6. INFORMACION Y ANALISIS
6.3 Documentación.
La normativa existente en el SII se documenta mediante Circulares, Oficios y Oficios Circulares. Estos documentos son de carácter oficial y constituyen normas que deben cumplirse estrictamente. En ellos se publica y se da a conocer toda la normativa vigente, así como se comunican las modificaciones a los procesos y procedimientos del SII. Mensualmente se publica el Boletín del SII, documento de carácter público que reúne toda la documentación emitida en el período del mes anterior al de la publicación. El Boletín se distribuye mediante suscripciones y a través de Intranet, y a él acceden todos los funcionarios del SII a través de los computadores conectados a la red nacional de servicios informáticos del SII.
Todos las aplicaciones computacionales están construidas en base a la normativa oficial del SII, facilitando a los funcionarios cumplir sus labores en forma transparente, equitativa y eficiente, así como también inhiben el incumplimiento de las normas, puesto que sus atribuciones en cuanto al manejo de información están claramente reguladas por un exigente sistema de control de accesos a los sistemas, a la información y a las instalaciones.
Los procedimientos de seguimiento, evaluación y mejoramiento de la calidad son desarrollados e implementados en forma gradual a través de la realización de planes piloto en áreas reducidas que permiten obtener una retroalimentación de cómo los funcionarios desarrollan destrezas en los nuevos procesos. Posteriormente se hacen mejoras y se difunden al resto de la organización.
Además de la publicación de los boletines mensuales a través de impresión tradicional y de la tecnología Intranet, el SII, por medio de convenios con empresas públicas y privadas, da a conocer información relevante y que no infrinja el secreto tributario. Es así como, gracias a un convenio con el Diario Oficial, se pública la normativa legal tributaria en la base de datos Anfitrión, y en virtud de un convenio con la empresa DICOM, se puede acceder al conocimiento de información básica de los contribuyentes, especialmente aquella que permita detectar y evitar fraudes tributarios. En ambos casos la información es accesada a través de simples y seguros sistemas informáticos de uso público.
Los sistemas de documentación incluyen todas las actuaciones de los funcionarios, frente a los contribuyentes u otros órganos, que se realizan de acuerdo a la misión del SII y sus normativas legales. Esto significa que todo el quehacer de los funcionarios se realiza al amparo de una circular o instrucción específica. Existe una unidad que se encarga de auditar que dichas normas se cumplan.
La emisión de cualquier modificación o nueva instrucción implica necesariamente su difusión a través de los medios ya mencionados y la capacitación de los funcionarios al respecto. Además, las aplicaciones computacionales tienen incorporadas en su operación las normativas vigentes y desde este punto de vista son un mecanismo orientado a facilitar y cautelar el cumplimiento de las normas o instrucciones.
El SII posee sistemas computacionales dedicados exclusivamente a la capacitación y entrenamiento. En estos sistemas se replica la realidad con que un funcionario se encontrará al cumplir sus labores, en cualquier parte del país. Estos laboratorios cuentan con sistemas de auto-aprendizaje y tutoriales de evaluación, gracias a los cuales se puede realizar una adecuada medición del avance del alumno. A través de esta tecnología, los funcionarios pueden buscar información necesaria para comprender y aplicar la normativa vigente, sin ambigüedades ni interpretaciones equívocas.