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El Servicio de Impuestos Internos anunció la próxima puesta en marcha de un modelo de operación que facultará a los contribuyentes para generar, transmitir y almacenar sus documentos tributarios en forma electrónica, lo que permitirá a futuro el reemplazo de los documentos en papel físico para respaldar las transacciones y eliminará la necesidad de concurrir periódicamente a las oficinas del organismo para cumplir el trámite de timbraje. La iniciativa, en la que se ha trabajado por varios años al interior del SII, representa un impulso definitivo para el desarrollo del comercio electrónico en el país, con lo que Chile se constituirá en una de las naciones más avanzadas del mundo en esta materia.
De acuerdo con los plazos proyectados, el nuevo sistema podría entrar en operación progresivamente durante el año 2002.
Situación Actual
En la actualidad se exige que los documentos tributarios que respaldan las operaciones comerciales sean registrados en papel autorizado por el SII, lo que se materializa a través de un timbre de cuño que el contribuyente está obligado a aplicar sobre sus documentos en papel antes de utilizarlos. Para aplicar este timbre de cuño, el contribuyente debe concurrir periódicamente a la Unidad del SII que corresponde a su domicilio, llevando los documentos que desea timbrar, con los folios preimpresos.
Tanto para el Servicio como para los contribuyentes, especialmente para los que requieren timbrar un gran volumen de documentos, este es un procedimiento engorroso y con un elevado costo administrativo.
Más costosa resulta todavía la exigencia legal de guardar físicamente por un plazo de seis años tanto los documentos tributarios emitidos como los recibidos, ya que deben estar disponibles en caso de ser requeridos en una eventual fiscalización del SII. Esta situación obliga a los contribuyentes a incurrir en el gasto de mantener espacios físicos y bodegas especialmente destinadas al almacenaje de estos papeles, con archivos indexados de los documentos por fecha, proveedor o cliente.
El nuevo sistema
Como una manera de optimizar y facilitar las operaciones comerciales entre las empresas y la relación de éstas con el SII, el Servicio de Impuestos Internos pondrá en marcha un modelo de operación que permitirá generar y transmitir documentos tributarios en forma electrónica, lo que liberará a los contribuyentes de la obligación de imprimirlos en papel especial y de guardarlos físicamente.
Los contribuyentes podrán optar voluntariamente al nuevo sistema solicitando una autorización al SII, sin necesariamente dejar de operar en el sistema actual, puesto que se tardará un tiempo antes de que todas las empresas estén operando completamente en el ámbito electrónico.
El nuevo sistema contempla la sustitución del trámite de timbraje físico de los documentos tributarios por un mecanismo de timbraje “virtual” en el sitio web del SII, con lo cual el contribuyente obtendrá la autorización para generar sus facturas, boletas, guías de despacho y otros documentos tributarios en forma electrónica.
Como un medio de asegurar la autenticidad de los emisores y la integridad de los documentos, el sistema generará un código de validación que además certificará la eventual representación impresa del mismo. Este código o timbre electrónico se obtendrá a través de un software de seguridad que podrá bajarse desde el sitio Web del SII. Adicionalmente, existirá una aplicación disponible para verificar la validez del timbre electrónico y con ello la autenticidad del contenido del documento. Por lo tanto, los contribuyentes que lo requieran podrán imprimir sus boletas y facturas en su propio computador, con la ayuda de este software.
El Servicio determinará el formato y contenidos que deben tener estos documentos, el que será certificado por empresas acreditadas por el Organismo. Para la operación de este modelo es fundamental la incorporación de Certificados Digitales y Firmas Electrónicas, lo que para asegura la autenticidad de los emisores y cautelar la integridad de los documentos generados y transmitidos electrónicamente.
El contribuyente que en una operación comercial genere electrónicamente el documento tributario correspondiente, junto con hacerlo llegar a su cliente deberá remitir el ejemplar de control tributario al Servicio de Impuestos Internos vía Internet, liberándose así de la obligación de almacenarlo, ya que éste será el ejemplar válido legalmente para una eventual fiscalización posterior.
Este esquema equivale a que el SII exija su copia del documento en el momento de su generación, cosa que en la actualidad resulta obviamente impracticable con los documentos sustentados en papel.
Reducción de Costos: el gran beneficio
El nuevo sistema representa para los contribuyentes una evidente disminución de los costos de operación, especialmente por la liberación de la obligación de almacenamiento de los documentos tributarios para una eventual revisión del SII, y la eliminación de la necesidad de mantener un stock de documentos timbrados suficientes para su negocio.
Por el lado de la operación comercial, permite mejorar la gestión de los procesos de compra-venta de las empresas aportando simplificación y rapidez en el procesamiento de los documentos, restándole a la empresa sólo incorporar el pago electrónico para hacer de una transacción comercial un acto absolutamente electrónico.
Según estimaciones del Servicio de Impuestos Internos, en la actualidad la generación, envío y almacenamiento de una factura le significa al contribuyente un costo aproximado de $750, mientras que en el nuevo esquema de operación no debería costarle más de $270. Este ahorro de recursos resulta particularmente relevante para los pequeños y medianos comerciantes y empresarios, quienes realizan la totalidad del proceso en forma manual. Con la simplificación integral del proceso, los contribuyentes verán disminuida su carga administrativa y podrán dedicar mejor su tiempo y esfuerzo al desarrollo de sus negocios.
Para el SII el sistema también tiene ventajas, ya que al disponer en forma inmediata del ejemplar de control tributario de cada documento electrónico, puede fiscalizar más eficientemente los aspectos tributarios de las operaciones comerciales establecidas bajo esta modalidad.
Impacto masivo en el mercado
Como una muestra del impacto potencial que el nuevo sistema de uso masivo de los documentos tributarios electrónicos tendrá en el mercado chileno, basta señalar que en la actualidad los contribuyentes timbran en el SII un promedio mensual de 34 millones de facturas y documentos asociados (guías de despacho, notas de crédito, libros, etc.), y unos 360 millones de boletas de ventas y servicios.
Se estima que en una primera etapa podrían operar en este nuevo esquema las empresas de servicios y las grandes cadenas comerciales, que son los mayores generadores de facturas y boletas. De hecho, el Servicio de Impuestos Internos ha estado trabajando esta materia conformando una comisión consultiva con algunas de las compañías más importantes de estos rubros, con las cuales se ha ido elaborando en detalle el modelo.
Por último, el proyecto significa un gran impulso al comercio electrónico en nuestro país, dada la automatización del proceso de compra-venta y la utilización de la firma electrónica como requisito de generación del documento. Adicionalmente, facilita e impulsa el proceso de modernización e incorporación de tecnología en la pequeña y mediana empresa, permitiéndoles mejorar su gestión. Todo ello sin obviar que el gran ahorro que representa para las empresas este sistema, redunda en un mayor beneficio para el país al aumentar su competitividad en los mercados mundiales.
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