Para analizar cuál es la solución que más se ajusta a sus necesidades, es necesario tener claridad acerca de las características de su empresa, en cuanto al uso de la tecnología y de su proceso de facturación, por ejemplo, en cuanto a1:
- Volumen de facturación mensual.
- Características de emisión (discreto o en línea, frecuencia1)
- Forma de despacho de factura (correo, personal, con mercancía, etc.)
- Qué servicio de conexión a Internet utiliza (banda ancha, telefónico, enlace)
- Aplicaciones que sostienen su facturación (software nacional, internacional, hecho a la medida, etc.).
1 Fuente: ACTI
Aspectos claves a considerar en la elección de una solución de Facturación Electrónica
Actualmente el mercado ofrece un variado conjunto de soluciones de factura electrónica: desde soluciones de Servicios Internet sin inversión en tecnología, hasta productos de software para instalar en las plataformas informáticas de grandes compañías, eventualmente acompañados de consultoría para la conexión con las aplicaciones de la empresa.
En la elección de la solución a implantar, el contribuyente debería considerar que esta cumpla con lo siguiente:
Administración de Folios:
- El acceso al Código de Autorización de Folios (CAF) debe ser habilitado sólo para usuarios autorizados y debe dar prueba de la máxima seguridad en cuanto a resguardarlos de mal uso o utilización no autorizada.
- Aplicación del CAF en Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y sus respectivos timbres electrónicos.
- Asignación y control de folios usados, disponibles y anulados.
Emisión de DTE:
- Generación y envío de DTE al SII y a receptores también participantes del sistema.
- Generación de DTE sin descuadre y sin errores aritméticos.
- Administración de respuestas de validación recibidas desde el SII
- Administración de respuestas de envíos hechos a otros emisores electrónicos.
- Generación, recuperación y visualización de la Representación Impresa del DTE. Es muy importante que esta información sea consistente con los documentos enviados al SII.
- Si el contribuyente opera con Factura de Compra, Factura de Compra Electrónica, Liquidación Factura, Liquidación Factura Electrónica o documentos de exportación (Factura de Exportación, Factura de Exportación Electrónica, nota de Crédito de Exportación, Nota de Crédito de Exportación Electrónica, Nota de Débito de Exportación y Nota de Débito de Exportación Electrónica) deberá asegurarse que la solución escogida sea capaz de generar, emitir y administrar todos estos documentos.
Recepción de DTE:
Recepción de DTE emitidos por otros contribuyentes emisores electrónicos (Factura Electrónica, Factura No Afecta o Exenta Electrónica, Guía de Despacho Electrónica, Nota de Crédito Electrónica, Nota de Débito Electrónica, Factura de Compra Electrónica y Liquidación Factura Electrónica).
- Generación de Respuestas de envío, dirigidas al emisor de los DTE.
- Generación de mensajes de aceptación o rechazo, dirigidas al emisor de los DTE.
- Generación de acuse de recibo de las mercaderías entregadas o servicios prestados, según ley 19.983.
Construcción de la Información Electrónica de Compra y Ventas (IECV) y libro de Guías de Despacho Electrónicas:
- Generación de la IECV, en base a información de DTE y documentos tributarios no electrónicos, emitidos y recibidos.
- Generación de Libro de Guías de Despacho Electrónicas.
- Generación de ajustes a la IECV.
Generación de Archivo Electrónico de Cesión (AEC).
- Generación del AEC, para anotar en el Registro Público de Transferencia de Crédito la cesión del crédito contenido en una Factura Electrónica.
Alertas
Una buena Solución de Facturación Electrónica debe incluir los mecanismos que entreguen la tranquilidad al usuario acerca de que a través de su operación estará cumpliendo adecuadamente con el Modelo de Operación de Factura Electrónica. Por lo tanto, es muy importante que cuente con un sistema que avise al usuario cuando se vulnere alguno de los principios de este modelo. Por ejemplo, es importante:
- Identificar los Documentos Tributarios Electrónicos emitidos para los que no se haya recibido una respuesta de envío y un acuse de recibo de las mercaderías (si corresponde), de parte del receptor. De esta forma, se tendrá la certeza de que cada documento emitido ha sido recibido.
- Verificar que los DTE enviados al SII han sido recibidos correctamente. Si hubiera rechazos, los DTE rechazados debe enviarse nuevamente al SII con las correcciones correspondientes. Si hubiera DTE recibidos por el SII con reparos, se debe analizar el motivo del reparo y determinar si corresponde enviar una Nota de Crédito o Débito Electrónica. Igualmente, podría significar una corrección en el software para evitar que los reparos se repitan a futuro.
- Advertir cuando se genere un Documento Tributario Electrónico con fecha de emisión anterior a la fecha de generación y envío, ya que el SII recibirá el documento, pero será aceptado con reparos.
- Que todos los documentos emitidos que corresponda sean adecuadamente considerados en la generación de la Información electrónica de Ventas.
- Que todos los documentos recibidos, además de las facturas de compra emitidas, sean incluidos en la Información electrónica de Compra.
- Cuando se envíe la información electrónica de compras y ventas dividida en segmentos, no se debe permitir enviar el segmento final hasta que los segmentos parciales no hayan sido recibidos correctamente por el SII, ya que de otra forma será rechazado.
Almacenamiento
Es importante que se considere la necesidad de almacenamiento de los Documentos Tributarios Electrónicos y de la Información Electrónica de Compras y Ventas por un lapso de 6 periodos tributarios anuales, independientemente de que el servicio de almacenamiento lo provea la solución de Facturación Electrónica o no. Por lo anterior, es importante, especialmente para los Servicios vía Internet, que se permita el acceso, descarga y respaldo de los DTE, IECV y del Libro de Guías de Despacho.
Ver: empresas proveedoras de soluciones de facturación electrónica