1.- Se ha recibido en esta Dirección Nacional su Oficio indicado en el antecedente, mediante el cual traslada una consulta formulada por el Director de la División de Organizaciones Sociales del Ministerio Secretaría General de Gobierno, quien solicita un pronunciamiento con respecto a la obligación de mantener la documentación tributaria en poder de las fundaciones y corporaciones de derecho privado durante un cierto período de tiempo.

Señala que el Ministerio Secretaria General de Gobierno, a través de la División de Organizaciones Sociales, en conjunto con el Consejo del Fondo de Fortalecimiento de Organizaciones y Asociaciones de Interés Público ha convocado al igual que todos los años al Concurso Público Proyectos de Asociatividad para Organizaciones de Interés Público.

Son convocadas a este concurso, entre otras organizaciones, fundaciones y corporaciones de derecho privado, que para efectos del concurso sean consideradas de interés público. Con la finalidad de la rendición financiera de los proyectos adjudicados, el Ministerio solicita que la respectiva organización acompañe los documentos de respaldo originales (facturas, boletas, etc.), los cuales quedan en poder del Ministerio.

Frente a esta situación, diversas organizaciones que revisten el carácter de fundaciones y corporaciones de derecho privado, han manifestado que el Servicio de Impuestos Internos les impone como obligación la mantención de los documentos descritos en el punto anterior en formato original en sus correspondientes sedes.

Frente a estos antecedentes, solicita a este Servicio una aclaración en la materia, debido a la obligación del Ministerio de hacer cumplir legalmente los procedimientos, con el fin de mejorar su gestión como institución.

2.- Sobre el particular, analizados los términos de la consulta, en primer lugar procede señalar que este Servicio ha instruido reiteradamente que, en relación con las obligaciones establecidas en la Ley de la Renta, debe tenerse presente que todas las personas, sean éstas naturales o jurídicas, revisten la calidad de contribuyentes, en la medida que puedan estar sujetos a algunos de los tributos que ella establece, lo cual ocurre en el caso de que tales personas posean bienes o realicen actividades susceptibles de generar rentas, sin que dicha ley, salvo excepciones taxativas, atienda a la naturaleza o finalidades de las personas para gravarlas o no con impuesto, sino que considera las actividades que realizan, los actos y contratos que ejecuten y los beneficios económicos que puedan obtener.

3.- Ahora bien, en relación con el Impuesto al Valor Agregado, al igual que lo que acontece con las normas contenidas en la Ley sobre Impuesto a la Renta, las fundaciones y corporaciones de derecho privado, en la medida que efectúen operaciones gravadas con IVA serán consideradas como contribuyentes de dicho impuesto, y, por lo tanto, se encontrarán sujetas a todas las disposiciones contenidas en el D.L. 825 de 1974.

4.- De conformidad con el artículo 52° del D.L. 825, todo contribuyente que celebre alguno de los contratos o convenciones señaladas en los Títulos II y III de esta Ley, deberán emitir facturas o boletas, según corresponda, aun cuando en la venta de los productos o prestación de los servicios no se apliquen los impuestos de esta Ley, incluso cuando se trate de convenciones que versen sobre bienes o servicios exentos de dichos impuestos.

Ahora bien, con respecto a la conservación de los documentos tributarios, en especial de boletas y facturas, que son materia de su consulta, el artículo 58° del D.L. 825 de 1974, sienta las bases sobre esta materia, estableciendo que “Los duplicados de las facturas y los originales de las boletas a que se refiere este párrafo deberán ser conservados por los respectivos contribuyentes durante seis años”.

El artículo precitado contiene una excepción, para aquellos casos en que el cumplimiento de la obligación ocasionare dificultades de orden material a los contribuyentes, eventualidad ante la cual el Servicio podrá autorizar su destrucción según lo dispuesto en el artículo 72° del D.S. de Hacienda N° 55, que contiene el Reglamento del D.L. 825, antes del cumplimiento del plazo de 6 años, siempre que se conceda esta autorización por años comerciales completos y no se refiera a la destrucción de los originales o duplicados de los últimos 3 años, a menos que se hubiese revisado la contabilidad del contribuyente y liquidado todos los impuestos que le afecten. La destrucción debe efectuarse en presencia de Fiscalizadores del Servicio, levantándose acta de lo obrado.

Asimismo, otra alternativa que franquea la Ley para la eliminación de los documentos objeto de esta consulta, es la que contiene el artículo 7° de la Ley 18.845 de 03 de Noviembre de 1989, que faculta al Director Regional del Servicio de Impuestos Internos correspondiente a autorizar la destrucción de los libros contables y los documentos que sirvan para acreditar las anotaciones contables o que estén relacionados con las actividades afectas a impuestos, incluso antes de los plazos de prescripción mencionados, siempre y cuando se proceda previamente a su microcopia o micrograbado, de acuerdo con el procedimiento señalado en esta Ley y con las normas generales que establezca esta Dirección Nacional, sin perjuicio de las instrucciones que, para cada caso particular, estime conveniente fijar el Director Regional respectivo.

De este modo, todo contribuyente del Impuesto a las Ventas y Servicios, incluyendo las fundaciones y corporaciones de derecho privado que revistan esa calidad, deben mantener en su poder los duplicados de las facturas y los originales de las boletas al menos durante un período de seis años, sin perjuicio que este Servicio autorice su destrucción antes del cumplimiento de dicho plazo, de acuerdo con alguno de los procedimientos señalados.
Cabe hacer presente, que de conformidad con lo dispuesto por los artículos 70° y 71° del Reglamento de la Ley del IVA, las guías de despacho, notas de crédito y notas de débito, se encuentran sometidas al mismo régimen de conservación por parte del contribuyente emisor.

5- Además de lo anterior, se hace presente que de acuerdo con la Circular N° 64 de 2001, respecto de las acciones de fiscalización consistentes en Control de la Emisión y Registro de Documentos, Controles Puerta a Puerta y Puntos Fijos, los funcionarios de este Servicio se encuentran instruidos para solicitar los documentos obligatorios que debe contar el establecimiento, tales como: boletas, facturas, guías de despacho y libro de ventas y compras.

6.- Con todo, en el caso particular consultado, de requerirse una copia adicional de las respectivas facturas, boletas, notas de crédito y notas de débito, para efectos de la rendición financiera a la cual se encuentran obligadas las fundaciones y corporaciones de derecho privado participantes en el concurso, de conformidad con el artículo 69° del Reglamento del D.L. 825, contenido en el D.S. de Hacienda N° 55 de 1977, es posible emitir más ejemplares de dichos documentos que los normalmente obligados, pudiendo estas copias adicionales quedar en poder del Ministerio Secretaria General de Gobierno para que efectúe la fiscalización pertinente, con el sólo requisito que se consigne expresamente en las copias adicionales una leyenda que indique su destino especifico.

7.- Por otra parte, es pertinente señalar que es improcedente que este tipo de contribuyentes extienda boletas de honorarios, pues estas entidades, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución N° 1414 Exenta, de 27 de Octubre de 1978 y la Circular 21, de 1991, carecen de la estructura jurídica exigida por la ley para ello, pues esta clase de documentos sólo pueden ser extendidos por profesionales, sociedades de profesionales y personas que desarrollen ocupaciones lucrativas, sujetas a las normas de la segunda categoría, así como las sociedades de profesionales que hayan optado en virtud de lo dispuesto en el N° 2 del artículo 42 de la ley del ramo por tributar conforme a las normas de la Primera Categoría.

8.- Finalmente, cabe hacer presente que la normativa antes señalada es de carácter general, siendo en consecuencia aplicable a toda clase de contribuyentes y no sólo a las fundaciones o corporaciones de derecho privado.

RICARDO ESCOBAR CALDERON
DIRECTOR

Oficio N° 2452, de 17.08.2007.
Subdirección Normativa
Dpto. de Impuestos Indirectos