1.- A través del Reservado indicado en el antecedente, se expresa que mediante Circular Nº 59, de 1997, se estableció un procedimiento para permitir la aceptación como gasto por parte de las empresas, respecto de los desembolsos en que incurren los empleados en actividades de ventas por el uso de sus propios automóviles que éstos deben utilizar por razones exclusivas de sus funciones laborales. Dicha Circular establece un procedimiento para la utilización de este beneficio, para lo cual se señalan los registros especiales que deben llevar, como el Registro de Ruta para la empresa y Bitácora para el trabajador, que deben ser exhibidos a petición del Servicio. Además del detalle de gastos reembolsados que debe confeccionar la empresa, según modelo que establece la misma Circular.

De acuerdo al texto de la Circular, para determinar o no la procedencia del gasto, es particularmente importante el contrato de trabajo que tenga la empresa con el trabajador, en que se especifiquen las funciones y queden claros los desplazamientos que debe realizar.

Ahora bien, según las instrucciones contenidas en el instructivo señalado, para efectos de ingresar al sistema, las empresas que desean acogerse a sus beneficios, deben efectuar una presentación a la Dirección Regional correspondiente, indicando que se acogen al procedimiento, fecha en que se incorporarán a él y deben señalar que lo conocen cabalmente y se sujetarán a sus normas.

Informa que se han recibido presentaciones que si bien cumplen formalmente los requisitos del aviso para ingresar al sistema, esa Dirección Regional considera que es cuestionable su procedencia, en circunstancias que aparecen efectuándolas personas que resultan ser representantes legales de las empresas, se ignora si son socios, de manera que el beneficio que se implementó pudiere estar desvirtuándose, haciéndose mal uso del mismo.

Por ello, se estima que dados los términos de la Circular 59, de 1997, que la aplicación de la franquicia debiera circunscribirse estrictamente al ámbito de quienes mantienen una relación simplemente contractual con la empresa, y de dependencia y no de otro tipo de vinculaciones, por lo cual a fin de precaver situaciones a futuro, se solicita se aclaren en tal sentido las instrucciones que se contemplan en la Circular 59, de 1997, estableciendo en forma expresa su ámbito de aplicación.

2.- Sobre el particular, cabe señalar que mediante la citada Circular Nº 59, de 1997, esta Dirección Nacional estableció el tratamiento tributario que tendrán los gastos de vehículos de propiedad de los trabajadores, estableciéndose una serie de requisitos a cumplir tanto por los trabajadores como por las empresas para poder acogerse a dicha normativa tributaria.

En efecto, uno de los requisitos que se establece para que las asignaciones de reembolsos de gastos efectuadas a los trabajadores por las respectivas empresas sean consideradas como ingresos no constitutivos de rentas, es que se trate de trabajadores dependientes que tengan la calidad de vendedores, promotores de venta, supervisores de venta o cobradores, calificación que debe estar debidamente estipulada en los respectivos contratos de trabajo celebrados entre las partes. Por otro lado, para que la empresa pueda rebajar como gasto tales asignaciones, se estableció, entre otros requisitos, que debe acreditar la obligación de pago de dichos valores, lo cual debe efectuarse también mediante las estipulaciones contenidas en los respectivos contratos y convenios colectivos celebrados con los trabajadores.

3.- Ahora bien, para poder acogerse al referido sistema de reembolso de gastos, se estableció en la citada Circular Nº 59, de 1997, que la empresa debe efectuar una presentación a la Dirección Regional correspondiente a su domicilio, mediante la cual informa al Servicio que se acoge al procedimiento establecido en el citado instructivo, indicando la fecha en que se incorpora a la referida modalidad, y señalando en forma expresa que conoce cabalmente tal normativa y que se sujetará a sus normas, sin esperar una respuesta por parte de la Dirección Regional respectiva.

Por lo tanto, la función de cada Dirección Regional sobre la normativa establecida en la referida Circular Nº 59, de 1997, en el momento en que los contribuyentes presentan los antecedentes antes señalados, es tomar sólo conocimiento de la decisión que adopta la empresa de acogerse a dicha modalidad, verificando en esa instancia que el escrito entregado por la empresa cumpla con los requisitos que exige la Circular, y no en tal oportunidad entrar a calificar si el contribuyente tiene derecho o no al tratamiento tributario respecto de sus trabajadores y vehículos utilizados, ya que en ese momento no se cuenta con todos los antecedentes, situación que la citada Dirección Regional deberá verificar posteriormente si el contribuyente cumple o no con todos los requisitos para acogerse al referido sistema, tal como se establece en el citado instructivo, al señalarse textualmente que "lo anterior, es sin perjuicio de las facultades fiscalizadoras de que están investidas dichas Unidades para la verificación del cumplimiento de los requisitos antes señalados y de la efectividad y procedencia de los gastos o desembolsos incurridos."

JAVIER ETCHEBERRY CELHAY

DIRECTOR

Oficio Nº 3.165, de 19.11.1998

Subdirección Normativa

Depto. Impuestos Directos