CIRCULAR N°32 DEL 20 DE JUNIO DEL 2005
1.
INTRODUCCION La
Res. Ex. SII N°45 de 2003 establece que los contribuyentes autorizados
por el SII como emisores de documentos tributarios electrónicos deben
entregar una Representación Impresa de éstos, a los receptores no
electrónicos. Igualmente, se establece que todo transporte de mercaderías
sea que el receptor sea electrónico o no electrónico, debe ser acompañado
de la Representación Impresa del documento electrónico en dos
ejemplares, uno de los cuales puede ser retirado por un funcionario del
SII. El
objetivo de la presente Circular es instruir a los funcionarios que
desempeñen acciones de presencia fiscalizadora o realicen verificación
de documentos, respecto a la forma de proceder cuando deban revisar la
Representación Impresa de un documento tributario electrónico (DTE). Este
instructivo no norma los procedimientos que se deben llevar a cabo al
realizar una auditoría a contribuyentes que sean emisores electrónicos
ni el procedimiento asociado a Boletas de Venta Electrónicas. Asimismo,
es importante destacar que las actividades de presencia fiscalizadora
siguen siendo las mismas que se establecen en la Circular N°64, de
2001, con la salvedad que cuando un funcionario retire uno de los
ejemplares de la Representación Impresa en un Control Fijo o Móvil,
debe proceder con el otro ejemplar como si éste fuera un original,
estampando en él el timbre diseñado para estos efectos. 2.
DEFINICIONES a)
Formato digital
de un DTE: Documento tributario electrónico en formato XML, que
cumple las especificaciones establecidas por el SII. b)
Representación Impresa
de un DTE: Impresión en papel
del contenido de un documento tributario electrónico, que debe cumplir
los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos. c)
Representación Gráfica
de un DTE: Representación de un
documento tributario electrónico en un formato de imagen o pdf que
cumple las características de formato establecidas para la Representación
Impresa. 3.
PROCEDIMIENTO DE EMISION DE UN DTE El
emisor electrónico debe generar el documento tributario electrónico en
formato digital (DTE) en la oportunidad establecida en el Art. 55 de la
Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios. Sin
embargo, a pesar de que el documento es generado en formato digital,
cuando el receptor es no electrónico o cuando deban transportarse
bienes corporales muebles en vehículos destinados al transporte de
carga, el emisor debe otorgar una Representación Impresa del DTE. La
forma de revisar esta Representación Impresa es similar a la de los
documentos no electrónicos, por lo que los procedimientos de
fiscalización no cambian, sino que las diferencias se producen en las
alternativas para verificar un documento cuando éste tiene un origen
electrónico. 3.1
Documentación de la venta o prestación de servicios Cuando
un emisor electrónico genere un Documento Tributario Electrónico deberá
entregar el documento al receptor, ya sea en su formato digital, en una
Representación Impresa o en una Representación Gráfica de acuerdo a
lo que se detalla a continuación. a)
Si el receptor es electrónico:
se le debe enviar el DTE en su formato digital. Sin embargo, hay dos
situaciones en que el emisor debe entregar además la Representación
Impresa del documento, en la misma cantidad de ejemplares que si el
receptor fuera no electrónico. Si
hay entrega de bienes y el receptor no ha recibido el documento en
su formato digital. Si
hay traslado físico de bienes amparados por el documento. b)
Si el receptor es no electrónico:
se le debe entregar la Representación Impresa o poner a su disposición
la Representación Gráfica a través de su publicación en un sitio Web
o enviársela por correo electrónico, de acuerdo a lo dispuesto en la
Res. Ex. SII N°11, de 2003. 3.2
Forma de proceder en algunas situaciones En
Res. Ex. SII N°45, de 2003, se norma la cantidad de ejemplares de la
Representación Impresa y el plazo para el envío del DTE al SII por
parte del emisor, según si hay o no entrega o transporte de mercaderías
o si el receptor es electrónico o no electrónico. Para fines de
ejemplificar lo anterior, se detalla a continuación un conjunto de
situaciones y la forma de proceder: a)
Retiro de productos
desde una Sala de Ventas. Descripción:
Un cliente adquiere bienes corporales muebles en la Sala de Ventas de un
emisor electrónico y los traslada por sus propios medios a sus
instalaciones. Forma
de operación: Cantidad
de ejemplares de Representación Impresa: dos ejemplares en el
caso de la factura y uno en el caso de las boletas. Plazo
de envío del DTE al SII: Inmediato. Receptor
electrónico: Debe recibir la Representación Impresa para
respaldar el tránsito de mercaderías. Posteriormente, una vez
recibido el DTE en su formato digital,
puede eliminar la Representación Impresa. Receptor
no electrónico: Debe recibir la Representación Impresa que
respalda el transporte de las mercaderías. Posteriormente guarda un
ejemplar de la Representación Impresa. b)
Despacho de productos. Descripción:
Se despachan productos a un cliente amparados con una Guía de Despacho
Electrónica o con una Factura Electrónica. Forma
de operación: Cantidad
de ejemplares de Representación Impresa: dos ejemplares Plazo
de envío del DTE al SII: previo a la salida de los productos. Receptor
electrónico: Aún cuando los productos deben ser transportados
con la Representación Impresa, ésta se puede eliminar una vez que
el receptor reciba el formato digital del DTE. Receptor
no electrónico: Guarda un ejemplar de la Representación
Impresa. c)
Facturación Móvil. Descripción:
Los productos salen desde las bodegas de un vendedor con una Guía
de Despacho global la cual ampara el traslado de todos los bienes que
van destinados a los posibles compradores. Forma
de operación: La entrega de los
productos al cliente se efectúa con una Factura Electrónica o
una Guía de Despacho Electrónica. En este caso se debe proceder de
acuerdo a lo siguiente: Cantidad
de ejemplares de Representación Impresa: un ejemplar Plazo
de envío del DTE al SII: 12 horas desde la entrega de los
productos al cliente. Receptor
electrónico: Recibe Representación Impresa en caso que no se
haya entregado el DTE en su formato digital. Receptor
no electrónico: Guarda un ejemplar de la Representación
Impresa. d)
Facturación de Servicios o Facturación sin entrega de
productos. Descripción:
En esta situación no hay
transporte ni entrega de productos con el documento. El emisor electrónico
puede generar la Representación Impresa del DTE para el receptor no
electrónico o enviarle solamente
la Representación Gráfica de acuerdo a los dispuesto en Res. Ex. SII N°11,
de 2003; en este último
caso, el receptor no electrónico debe imprimir el documento recibido,
cumpliendo con las exigencias dispuestas en esa Resolución. Forma
de operación: Cantidad
de ejemplares de Representación Impresa: un ejemplar, excepto
si se aplica Res. Ex.
SII N°11, de 2003. Plazo
de envío al SII: Previo a la entrega al receptor Receptor
electrónico: Sólo recibe DTE en formato digital Receptor
no electrónico: Recibe Representación Impresa o Representación
Gráfica. Debe mantener un ejemplar de la Representación Impresa
para respaldo de su contabilidad. e)
Notas de Crédito y
Notas de Débito: Dado que estos documentos no respaldan el
transporte de mercaderías, se
tratan en forma similar al caso señalado en la letra d). 3.3
Normas de la Representación Impresa La Representación
Impresa de un documento electrónico debe cumplir las siguientes normas: Atributo Descripción 1 Cantidad
de ejemplares 2
ejemplares si hay transporte de mercaderías 1
ejemplar si no hay transporte de mercaderías y el receptor es no
electrónico 2 Fondo Color
blanco, sin obligatoriedad de mensajes en el fondo. 3 Dimensiones: Ancho
y alto o viceversa Tamaño Mínimo: 14
cms por 21,5 cms (media carta) Tamaño
Máximo: 21,5 cms por 33 cms (tamaño oficio) 4 Logotipo Máximo
1/5 del documento 5 Recuadro Tamaño mínimo de 1,5x5,5 cms. en el lado superior derecho, enmarcado
por un filete o línea , de color negro o rojo. Tamaño máximo del recuadro 4x8 cms. 6 Información
de recuadro Nombre del
Documento: Debe ir el nombre que el SII ha definido para el
documento, es decir Factura Electrónica, Guía de Despacho Electrónica,
etc. Letras tamaño
igual o superior a 10 en alta. Se deben incluir sólo
los siguientes datos: Rut del emisor, Nombre del tipo de
documento, N° (correspondiente al folio). Colores de los
datos incluidos en el recuadro: Rojo o negro. No es preciso que estos datos sean preimpresos. 7 Numeración de los
documentos Excepto situaciones
especiales, los documentos comenzarán desde el folio número 1. Exceptuando los
datos de RUT emisor, Nombre del documento y número correlativo,
el resto de los datos del documento deberán estar impreso en
forma computacional y las letras utilizadas deberán ser de color
negro y tamaño igual o superior al tamaño 8. La información a
consignar es similar a la establecida para los documentos no electrónicos
con la salvedad que en el caso de las Guías de Despacho que
correspondan a ventas, es obligatorio que esté indicado, como dato
referencial, el valor total
por línea de detalle y el monto total de la operación.
Cuando un funcionario requiere verificar la
Representación Impresa de un DTE, tiene tres opciones: Verificar el documento con un Lector de Código de Barras. Verificar el documento en Intranet. Verificar el documento con el emisor
electrónico. A continuación se describe la forma de proceder
en estos tres casos. 4.1 Verificación
con lector de código de barras. 4.1.1 Características
del timbre Electrónico El
timbre electrónico impreso en la parte inferior del documento, contiene
la siguiente información: - Datos del documento electrónico que se despliegan al
leerlos con el Lector de Código de Barras: Tipo de documento, Folio,
Fecha del documento, Rut y Razón Social del emisor, Rut y Razón Social
del receptor, Monto Total y Glosa del primer ítem de detalle. - CAF (código de autorización de Folios): es un archivo
que contiene, entre otros datos, el Rut del emisor, el tipo de documento
y el rango de folios autorizados. Este archivo está firmado electrónicamente
por el SII. Este archivo garantiza que el folio de un documento está
autorizado por el SII. - Firma electrónica del timbre: El timbre es firmado electrónicamente,
de manera que se puede detectar si hay alteraciones en los datos. El
timbre electrónico se imprime con un código de barras de dos
dimensiones en el formato PDF417. 4.1.2 Mensajes de
la aplicación computacional La
información contenida en el timbre se lee y valida con un Lector de Código
de Barras y la aplicación respectiva. La
aplicación computacional lleva a cabo las siguientes funciones: Interpreta el código de barras Comprueba que el timbre haya sido confeccionado en forma
correcta. Compara los datos del CAF con los datos que agregó el
emisor. Por ejemplo compara que el Rut que está en el CAF sea el mismo
Rut que agregó el emisor en el timbre, lo mismo hace con el tipo de
documento, etc. Comprueba que el timbre haya sido efectivamente hecho por
el emisor a través de la comprobación de la firma del timbre. Producto de la lectura
del timbre existen los siguientes resultados posibles: a) Timbre ilegible: Si al hacer una lectura con el Lector de
Código de Barras, no se despliega ningún mensaje, se debe repetir el
procedimiento. Si, por segunda vez, no se despliega un mensaje,
significa que el timbre es ilegible. En este caso, es obligatorio
verificar el documento en el sitio Web del SII. b) Timbre inconsistente: Hay varios tipos de inconsistencia,
los cuales se definen en el cuadro siguiente. En todos estos casos hay
un error en la confección del timbre por lo que se deberá
obligatoriamente efectuar una comprobación en el sitio Web del SII.
Explicación Acción a seguir 1 El Rut del emisor que se ha incorporado al Timbre es
distinto del RUT que el SII incluyó en el CAF. - Verificar
documento en Intranet. - Si el DTE
no ha sido recibido por el SII, se debe verificar si el folio está
autorizado. 2 Tipo de dcto. no corresponde a CAF El tipo de documento que se ha incorporado al Timbre no corresponde al
Tipo de documento que el SII autorizó a través del CAF. 3 Folio no corresponde a CAF El folio que se ha incorporado al Timbre no corresponde al Rango de
Folios autorizados a través del CAF. 4 Sin Rut Receptor El emisor no registró el
Rut del Receptor en el Timbre. - Verificar
que la Razón social del receptor contenida en el timbre,
corresponda al mismo dato impreso en el documento. - Verificar
documento en Intranet. 5 Sin Monto Total El
emisor no registró el Monto Total del Documento en el Timbre. - Verificar
documento en Intranet. 6 Error Técnico Este
es un error que tiene que ver con la seguridad del documento.
- Verificar documento en
Intranet. 7 Error en CAF Ha habido alguna alteración
en el CAF incorporado al Timbre. - Verificar
documento en Intranet. - Si el DTE
no ha sido recibido por el SII, se debe verificar si el folio está
autorizado. Cuando se producen varios errores, se despliegan
todos los mensajes de error detallados en el cuadro anterior. c) Timbre consistente: Un timbre es consistente, cuando no
hay ningún mensaje de error. Aparte de los 7 mensajes anteriores, hay
otro mensaje que indica “fecha anterior a CAF”, el cual no se
considera un error; por lo tanto si éste es el único mensaje
desplegado, el timbre se considera consistente. Sólo cuando un timbre es consistente, se debe
pasar a comparar los datos desplegados en la aplicación del lector, con
los datos impresos en el documento, obteniéndose los resultados
posibles descritos en d y e, siguientes. d) Timbre válido: Un timbre es válido,
si es consistente y los datos desplegados al usar el lector, son
iguales a los que están impresos en el documento. Si esto se cumple, la
Representación Impresa ha sido válidamente emitida. e) Timbre inválido: Un timbre es inválido,
si es consistente pero alguno de los datos desplegados al usar el
lector, es diferente al que está impreso en el documento. En este caso
es obligatorio revisar el documento en Intranet. Lo anterior se resume en
el siguiente diagrama:
Figura 1: Diagrama
de la verificación con Lector de Código de barras 4.2
Verificación en Intranet a) Cómo se verifica: Hay dos opciones para hacer esta verificación Verificación
de datos principales del documento: Se puede verificar si los datos
principales del documento corresponden al recibido por el SII. Para esto
se debe ingresar al Menú Trabajo Fiscalizadores, opción “Verificar
contenido de Factura Electrónica”, donde se debe digitar Rut emisor,
Rut receptor, Tipo de documento, Folio, Fecha de Emisión y Monto Total.
Se recibe por respuesta un mensaje que informa si el folio está
autorizado, si el documento está recibido y si los
datos del DTE recibido por el SII corresponden a lo digitado.
Esta opción está disponible para todos los funcionarios. Verificación
del Total del documento: En el Menú “Trabajo Fiscalizadores”
opción “Consulta de Factura Electrónica” se digita Rut del
emisor, Tipo de documento y Folio y se visualiza el contenido del DTE en
un formato gráfico. Esta aplicación está disponible hasta el perfil
de Jefe de Grupo Regional. b) Casos que se deben verificar en Intranet No
es preciso que toda Representación Impresa sea verificada en Intranet.
Se deben considerar los siguientes criterios: Todo documento con timbre ilegible, inconsistente o inválido
obligatoriamente debe ser verificado en Intranet. Todo documento retirado en un control carretero, cuando no
se haya efectuado la verificación del timbre, también debe ser
verificado en Intranet. En documentos con timbre válido,
se recomienda revisar una muestra aleatoria, no inferior al 10%
de los documentos retirados. En los documentos
electrónicos, esta verificación sustituye en gran parte la verificación
que se realiza con el emisor en los procesos de auditoría. c)
Resultados de la revisión Si el folio no está autorizado: Se debe proceder de igual
manera que con los
documentos no electrónicos. Si el documento no ha sido recibido por el SII: Se debe
considerar un plazo razonable, atendiendo a los plazos indicados en 3.2
y al tiempo de validación del SII. En todo caso, este plazo no debería
exceder de 2 días, excepto situaciones de contingencia. Si los datos no corresponden: Si existe discrepancia entre
los datos registrados en la Representación Impresa y el documento
recibido por el SII, se debe iniciar una investigación, debido a que el
documento puede haber sido alterado. 4.3
Verificación de documentos con el emisor electrónico Cuando un funcionario
requiera verificar una Representación Impresa con el emisor electrónico
que haya generado un DTE, deberá seguir las siguientes pautas: a) Solicitar la Representación Impresa al emisor electrónico:
el funcionario podrá solicitar al emisor del documento la Representación
Impresa de hasta 10 documentos. Si los documentos son del período en curso o de los dos períodos anteriores,
éstos deberán ser entregados en forma inmediata. Para períodos
anteriores el contribuyente dispondrá de un plazo de 10 días hábiles
para entregar la Representación Impresa. b) Solicitar el documento electrónico en medio magnético:
Si se requiere una mayor cantidad de documentos, el fiscalizador deberá
solicitarlos en un medio electrónico y procederá en la oficina a
visualizar e imprimir los documentos en caso que sea necesario. Se
dispondrá para estos fines de una aplicación en Intranet. La verificación de documentos con el emisor
electrónico se debe efectuar cuando en Intranet se constate algunas de
las siguientes situaciones: El folio del documento aparece como no autorizado por el
SII El Timbre Electrónico es ilegible, inconsistente o inválido
y el documento no ha sido recibido en el SII Los datos de la Representación Impresa difieren de los
datos del DTE recibido por el SII. 5.
Resultado de la verificación de los documentos 5.1 Acciones En resumen, las acciones a realizar dependerán
del resultado de la revisión y del tipo de control que se esté
efectuando, según se detalla en el cuadro siguiente: Tipo de control Resultado
de revisión Resultado
(Acción) Con
lector de código de barras (Timbre
Electrónico) Timbre
Ilegible o inconsistente Revisar
en Intranet. Timbre
Válido Muestreo
para revisar en Intranet. Timbre
Inválido Revisar
en Intranet. En Intranet (Contenido del documento) Folio
no autorizado Presunción
que el documento sea falso. Verificar con el supuesto Emisor. No
recibido en el SII y con timbre inválido, ilegible o
inconsistente Depende
de los plazos para enviar al SII (ver 3.2). Si plazos son
superiores a los normados, se debe verificar con el supuesto
Emisor. Datos
en el SII son iguales a los datos de Representación Impresa Documento
válido. Datos
en el SII son distintos a los datos de Representación Impresa Presunción
que el documento sea
falso. Verificar
con el supuesto Emisor. La tipificación de infracciones establecidas en
el apartado 3 del Capítulo IV de la Circular N°1, de 2004, es
plenamente aplicable tratándose de los DTE. Sin embargo, considerando
las particularidades que presenta el formato de aquellos y que, con la
lectura del timbre electrónico y la consulta en Intranet, se dispone de
mayores antecedentes para su verificación, se pueden presentar las
siguientes situaciones infraccionales especiales:
La emisión de un DTE, sin que se remita un
ejemplar al SII, de conformidad con lo instruido en el resolutivo cuarto
de la Res. Ex. SII N°45, de 2003, se sancionará de acuerdo a lo
establecido en el Artículo 109 del Código Tributario. El traslado de bienes corporales muebles con la
representación impresa de un DTE, sin portar los dos ejemplares que
obliga el dispositivo cuarto de la Res. Ex. SII N°45, se sancionará en
la forma prevista en el artículo 97 N°17 del Código Tributario y de
conformidad a las instrucciones contenidas en el Oficio Circular N°3,
de 2004. Saluda
a Uds. JUAN
TORO RIVERA DISTRIBUCIÓN |