El tratamiento tributario de los gastos de vehículos puestos a disposición de la empresa, para uso exclusivo de sus funciones laborales, y de propiedad de los trabajadores, corresponden a una asignación de traslado que no constituye renta para el trabajador y que, al mismo tiempo, se reconoce como un gasto necesario para producir la renta para la empresa.
Para el trabajador que percibe el reembolso de gasto, no constituirá renta cuando cumpla los siguientes requisitos:
Que se compruebe efectivamente que el trabajador necesita trasladarse a diferentes lugares dentro de su jornada de trabajo para poder cumplir con las funciones encomendadas por la empresa.
Que las sumas pagadas se otorguen a base de las distancias efectivas que el trabajador debe recorrer para visitar los diferentes lugares necesarios para el cumplimiento de sus funciones. A cada trabajador se le aceptará para efectos tributarios un reembolso máximo equivalente a 0,00222 UTM. por cada kilómetro recorrido, más el equivalente a 10 litros de bencina de 93 octanos, sin plomo, por cada 100 Kms. diarios recorridos con un tope mensual de 2.200 Kms.
Que, tales cantidades no se paguen por un tiempo indeterminado con el solo objeto de pagar una mayor remuneración al trabajador.
Para la empresa, constituye un “Gasto reembolsable” que podrá rebajarse como necesario para producir la renta, cuando se cumplan los siguientes requisitos:
Que se acredite la obligación de pago de tales asignaciones. Por lo tanto, éstas deben estar estipuladas en los contratos y convenios colectivos celebrados con los trabajadores.
Que se acredite que son de propiedad de los trabajadores los vehículos, que éstos utilizan en el cumplimiento de sus funciones y que van en directo beneficio de la empresa.
Que las sumas a reembolsar se determinen mediante algún procedimiento objetivo que permita medir el monto efectivamente incurrido por el trabajador por la utilización de su vehículo.
Que no se trate de cantidades fijas, estimadas o globales que no estén fundamentadas en el uso efectivo del vehículo, sino que correspondan a gastos efectivamente incurridos debidamente acreditados con la documentación correspondiente.
Que no se pretenda con el otorgamiento de tales asignaciones, financiar el traslado del trabajador de su casa-habitación a las oficinas de la empresa, ya que en dicho caso se trataría de una "asignación de movilización".
Que no se otorguen tales asignaciones en forma generalizada a todos los trabajadores de la empresa por el solo hecho de poseer un vehículo, sino que a los que realmente utilizan tales bienes en el desempeño de sus funciones y que originan un beneficio para la empresa.