El señor XXX, Subdirector de Archivos de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (en adelante DIBAM), realizó una presentación a esa Dirección Regional, en la cual informa que anualmente ingresan al Archivo Nacional documentos del Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad, los documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan cumplido sesenta años, los protocolos notariales, los registros de hipotecas, de bienes raíces, de comercio y de judiciales que hayan cumplido 80 años, y también los protocolos y registros conservatorios de los Conservadores de Minas del país.
Los usuarios que requieren sus servicios son particulares, ya sea en forma virtual o presencial, como también los diferentes órganos del Estado y tales servicios consisten en otorgar fotocopias simples o legalizadas de los documentos custodiados, y realizar diversas certificaciones y legalizaciones.
Los cobros que realiza el Archivo Nacional están regulados de acuerdo al Arancel de los Conservadores de Bienes Raíces y Comercio, el que está fijado en el D.S. N° 587, de 03.12.1998, vigente actualmente, y a los organismos dependientes del Estado no se les cobra por los servicios que solicitan.
Expresa el consultante, que, habiendo tenido en vista lo dispuesto en los Decretos Leyes 824 y 825 del año 1974, el D.F.L. 5200 del año 1929, el D.S. N° 587 de 03.12.1998, el Código Orgánico de tribunales, relativo a los Auxiliares de la Administración de Justicia y determinados oficios emanados de este Servicio , los señalados servicios corresponden a labores que realiza la DIBAM en su calidad de Archivero y Conservador, es decir, como auxiliar de la administración de justicia. Consecuentemente, y de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 12 letra E) N° 8 del D.L. 825, las remuneraciones percibidas bajo dichos conceptos se encuentran exentas de Impuesto al Valor Agregado, por corresponder a ingresos obtenidos por un auxiliar de la administración de justicia provenientes de los derechos que conforme a la ley obtienen del público.
A partir del mismo análisis, los servicio que presta la DIBAM, referidos a impresión de microfichas, digitalización de las mismas, microfilmación de documentos, fotografía digital, digitalización de documentos, impresión de documentos digitales y legalizaciones de documentos, se encontrarían exentos del Impuesto al Valor Agregado, ya que se trataría de una actuación que realiza la DIBAM en su calidad de conservador de otros registros que le encomiendan la leyes, al tenor de lo dispuesto en el artículo 466 del Código Orgánico de Tribunales, puesto que se entregan copias a usuarios que lo solicitan respecto de los documentos custodiados, los cuales tienen dicha calidad por mandato legal del D.F.L. 5200 de 1929.
Finalmente, y en relación al expertizaje de documentos indica que, si bien es cierto, dicha actividad no se enmarcaría dentro de los parámetros previamente establecidos, ya que escapa a la función propiamente tal de archivo que la ley dispone que debe cumplir la DIBAM, correspondería a un hecho no gravado ya que no sería de aquellos comprendidos en los números 3 y 4 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, según lo dispuesto por el artículo 2 N° 2 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
En relación a lo anterior, solicita confirmar los criterios expuestos o bien determinar lo que resulte pertinente.
II.- ANÁLISIS:
El Art. 13 del D.F.L. 5200 del año 1929 que define la creación y competencias del Archivo Nacional, en su artículo 13 señala que dicha institución tiene por objeto reunir y conservar los archivos de los departamentos de Estado y de todos los documentos y manuscritos relativos a la historia Nacional y atender a su ordenación y aprovechamiento.
Por su parte, el artículo 14, detalla los documentos que anualmente deben ingresar al Archivo Nacional, entre los cuales se encuentran los documentos de los Departamentos de Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad; documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan cumplido sesenta años de antigüedad; los protocolos notariales, registros de hipotecas, los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio y de minas, los libros copiadores de sentencias de los Tribunales de Justicia y los expedientes judiciales, entre otros.
El artículo 17 del referido cuerpo legal, establece que las copias y certificados que expida el Archivo Nacional serán firmados por el Conservador y en su ausencia por el Director General y pagarán los derechos correspondientes como si fueran otorgados por una Notaría Pública.
El artículo 146 del D.L. 6234 de 1930 dispone que el Archivo Nacional facilitará copia o expedirá certificados de los documentos que le sean solicitados, tanto por organismos públicos o privados como por particulares.
De este contexto normativo es posible desprender que dentro de las labores que por mandato legal debe realizar el Archivo Nacional, se encuentra la de otorgar de copias, certificaciones y legalizaciones de los documentos que el propio legislador ha ordenado mantener bajo su custodia, cuando los usuarios así lo requieran. En cumplimiento de dicho mandato se ha dispuesto además que las copias y certificaciones, deben ser firmadas por el Conservador del Archivo Nacional quien actúa como ministro de fe al otorgar testimonio de lo requerido por los usuarios en el contexto de las facultades que le otorga su ministerio.
Ahora bien, teniendo presente la definición de servicio contenida en el artículo 2 N° 2 del la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, se estima que por su naturaleza dichas prestaciones no se encuentran comprendidas dentro de las actividades descritas en los N° 3 ó 4 del artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, por lo tanto, no constituyen hechos gravados con el Impuesto a las Ventas y Servicios.
En este orden de cosas, y en relación a los servicios de impresión de microfichas, digitalización de las mismas, microfilmación de documentos, fotografía digital, digitalización de documentos, impresión de documentos digitales, cabe tener presente que de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 18.845 constituyen métodos alternativos de reproducción o copia de documentos.
Por lo tanto, en la medida que estos servicios sean realizados por el Archivo Nacional respecto de los documentos que mantiene bajo su custodia, no se visualizan fundamentos para dar un tratamiento distinto del otorgamiento de copias y certificaciones en cumplimiento del mandato legal antes señalado, consecuentemente tampoco se encuentran afectas a Impuesto al Valor Agregado.
Por último, en cuanto al servicio de expertizaje de documentos, es del caso señalar que si bien en su consulta no sé indica en qué consistiría este servicio, en el entendido que, corresponde a un peritaje documental consistente en el estudio de documentos antiguos con el fin de emitir un informe de expertos relativo al origen, autenticidad y relevancia histórica de un documento (o grupo de éstos), que se materializa a través de un informe suscrito por el Conservador, se estima que dichos servicios no se encuentran afectos a Impuesto al Valor Agregado, por no enmarcarse dentro de las actividades descritas en los N°s 3 ó 4 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
III.- CONCLUSIÓN:
De lo anteriormente expuesto es posible concluir que los servicios prestados por el Archivo Nacional a través de su Oficina de Legalizaciones y Certificaciones, consistentes en el otorgamiento de copias, certificaciones, legalizaciones, impresión de microfichas, digitalización de las mismas, microfilmación de documentos, fotografía digital e impresión de documentos digitales relativas a los documentos que se encuentran bajo su custodia por mandato legal, no se encuentran afectos a Impuesto al Valor Agregado por no constituir un servicio en los términos del referido artículo 2 N° 2 de la Ley sobre Impuesto al Valor Agregado.
En cuanto al expertizaje de documentos, entendido como un estudio documental materializado a través de informes, se estima que dicho servicio no encuentra una clasificación en los numerales 3 ó 4 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, por lo tanto, y conforme a lo dispuesto en el artículo 2 N° 2 en relación al artículo 1°, ambos de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, la remuneración recibida bajo este concepto no se encuentra afecta al Impuesto al Valor Agregado.
MARIO VILA FERNÁNDEZ
DIRECTOR SUBROGANTE
Oficio N° 1306, de 01.06.2011
Subdirección Normativa
Dpto. de Impuestos Indirectos