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EXPERIENCIA DE SUPERMERCADOS MONTECARLO
En esta página podrá obtener información sobre la experiencias del Supermercado Montecarlo que están particiando en el plan piloto de Factura Electrónica.


Motivación de Supermercados Montecarlo para incorporarse al piloto de Factura Electrónica

Fundamentalmente el Sr. Marcelo Cantergiani  R. Gerente General de Supermercados Montecarlo establece que es especialmente relevante este proyecto por la gran cantidad de documentos que recibimos de nuestros proveedores y dada la experiencia de años que tiene nuestra empresa en el comercio electrónico con la utilización de EDI. Es importante destacar que nuestra empresa fue la segunda en Chile en transferir documentos electrónicos estandarizados. La incorporación de la factura electrónica nos permitirá , una vez que se masifique, obtener grandes economías de escala a nivel administrativo y por otro lado una importante reducción de los errores intrínsecos a la transferencia no estandarizada de información. Por último este documento tiene una importancia relevante en los procesos logísticos de nuestra compañía.

Por otro lado para nuestra empresa es de suma importancia el no abordar este proyecto como un proyecto tecnológico que resida en el departamento de informática si no como un proyecto que cruza horizontalmente a la organización.

Mejoras administrativas

Las empresas que reciben una gran cantidad de documento entienden que es muy complejo su procesamiento. Actualmente en nuestro caso recibimos en forma mensual aproximadamente 36 mil documentos mercantiles que deben ser comparados con las Ordenes de Compra y cuadrados uno a uno. Un esquema electrónico estandarizado nos permite hacer un pareo automático ítem por ítem de los documentos, determinando las diferencias en forma automática y segura. Como ejemplo se puede mencionar que en la actualidad tanto Lucchetti como Lever nos envían un documento similar a la factura electrónica que se llama “aviso de despacho valorizado”. Al recibir este documento podemos en forma automática detectar dónde y porqué se producen diferencias (ya sea de precios, cantidades despachadas, plazos de pago, etc...). En el caso de un proveedor que nos envía un documento manual solo podemos detectar en forma automática si el documento está cuadrado o no, pero en caso que exista una diferencia debemos buscarla en forma manual. Se debe destacar que aproximadamente el 40% de los documentos presentan diferencias. 

Dentro de las mejoras administrativas se encuentra también la eliminación de los errores de re-digitación, por ejemplo errores en los totales del documento al ingresarlos al libro de compras. Con el mensaje de factura electrónica se eliminan los errores de redigitación ya que los datos ingresan automáticamente directo de la fuente. Por otro lado los errores en la fuente también se pueden reducir al integrar los procesos de facturación con la factura electrónica.

Mejoras logísticas

Este es un punto de mucha relevancia y en el que Montecarlo lleva trabajando por años. Proyectos de este tipo los permiten la transferencia de información relevante para los procesos logísticos como “cross-docking”, recepción certificada, despacho “paletizado”, abastecimiento continuo , etc...

En este caso también se puede mencionar el ejemplo de Lucchetti y Lever que mediante el “aviso de despacho valorizado” nos ha permitido ahorros en los tiempos de recepción en forma significativa. Una recepción (descarga y confirmación de documentación) de un camión con 24 pallets toma con el proceso normal 40 minutos y mediante los documentos electrónicos se reduce a 8 minutos.

Otras mejoras

A futuro y considerando una masificación de esta tecnología existirán otras ventajas de este proyecto como por ejemplo la venta por Internet, la estandarización de facturas por servicios, la reducción de la carga administrativa en los procesos de declaración de impuestos, entre otros.

Barreras de entrada a este proyecto

Las barreras de entrada para este proyecto dependen principalmente del tamaño de la empresa donde las empresas más grandes deberán invertir más en este proyecto y destinar recursos humanos. Otra barrera de entrada puede ser el alto costo del cambio de impresoras que permitan dibujar el código bidimensional.

Es muy posible además que las empresas que no tengan experiencia en comercio electrónico deban contratar asesoría externa, sin embargo para las pequeñas empresas será mas simple ya que existirán paquetes de s/w que incorporarán esta tecnología. Por lo anterior si hay alguna empresa pequeña que está pensando en adquirir un s/w productivo creemos que no es el momento de hacerlo.

Sin embargo, para el caso de las empresas medianas, creo que la principal barrera de entrada será el baja aceptación de este tipo de proyectos por los gerentes o dueños de estas compañías debido al bajo conocimiento que tienen ellos de las nuevas tecnologías.

Masificación

Este punto es de extremada importancia para las empresas que serán grandes receptoras de documentos.

La masificación de esta tecnología dependerá exclusivamente de las decisiones que tome el SII, como por ejemplo los incentivos que ofrezca y la posibilidad de transar la complejidad del proyecto en pos de la masificación.

Existe también una importante oportunidad de masificación en el retail ya que en la actualidad hay una comunidad de comercio electrónico compuesta de 12 Supermercados y Mayoristas (a la cual se sumarían probablemente las farmacias) y 850 proveedores, de estos unos 650 no cuentan con s/w para la administración. Pues bien, existe un proyecto en esta comunidad (consultar a la Cámara Nacional de Comercio) de dotar a estas 650 empresas de un s/w que les permita manejar los procesos productivos y administrativos, pero que a su vez, les permita conectarse en forma electrónica con esta comunidad con el objeto de poder recibir OO/CC, confirmaciones de recepción de mercadería, avisos de pago, informes de venta/inventario de sus productos en los puntos de venta y enviar facturas electrónicas, listas de precios, catalogo de productos, etc... Todo esto en forma automática y completamente integrado a sus procesos y a un muy bajo costo.

Este proyecto es la razón por la cual pensamos que las barreras de entrada para una pequeña empresas serán mucho menores que las barreras de entrada que presentan las grandes y medianas empresas.

Conclusiones

Sin duda este proyecto será muy beneficioso para el país, sin embargo se prevé una lenta incorporación a él de las empresas medianas ya que la principal barrera será el conocimiento y disposición que tienen los grandes ejecutivos de estas compañías en las nuevas tecnologías. La masificación e incorporación de grandes y pequeñas empresas dependerá en gran medida de las decisiones que tome el SII en cuanto a los incentivos.

Post Implementación del Sistema.

Tal como lo mencionamos anteriormente y dado nuestro ánimo de incorporar permanentemente las innovaciones tecnológicas y siendo la última empresa que se agregó en Octubre del año 2002 al piloto de Factura Electrónica, hoy podemos comunicar que estamos en condiciones de emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTES).

Por ello traspasamos nuestra experiencia a esta beneficiosa herramienta que permitirá a nuestro país dar un salto importante en el comercio electrónico. 

Para quienes desean incorporar este sistema  es importante tener en consideración los siguientes aspectos: 

Compromiso Gerencial: Es relevante que desde el más alto nivel de la empresa exista la disposición positiva para abordar este cambio,  por las repercusiones que tiene en toda la organización. En nuestro caso este compromiso fue liderado por el Gerente General quien lo ha observado desde la perspectiva de la tecnología de la información y de negocio, considerando la siempre preocupante premisa “costo – beneficio” que a priori se visualiza en mejoras de tipo administrativo, mejoras logísticas y en general las bondades provenientes del manejo de la información. 

Equipo de Trabajo: En el proyecto necesariamente deben trabajar en equipo las áreas de Informática y las de Administración. Si bien el término electrónico se asocia a temas informáticos, quienes son indispensables para el proyecto, necesariamente deben  trabajar en concordancia con las áreas administrativas. Se deben sumar a ellos las áreas comerciales, de operaciones, de organización y métodos, de Abastecimiento, etc. Es decir todas las áreas donde fluya la documentación y/o se tomen decisiones sobre ella. En el caso de Montecarlo ha existido fundamentalmente coordinación de trabajo entre el área informática y el área de administración y finanzas, asimismo se contrató los servicios profesionales de DBNet, quienes han creado el software del proyecto factura electrónica y a e-Cert Chile para la emisión de certificados digitales. Destacamos que utilizar asistencia técnica externa ha resultado positivo en nuestro caso dado que no se han desviado en forma exclusiva los recursos humanos informáticos de nuestra empresa, quienes no pueden desconectarse totalmente de las actividades de nuestro giro. Esta observación debe considerarse al momento de decidir una empresa incorporarse al sistema. 

Control sobre los sistemas Informáticos: Es condición previa que la empresas tengan control sobre los sistema informáticos, dado que la incorporación de los documentos electrónicos parten con nueva foliación, por lo cual nos encontraremos tanto en la recepción (de un proveedor) como en la emisión (a un cliente) con correlativos o folios similares (ambiente manual versus ambiente electrónico). Por lo tanto se deberá configurar los libros de compras y ventas. Se hace necesario entonces intervenir los sistemas informáticos tradicionales para que administre los nuevos documentos tributarios electrónicos, parametrizando o ajustando los programas de los sistemas. En nuestro caso estamos creando los nuevos documentos electrónicos sin mayor dificultad ya que poseemos el control sobre los sistemas. 

Impresión de Documentos Tributarios Electrónicos: Otro de los elementos a considerar es la característica que debe poseer la impresión de DTES, puesto que requieren de impresoras con capacidad gráfica, por la exigencia del Servicio de Impuestos Internos. Este tema posee especial relevancia ante la elección de un proveedor de estos equipos, asimismo se debe consideran los sistemas que puedan leer dicha impresión, que mediante la captura de la información contenida en el timbre puede acceder en forma electrónica a los sistemas de recepción , igual consideración tienen los proveedores de los certificados digitales y los de firma digital.  En el caso de Montecarlo estamos probando con un proveedor de impresora, obteniendo en nuestras pruebas satisfacción en la impresión de PDF, en el caso de los lectores aún no se ha abordado, pero consideramos que no es tan relevante por que nuestros sistemas de radiofrecuencia en el ingreso de facturas resultan bastante eficientes y que para el caso el contenido del timbre está en el contenido de la factura, la cual al momento de operar con factura electrónica, esta se encontrará en los sistemas.                   

Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos

Como lo indicamos hemos sido capaces de generar los DTES, y nuestra experiencia se ha abordado desde nuestros sistemas hacia nuestro proveedor DBNET, transformando la información contenida en nuestro Software a archivos planos, que son transformados al formato XML.                

Fijación de Estándares

Una de las preocupaciones que se han generado desde la puesta en marcha ha sido la necesidad de trabajar con estándares que permitan la validación de los documentos en su contenido especialmente en la comercialización de productos en la relación B2B del comercio electrónico, por ejemplo de:

Estándares de Codificación:

                        Código de Barras EAN 13 para productos individual
                        Código de Barras DUN 14 para cajas
                        Código de Barras EAN 128 para pallets

Estándares del uso de campo para consignar Orden de Compra, que es un elemento fundamental para la recepción de productos y su asociación con el DTE

Estándar GLN (Global Location Number) Código de barras para la identificación de destino de los productos.
 

Adjuntamos carta que se ha enviado a nuestros clientes:  

 

 


 

 

Estimados Clientes y Proveedores:

Desde el 23 de Abril de 2003 Supermercados Montecarlo S.A RUT: 83.681.900-4 por Resolución Exenta Nº  23 otorgada por la Dirección Nacional del Servicio de Impuestos Internos, está autorizado a emitir Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs) (Extracto de la resolución publicado en Diario Oficial de la República de Chile el día 19 de Mayo de 2003 P.12).

Supermercados Montecarlo junto a 7 empresas ha participado en el piloto de Factura Electrónica impulsado por el Gobierno logrando cumplir con éxito este desafío, emitiendo actualmente y en forma automática facturas electrónicas, guías de despacho electrónicas y Notas de Crédito electrónicas.

Motivación para participar en el proyecto

 La principal motivación de Supermercados Montecarlo para participar en el proyecto está dado a que somos principalmente receptores de documentos, aproximadamente 45.000 documentos mensuales y si estos son recibidos en forma electrónica, permitirá efectuar su validación automática a nivel de ítem y no a nivel de totales como se hace en la actualidad. Si se procesan Facturas, Guías de Despacho y Notas de Crédito por esta modalidad se disminuirá los tiempos de chequeo, cuadratura y pago, conjuntamente con la entrega de información precisa a uds.

Asimismo con la adopción de nuevas prácticas logísticas que facilita el manejo de DTEs, ofrecemos desde ya enviarles los mensajes de confirmación de recepción, permitiéndoles a uds. automatizar sus procesos de cuadratura y control de existencias.

Para que Supermercados Montecarlo pueda recibir Documentos Electrónicos deben existir emisores electrónicos que estén dispuestos a emitirlos y dada la gran expectativa e interés de muchas empresas, los invitamos a visitar la página del Servicio www.sii.cl y en especial lo referente a nuestra empresa www.sii.cl/factura_electronica/montecarlo.htm.

Consideraciones importantes para el desarrollo de las nuevas aplicaciones de comercio electrónico

Teniendo presente que el día 2 de Septiembre recién pasado se autorizó a que cualquier empresa del país pueda generar DTEs y considerando el interés que este proyecto ha suscitado en la comunidad , se debe tener presente para el desarrollo de las nuevas aplicaciones que el SII ha definido un estándar marco en relación al contenido y envío de los mensaje por lo que cada industria debe complementar este mensaje con la información necesaria , para esto hacemos ver los siguientes puntos que para nuestra empresa serán indispensables para la operación con este sistema:

Códigos de Barras

El esquema definido para la factura electrónica considera todas las variables que hoy en día se manejan en el ambiente manual, sin embargo la utilización de codificaciones estándar no es obligatoria. Sin embargo si recibimos un DTE sin un código estandarizado este mensaje no tiene posibilidades de ser cuadrado en forma automática ya que los sistemas no reconocen descripciones. Por lo anterior es de suma importancia la incorporación de códigos EAN-13 o mejor aun DUN-14. También se contempla la posibilidad de usar códigos EAN-128 que son los usados en los pallets.

Referencia a OO/CC

Igualmente destacamos que si bien en el estándar la referencia a las OO/CC no son obligatorias, es un elemento importante a considerar en las respectivos documentos electrónicos ya que agiliza las recepciones y facilita los procesos de cuadratura y pago.

Uso de la VAN o PTX

Se ha definido el e-mail como la exigencia mínima para el intercambio de DTEs, pero este medio conlleva problemas de manejo y seguridad ante lo cual recomendamos utilizar la comunidad de comercio electrónico del retail (Cienpunto.com)

Les recuerdo que la actual VAN (cienpunto.com) termina su contrato este año, sin embargo este servicio se ha adjudicado a ENTEL (comercionet.com), empresa que también está participando en el piloto de factura electrónica, esperando iniciar sus servicios a la comunidad electrónica a contar del mes de Febrero de 2004, ofreciendo los servicios de DTEs a través de este medio.

Consideraciones adicionales

Finalmente les destaco que los DTEs son nuevos documentos tributarios, por lo cual cada uno de Uds. deben ya considerarlos en sus sistemas como nuevos tipos de documento, dado que estos parten con foliación "1" y distinta a los documentos manuales. Esto corresponde a una exigencia del SII ya que existen otras empresas del piloto como ENTEL y Telefónica que están enviando DTEs los cuales no pueden ser rechazados.

Datos para el envío y recepción por e-mail

  • Si Ud. se incorpora al sistema de factura electrónica los envíos de los DTE para Montecarlo los debe dirigir a Recepcion.dte@montecarlo.cl
  • Si Ud. recibe un DTE de Supermercados Montecarlo consultar en www.sii.cl (en la sección Factura Electrónica o en los siguientes links)

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Marcelo Cantergiani R.

Gerente General

Supermercados Montecarlo