletas a que se refiere este párrafo deberán ser conservados por los respectivos contribuyentes durante seis años”. Ahora bien, el artículo precitado contiene una excepción, para aquellos casos en que el cumplimiento de la obligación ocasionare dificultades de orden material a los contribuyentes, eventualidad ante la cual el Servicio podrá autorizar su destrucción según lo dispuesto en el artículo 72° del D.S. N° 55, que contiene el Reglamento del D.L. 825, antes del cumplimiento del plazo de 6 años, siempre que se conceda esta autorización por años comerciales completos y no se refiera a la destrucción de los originales o duplicados de los últimos 3 años, a menos que se hubiese revisado la contabilidad del contribuyente y liquidado todos los impuestos que le afecten. La destrucción debe efectuarse en presencia de Inspectores del Servicio, levantándose acta de lo obrado.

Por otra parte, en caso de aviso y término de giro, de acuerdo a lo instruido por la Circular 66° de 1998, el contribuyente que posea documentos que dan derecho a crédito fiscal, las guías de despacho, las boletas de venta, boletas a terceros y boletas de honorarios, todos timbrados y sin utilizar y que se recepcionen deberán ser almacenados, bajo resguardo, en la Dirección Regional o Unidad que corresponda. Luego, en forma periódica se deberán retirar y destruir frente a la presencia de un Ministro de Fe, el cual deberá elevar una acta de destrucción de documentos. En estos casos, se debe revisar, tanto en la recepción de los documentos como en el momento de su destrucción, que los documentos vengan correlativos, de lo contrario se deberá verificar que se hayan emitido los documentos que originan la no correlatividad. Sin embargo, si los documentos a destruir son pocos y es factible destruirlos en el momento sin provocar congestión en la atención de los contribuyentes en espera, estos podrán ser destruidos y emitir el acta de destrucción de documentos en el mismo momento de atención al contribuyente.

Asimismo, con respecto a la conservación de boletas y facturas, es plenamente válida la prevención indicada en el último párrafo del número anterior del presente Oficio.

4.- Con todo, otra alternativa que franquea la Ley para la eliminación de los documentos objeto de esta consulta, es la que contiene el artículo 7° de la Ley 18.845 de 03 de Noviembre de 1989, que faculta al Director Regional del Servicio de Impuestos Internos correspondiente a autorizar la destrucción de los libros contables y los documentos que sirvan para acreditar las anotaciones contables o que estén relacionados con las actividades afectas a impuestos, incluso antes de los plazos de prescripción mencionados, siempre y cuando se proceda previamente a su microcopia o micrograbado, de acuerdo con el procedimiento señalado en esta Ley y con las normas generales que establezca la Dirección Nacional, sin perjuicio de las instrucciones que, para cada caso particular, estime conveniente fijar el Director Regional respectivo.

JUAN FRANCISCO SANCHEZ S.
DIRECTOR (S)

Oficio N° 582, de 15.02.2006.
Subdirección Normativa
Dpto. de Impuestos Indirectos