1.- Por presentación del antecedente, don XXX, en representación del YYY, expone que se ha adjudicado un contrato de aportes no reembolsables para la ejecución de un proyecto con el Fondo de Solidaridad e Inversión Social (FOSIS). Señala que en el marco de este contrato, se le exige por parte de dicha institución la rendición de los gastos efectuados, mediante la entrega de la documentación tributaria de respaldo en original o copia autentificada por el Servicio de Impuestos Internos.

Indica que entiende que la documentación de respaldo de las operaciones debe mantenerse en la empresa, de acuerdo al Código Tributario y las normas del Servicio de Impuestos Internos, por lo que solicita se le instruya sobre el procedimiento que corresponde en este caso y la alternativa válida para el Servicio. Pide además que se le indique la forma en que debe realizar la autenticación de los documentos en el Servicio de Impuestos Internos.

2.- Sobre el particular, se tiene presente que el documento acompañado por el requirente, denominado Anexo N° 3 Instructivos sobre Rendiciones de Cuentas, establece que los ’gastos rendidos deben incorporar la documentación original o una copia autentificada por el Servicio de Impuestos Internos’.

Además, el Contrato de Aportes no Reembolsables acompañado a la petición, establece que ’Las partes acuerdan que el traspaso de recursos aportados por el FOSIS queda sujeto a las disposiciones de la Ley de Presupuestos del Sector Público, en conformidad a las disposiciones sobre Rendiciones de Cuentas establecida en la Resolución N° 759, de 2003, de la Contraloría General de la República’.

3.- Al respecto cabe señalar que, frente al problema de determinar el lugar en que deben ser conservados los documentos tributarios originales empleados en la rendición financiera, la Contraloría General de la República estableció mediante Dictamen N° 12.088, de 19.03.2007, que de acuerdo al artículo 55 de DL N° 1.263, de 1975 y en armonía con dictámenes anteriores, por motivos calificados los originales pueden ser reemplazados en la rendición de cuentas por fotocopias autentificadas por ministros de Fe o por el funcionario correspondiente. A continuación el dictamen señala expresamente que no se avizoran inconvenientes para que la documentación original sea mantenida en dependencias de las organizaciones privadas receptoras de los recursos.

En consecuencia, en opinión de este Servicio, en el caso planteado pervive para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales, conforme a las reglas generales. Ello es necesario para la fiscalización del cumplimiento de sus obligaciones tributarias, según lo establecido en el artículo 17 del Código Tributario. Precisamente, se estima que esta razón es constitutiva de los motivos calificados que señala la Contraloría en el dictamen citado, para que la documentación original se conserve en poder del contribuyente.

En cuanto a las copias autorizadas de la documentación tributaria, esto es, facturas, notas de crédito y debito, guías de despacho, etc., se considera que no corresponde a este Servicio su otorgamiento para los fines indicados, por carecer de facultades legales para ello. En efecto, si bien los funcionarios expresamente autorizados tienen el carácter de ministros de fe, esa calidad sólo puede ejercerse válidamente según lo dispuesto en el artículo 86 del Código Tributario, que prescribe que tal condición es para los ’efectos de este Código y las leyes tributarias’, excluyéndose así su ejercicio para otros objetos o motivos.

4.- En consecuencia, en respuesta a la consulta puede informarse que en el caso planteado, corresponde que se mantenga en poder del contribuyente la documentación tributaria original. Asimismo se informa que, para los fines consultados, el otorgamiento de copias autorizadas de dichos documentos es una actuación que los funcionarios de este Servicio no pueden realizar por no encontrarse legalmente autorizados.

RICARDO ESCOBAR CALDERON
DIRECTOR

Oficio N° 3.291, de 12.11.2009
Subdirección Normativa
Dpto. de Técnica Tributaria