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EXPERIENCIA
DE SUPERMERCADOS MONTECARLO |
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Motivación de Supermercados Montecarlo para incorporarse al piloto de Factura ElectrónicaFundamentalmente
el Sr. Marcelo Cantergiani R.
Gerente General de Supermercados Montecarlo establece que es especialmente
relevante este proyecto por la gran cantidad de documentos que recibimos
de nuestros proveedores y dada la experiencia de años que tiene nuestra
empresa en el comercio electrónico con la utilización de EDI. Es
importante destacar que nuestra empresa fue la segunda en Chile en
transferir documentos electrónicos estandarizados. La incorporación de
la factura electrónica nos permitirá , una vez que se masifique, obtener
grandes economías de escala a nivel administrativo y por otro lado una
importante reducción de los errores intrínsecos a la transferencia no
estandarizada de información. Por último este documento tiene una
importancia relevante en los procesos logísticos de nuestra compañía. Por
otro lado para nuestra empresa es de suma importancia el no abordar este
proyecto como un proyecto tecnológico que resida en el departamento de
informática si no como un proyecto que cruza horizontalmente a la
organización. Las
empresas que reciben una gran cantidad de documento entienden que es muy
complejo su procesamiento. Actualmente en nuestro caso recibimos en forma
mensual aproximadamente 36 mil documentos mercantiles que deben ser
comparados con las Ordenes de Compra y cuadrados uno a uno. Un esquema
electrónico estandarizado nos permite hacer un pareo automático ítem
por ítem de los documentos, determinando las diferencias en forma automática
y segura. Como ejemplo se puede mencionar que en la actualidad tanto
Lucchetti como Lever nos envían un documento similar a la factura electrónica
que se llama “aviso de despacho valorizado”. Al recibir este documento
podemos en forma automática detectar dónde y porqué se producen
diferencias (ya sea de precios, cantidades despachadas, plazos de pago,
etc...). En el caso de un proveedor que nos envía un documento manual
solo podemos detectar en forma automática si el documento está cuadrado
o no, pero en caso que exista una diferencia debemos buscarla en forma
manual. Se debe destacar que aproximadamente el 40% de los documentos
presentan diferencias. Dentro
de las mejoras administrativas se encuentra también la eliminación de
los errores de re-digitación, por ejemplo errores en los totales del
documento al ingresarlos al libro de compras. Con el mensaje de factura
electrónica se eliminan los errores de redigitación ya que los datos
ingresan automáticamente directo de la fuente. Por otro lado los errores
en la fuente también se pueden reducir al integrar los procesos de
facturación con la factura electrónica. Este
es un punto de mucha relevancia y en el que Montecarlo lleva trabajando
por años. Proyectos de este tipo los permiten la transferencia de
información relevante para los procesos logísticos como
“cross-docking”, recepción certificada, despacho “paletizado”,
abastecimiento continuo , etc... En
este caso también se puede mencionar el ejemplo de Lucchetti y Lever que
mediante el “aviso de despacho valorizado” nos ha permitido ahorros en
los tiempos de recepción en forma significativa. Una recepción (descarga
y confirmación de documentación) de un camión con 24 pallets toma con
el proceso normal 40 minutos y mediante los documentos electrónicos se
reduce a 8 minutos. A futuro y considerando una masificación de esta tecnología existirán otras ventajas de este proyecto como por ejemplo la venta por Internet, la estandarización de facturas por servicios, la reducción de la carga administrativa en los procesos de declaración de impuestos, entre otros. Barreras de entrada a este proyectoLas
barreras de entrada para este proyecto dependen principalmente del tamaño
de la empresa donde las empresas más grandes deberán invertir más en
este proyecto y destinar recursos humanos. Otra barrera de entrada puede
ser el alto costo del cambio de impresoras que permitan dibujar el código
bidimensional. Es
muy posible además que las empresas que no tengan experiencia en comercio
electrónico deban contratar asesoría externa, sin embargo para las pequeñas
empresas será mas simple ya que existirán paquetes de s/w que incorporarán
esta tecnología. Por lo anterior si hay alguna empresa pequeña que está
pensando en adquirir un s/w productivo creemos que no es el momento de
hacerlo. Sin
embargo, para el caso de las empresas medianas, creo que la principal
barrera de entrada será el baja aceptación de este tipo de proyectos por
los gerentes o dueños de estas compañías debido al bajo conocimiento
que tienen ellos de las nuevas tecnologías. Masificación Este
punto es de extremada importancia para las empresas que serán grandes
receptoras de documentos. La
masificación de esta tecnología dependerá exclusivamente de las
decisiones que tome el SII, como por ejemplo los incentivos que ofrezca y
la posibilidad de transar la complejidad del proyecto en pos de la
masificación. Existe
también una importante oportunidad de masificación en el retail ya que
en la actualidad hay una comunidad de comercio electrónico compuesta de
12 Supermercados y Mayoristas (a la cual se sumarían probablemente las
farmacias) y 850 proveedores, de estos unos 650 no cuentan con s/w para la
administración. Pues bien, existe un proyecto en esta comunidad
(consultar a la Cámara Nacional de Comercio) de dotar a estas 650
empresas de un s/w que les permita manejar los procesos productivos y
administrativos, pero que a su vez, les permita conectarse en forma electrónica
con esta comunidad con el objeto de poder recibir OO/CC, confirmaciones de
recepción de mercadería, avisos de pago, informes de venta/inventario de
sus productos en los puntos de venta y enviar facturas electrónicas,
listas de precios, catalogo de productos, etc... Todo esto en forma automática
y completamente integrado a sus procesos y a un muy bajo costo. Este
proyecto es la razón por la cual pensamos que las barreras de entrada
para una pequeña empresas serán mucho menores que las barreras de
entrada que presentan las grandes y medianas empresas. ConclusionesSin duda este proyecto será muy beneficioso para el país, sin embargo se prevé una lenta incorporación a él de las empresas medianas ya que la principal barrera será el conocimiento y disposición que tienen los grandes ejecutivos de estas compañías en las nuevas tecnologías. La masificación e incorporación de grandes y pequeñas empresas dependerá en gran medida de las decisiones que tome el SII en cuanto a los incentivos. Post
Implementación del Sistema. Tal
como lo mencionamos anteriormente y dado nuestro ánimo de incorporar
permanentemente las innovaciones tecnológicas y siendo la última empresa
que se agregó en Octubre del año 2002 al piloto de Factura Electrónica,
hoy podemos comunicar que estamos en condiciones de emitir Documentos
Tributarios Electrónicos (DTES). Por
ello traspasamos nuestra experiencia a esta beneficiosa herramienta que
permitirá a nuestro país dar un salto importante en el comercio electrónico. Para
quienes desean incorporar este sistema
es importante tener en consideración los siguientes aspectos: Compromiso
Gerencial: Es relevante que desde el más
alto nivel de la empresa exista la disposición positiva para abordar este
cambio, por las repercusiones
que tiene en toda la organización. En nuestro caso este compromiso fue
liderado por el Gerente General quien lo ha observado desde la perspectiva
de la tecnología de la información y de negocio, considerando la siempre
preocupante premisa “costo – beneficio” que a priori se visualiza en
mejoras de tipo administrativo, mejoras logísticas y en general las
bondades provenientes del manejo de la información. Equipo
de Trabajo: En el proyecto necesariamente
deben trabajar en equipo las áreas de Informática y las de Administración.
Si bien el término electrónico se asocia a temas informáticos, quienes
son indispensables para el proyecto, necesariamente deben
trabajar en concordancia con las áreas administrativas. Se deben
sumar a ellos las áreas comerciales, de operaciones, de organización y métodos,
de Abastecimiento, etc. Es decir todas las áreas donde fluya la
documentación y/o se tomen decisiones sobre ella. En el caso de
Montecarlo ha existido fundamentalmente coordinación de trabajo entre el
área informática y el área de administración y finanzas, asimismo se
contrató los servicios profesionales de DBNet, quienes han creado el
software del proyecto factura electrónica y a e-Cert Chile para la emisión
de certificados digitales. Destacamos que utilizar asistencia técnica
externa ha resultado positivo en nuestro caso dado que no se han desviado
en forma exclusiva los recursos humanos informáticos de nuestra empresa,
quienes no pueden desconectarse totalmente de las actividades de nuestro
giro. Esta observación debe considerarse al momento de decidir una
empresa incorporarse al sistema. Control
sobre los sistemas Informáticos: Es
condición previa que la empresas tengan control sobre los sistema informáticos,
dado que la incorporación de los documentos electrónicos parten con
nueva foliación, por lo cual nos encontraremos tanto en la recepción (de
un proveedor) como en la emisión (a un cliente) con correlativos o folios
similares (ambiente manual versus ambiente electrónico). Por lo tanto se
deberá configurar los libros de compras y ventas. Se hace necesario
entonces intervenir los sistemas informáticos tradicionales para que
administre los nuevos documentos tributarios electrónicos, parametrizando
o ajustando los programas de los sistemas. En nuestro caso estamos creando
los nuevos documentos electrónicos sin mayor dificultad ya que poseemos
el control sobre los sistemas. Impresión
de Documentos Tributarios Electrónicos: Otro
de los elementos a considerar es la característica que debe poseer la
impresión de DTES, puesto que requieren de impresoras con capacidad gráfica,
por la exigencia del Servicio de Impuestos Internos. Este tema posee
especial relevancia ante la elección de un proveedor de estos equipos,
asimismo se debe consideran los sistemas que puedan leer dicha impresión,
que mediante la captura de la información contenida en el timbre puede
acceder en forma electrónica a los sistemas de recepción , igual
consideración tienen los proveedores de los certificados digitales y los
de firma digital. En el caso
de Montecarlo estamos probando con un proveedor de impresora, obteniendo
en nuestras pruebas satisfacción en la impresión de PDF, en el caso de
los lectores aún no se ha abordado, pero consideramos que no es tan
relevante por que nuestros sistemas de radiofrecuencia en el ingreso de
facturas resultan bastante eficientes y que para el caso el contenido del
timbre está en el contenido de la factura, la cual al momento de operar
con factura electrónica, esta se encontrará en los sistemas.
Emisión
de Documentos Tributarios Electrónicos Como
lo indicamos hemos sido capaces de generar los DTES, y nuestra experiencia
se ha abordado desde nuestros sistemas hacia nuestro proveedor DBNET,
transformando la información contenida en nuestro Software a archivos
planos, que son transformados al formato XML.
Fijación de Estándares Una de
las preocupaciones que se han generado desde la puesta en marcha ha sido
la necesidad de trabajar con estándares que permitan la validación de
los documentos en su contenido especialmente en la comercialización de
productos en la relación B2B del comercio electrónico, por ejemplo de: Estándares de Codificación:
Código de Barras EAN 13 para productos individual Estándares del uso de
campo para consignar Orden de Compra, que es un elemento fundamental para
la recepción de productos y su asociación con el DTE Estándar
GLN (Global Location Number) Código de barras para la identificación de
destino de los productos. Adjuntamos
carta que se ha enviado a nuestros clientes:
Estimados Clientes y Proveedores:
Desde
el 23 de Abril de 2003 Supermercados Montecarlo S.A RUT: 83.681.900-4 por
Resolución Exenta Nº 23 otorgada por la Dirección Nacional del
Servicio de Impuestos Internos, está autorizado a emitir Documentos
Tributarios Electrónicos (DTEs) (Extracto de la resolución
publicado en Diario Oficial de la República de Chile el día 19 de Mayo
de 2003 P.12). Supermercados Montecarlo junto a 7 empresas ha participado en el piloto de Factura Electrónica impulsado por el Gobierno logrando cumplir con éxito este desafío, emitiendo actualmente y en forma automática facturas electrónicas, guías de despacho electrónicas y Notas de Crédito electrónicas. Motivación
para participar en el proyecto La principal motivación
de Supermercados Montecarlo para participar en el proyecto está dado a
que somos principalmente receptores de documentos, aproximadamente 45.000
documentos mensuales y si estos son recibidos en forma electrónica,
permitirá efectuar su validación automática a nivel de ítem y no a
nivel de totales como se hace en la actualidad. Si se procesan Facturas,
Guías de Despacho y Notas de Crédito por esta modalidad se disminuirá
los tiempos de chequeo, cuadratura y pago, conjuntamente con la entrega de
información precisa a uds. Asimismo con la adopción de nuevas prácticas logísticas que facilita el manejo de DTEs, ofrecemos desde ya enviarles los mensajes de confirmación de recepción, permitiéndoles a uds. automatizar sus procesos de cuadratura y control de existencias. Para que Supermercados
Montecarlo pueda recibir Documentos Electrónicos deben existir emisores
electrónicos que estén dispuestos a emitirlos y dada la gran expectativa
e interés de muchas empresas, los invitamos a visitar la página del
Servicio www.sii.cl
y en especial lo referente a nuestra empresa www.sii.cl/factura_electronica/montecarlo.htm. Consideraciones
importantes para el desarrollo de las nuevas aplicaciones de comercio
electrónico Teniendo presente que el día 2
de Septiembre recién pasado se autorizó a que cualquier empresa del país
pueda generar DTEs y considerando el interés que este proyecto ha
suscitado en la comunidad , se debe tener presente para el desarrollo de
las nuevas aplicaciones que el SII ha definido un estándar marco
en relación al contenido y envío de los mensaje por lo que cada
industria debe complementar este mensaje con la información necesaria ,
para esto hacemos ver los siguientes puntos que para nuestra empresa serán
indispensables para la operación con este sistema: Códigos
de Barras El esquema definido para la
factura electrónica considera todas las variables que hoy en día se
manejan en el ambiente manual, sin embargo la utilización de
codificaciones estándar no es obligatoria. Sin embargo si recibimos un
DTE sin un código estandarizado este mensaje no tiene posibilidades de
ser cuadrado en forma automática ya que los sistemas no reconocen
descripciones. Por lo anterior es de suma importancia la incorporación de
códigos EAN-13 o mejor aun DUN-14. También
se contempla la posibilidad de usar códigos
EAN-128 que son los usados en los pallets. Referencia
a OO/CC Igualmente destacamos que si
bien en el estándar la referencia a las OO/CC no son obligatorias, es un
elemento importante a considerar en las
respectivos documentos electrónicos ya que agiliza las recepciones y
facilita los procesos de cuadratura y pago. Uso
de la VAN o PTX Se ha
definido el e-mail como la exigencia mínima para el intercambio de DTEs,
pero este medio conlleva problemas de manejo y seguridad ante lo cual
recomendamos utilizar la comunidad de comercio electrónico del retail
(Cienpunto.com) Les recuerdo que la actual VAN
(cienpunto.com) termina su contrato este año, sin embargo este servicio
se ha adjudicado a ENTEL (comercionet.com), empresa que también está
participando en el piloto de factura electrónica, esperando iniciar sus
servicios a la comunidad electrónica a contar del mes de Febrero de 2004,
ofreciendo los servicios de DTEs a través de este medio. Consideraciones
adicionales Finalmente les destaco que los
DTEs son nuevos documentos tributarios, por lo cual cada uno de Uds. deben
ya considerarlos en sus sistemas como nuevos tipos de documento, dado que
estos parten con foliación "1" y distinta a los documentos
manuales. Esto corresponde a una exigencia del SII ya que existen otras
empresas del piloto como ENTEL y Telefónica que están enviando DTEs los
cuales no pueden ser rechazados.
Datos
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