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EXPERIENCIA
DE AGROSUPER |
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Proyecto piloto del SII Agrosuper postula a próxima implementación de la Factura Electrónica Agrosuper se incorporó al Proyecto Piloto de Factura Electrónica junto con otras siete empresas del país, acogiendo una invitación del Servicio de Impuestos Internos (SII) en tal sentido. De esta forma, el holding culmina un proceso iniciado el año 2001 que busca mejorar el servicio al cliente, y que se inserta en la línea de implementar nuevas tecnologías para optimizar los procesos productivos. El Proyecto de Factura Electrónica ha significado un gran esfuerzo conjunto entre el Estado de Chile y las empresas privadas en pos de la transparencia y la reducción de trámites, y traerá grandes beneficios para las compañías que utilicen este sistema. La iniciativa del SII contempla el desarrollo de herramientas específicas para manejar la generación de documentos electrónicos, envío, control, recepción y administración de los mismos. Estas van desde simples manuales y guías de apoyo, hasta el desarrollo de una plataforma de software y hardware que soporte el flujo de éstos. En este marco, Agrosuper ha trabajado activamente en la implementación de la Factura Electrónica como una forma de ratificar su compromiso de apoyar todas las gestiones que permitan desarrollar la competitividad tanto a nivel nacional como internacional. Como primera medida, Agrosuper involucró en el proyecto a todas las áreas de la compañía. Participaron el gerente de administración y finanzas y el subgerente de informática, como directivos responsables; y el contador general y distintos jefes de proyectos en el equipo operativo. Además, se contemplaron actividades de desarrollo, investigación, difusión y aprendizaje interactivo en colaboración con diversas entidades tecnológicas. Todo ello permitió enmarcar dentro de una visión integral, cada una de las modificaciones en los sistemas y nuevos procedimientos de la empresa. A nivel externo, la gerencia de marketing de Agrosuper decidió difundir a todos los clientes las ventajas del nuevo formato de Factura Electrónica, apoyándose en insertos y en la resolución del SII que autoriza a la empresa a emitir documentos electrónicos. Cabe señalar que antes de cambiar el modelo de facturación por uno basado en Factura Electrónica, la compañía invirtió en un sistema de venta en ruta que le permite a los conductores o vendedores ingresar los datos de una factura en un PEN (notebook con touch screen, que da la posibilidad de reemplazar el teclado y el mouse) e imprimirla en impresoras de matriz de punto empotradas en los camiones, las cuales usan comunicación infrarroja con los PEN. Con la implantación de este sistema, Agrosuper mejoró la disponibilidad y calidad de la información y aumentó sus ventas, solucionando las diferencias que se producían en los pedidos de los clientes en los distintos puntos. Posteriormente, se implementaron sistemas de información que permitieron a las empresas contar con mecanismos de manejo de documentación electrónica en el envío, recepción, procesamiento, almacenamiento, seguridad y control. Para Agrosuper, los beneficios directos de la implementación de este proyecto son: disminuir los costos del proceso de facturación y mejorar la comunicación entre clientes, proveedores y el Servicio de Impuestos Internos; eliminar los errores de digitación, el riesgo de extravío de documentos y los trámites con el SII; bajar los costos y las molestias del almacenamiento; mejorar el acceso y la búsqueda de información gracias a Internet, así como los controles de entrega y recepción de documentos. Otro aspecto importante es que se logra mantener la confidencialidad de los documentos durante todo el proceso, evitando falsificaciones y robo de información, además de ser el complemento perfecto para la venta en ruta y para anticipar el registro de facturas de compra. Entre los beneficios para los clientes, se pueden señalar los siguientes: anticipar el pago de facturas de compra; eliminar los errores de digitación y el riesgo de extravío de documentos; disminuir los costos y las molestias del almacenamiento; mejorar el acceso y la búsqueda de información a través de Internet, además del control en la entrega y recepción de documentos. A fines del año 2001, con visión de futuro y cumpliendo la misión de facilitar los negocios de Agrosuper, la gerencia de informática comenzó a desarrollar junto a la empresa Acepta.com un proyecto piloto para avanzar en la emisión y recepción de documentos electrónicos. Esta experiencia permitió interconectar los sistemas de facturación de la compañía con los servicios de factura electrónica implementados por Acepta.com. Estos últimos incluyeron la generación de documentos electrónicos a partir de los spool de impresión, la generación de la firma electrónica de éstos, el almacenamiento cifrado de toda la información, mecanismos de búsqueda, programas para descifrar y validar las firmas electrónicas en ambiente web, e interfaces para visualizar las facturas electrónicas en un formato análogo al usado en soporte papel, entre otros. El proyecto avanzaba exitosamente cuando el SII invitó a Agrosuper a participar en un proyecto piloto de Factura Electrónica, orientado a validar el modelo de documentos tributarios electrónicos que estaba en proceso de definición. Tanto los dueños de la compañía como la alta gerencia y todos los ejecutivos involucrados aceptaron con entusiasmo esta invitación, brindando todos los recursos humanos, financieros y de infraestructura que demandaba la iniciativa Agrosuper y Acepta.com debieron enfrentar cambios importantes respecto del trabajo realizado previamente. En el caso de Agrosuper, fue necesario agregar datos al spool de impresión, administrar nuevos correlativos, centralizar los libros de compra y venta, y comprometer a la unidad de abastecimiento con nuevas funciones y procedimientos, ya que el SII exigió que para ser un emisor de documentos tributarios electrónicos autorizado, también había que ser un receptor de documentos tributarios electrónicos. Es así como se incorporaron cambios importantes en el Sistema Comercial y Contable de la compañía, a cargo de un equipo multidisciplinario liderado por las gerencias de administración y de informática, que trabajó arduamente para cumplir con los objetivos y plazos fijados. Actualmente, Agrosuper y las otras empresas involucradas en el proyecto se encuentran desarrollando un nuevo modelo de documentos comerciales y tributarios para su tratamiento y uso en forma electrónica. En su primera etapa, se contemplan facturas, notas de crédito y libros (compra y venta). El cambio del sistema de facturación ha sido por etapas, y cada una ha implicado ir incorporando a un mayor número de clientes. El proyecto del SII consideró una revisión permanente de los avances, el establecimiento de relaciones directas con el equipo a través de reuniones semanales, y una revisión mensual con las autoridades máximas del servicio. En enero de 2003 se obtuvieron los primeros resultados, los cuales permitieron augurar que la factura electrónica sería una realidad en un plazo breve. En marzo de este año, se inició la salida de nuestros primeros documentos electrónicos en forma paralela a la factura tradicional, restando sólo la autorización del SII para dar la partida a la factura electrónica a aquellas empresas que cumplieran con los requisitos definidos para su lanzamiento. Modelo con factura manual o no electrónica. El modelo comercial y la logística de distribución se manejan sobre la base de productos estandarizados (peso fijo) y no estandarizados (peso variable). Antes de marzo de 2003, la planificación de los pedidos se hacía con 24 horas de anticipación, lo que exigía organizar las rutas del día siguiente y efectuar la cuadratura del camión. En aquellos pedidos que llevaban productos estandarizados, se realizaba el picking, preparándose el envío al cliente. Una vez que estaba listo, se imprimía la factura completa y se le entregaba al vendedor para adjuntarla a la hoja de ruta. Para los camiones que llevaban carne fresca, es decir, productos no estandarizados, se cargaba un gran pedido ordenado por producto y se le entregaba al vendedor la hoja de ruta más las facturas impresas, sólo con los datos del cliente y lo solicitado con su precio por kilo. Los kilos, el neto, el IVA y el valor total eran antecedentes que el vendedor tenía que llenar después de pesar cada uno de los productos en el lugar de entrega. Existía un número menor de vendedores que llevaba un talonario de facturas en el vehículo y las rellenaba completamente. Modelo con Factura Electrónica A partir de la autorización del SII, Agrosuper deberá tender a realizar el 100% de sus ventas con Factura Electrónica. Esta tendrá numerosos controles: un “superusuario” pedirá los folios al Servicio de Impuestos Internos en la página web de éste, autentificando con el certificado digital; posteriormente, el SII autorizará el rango de folios solicitado; al generar el documento, éste será nuevamente firmado por el despachador con su certificado digital, de manera que sólo él (o las otras personas autorizadas) pueden generar facturas electrónicas. Una vez ingresada la totalidad de los pedidos para el día siguiente a la base de datos, se procederá de la siguiente manera:
En reuniones semanales con las Subdirecciones de Informática y Fiscalización, más un encuentro mensual con el director del Servicio de Impuestos Internos, don Juan Toro, se fue definiendo una carta Gantt del proyecto y de los distintos alcances que tendrá para las empresas. Las etapas de implementación son las siguientes:
Las empresas Agrosuper están convencidas de que los documentos electrónicos ayudarán mucho a hacer más ágiles y transparentes las transacciones entre las empresas, y nos sentimos orgullosos de haber podido colaborar con el desarrollo de este proyecto que traerá grandes beneficios a la sociedad en el mediano plazo. A continuación, se acompañan algunas ideas de apoyo para el desarrollo del proyecto:
Definición de objetivos:
Definición de estrategia del proyecto: · Alcances · Externalización · Desarrollos internos · Difusión Definición de recursos: · Equipo de trabajo · Lugar de trabajo · Presupuesto Definición plan de trabajo: · Interacción con el SII · Modificaciones a sistemas internos · Cambio tecnológico de impresión · Certificación de emisores · Pruebas de los sistemas · Difusión interna · Capacitación de usuarios · Paralelos de operación · Difusión externa
Identificar los procesos: · Identificación de los procesos claves de la organización que se verán afectados por los alcances definidos · Priorizar los impactos y definición del plan de mejoras. Implementar metodología para el desarrollo, análisis, diagnóstico y comparación: · Definición de funcionalidades requeridas. · Definición de los requerimientos del software y sistema de información. · Definición de requerimientos tecnológicos. Desarrollo en Subsistemas.(módulos e interfaces para el envío): · Módulos de emisión, control de folios, recepción y envió de documentos electrónicos. · Software para el procesamiento y análisis. · Procedimiento de seguridad para la administración de la información recibida (confidencialidad). · Incorporación de tecnología XML. · Incorporación codificación de barras PDF417. Capacitar, difundir y transferir los resultados del proyecto y, en especial, el Sistema de Información, como sus herramientas de apoyo asociadas: · Difusión alta gerencia, seminario anual del holding. · Difusión centros de negocios por medio de seminarios dictados por la alta gerencia. · Difusión a emisores y fuerza de ventas en Santiago y regiones. · Difusión a clientes (carta certificada, web). Revista Interna y Club de Clientes). · Capacitaciones a Usuarios y Administradores. Ejecución de los Pruebas de calidad de la solución tecnológica implementada. · Pruebas de Laboratorio. · Paralelos de operación parcial. · Pruebas de Calidad de Datos. Pruebas de Ciclo Completo.
· Control periódico de ejecución del proyecto de la alta gerencia, proveedores y encargados. · Revisión semanal de consideraciones de participantes del piloto de SII. · Revisión mensual de avances del proyecto por parte de responsables de la empresa y del SII Factores de éxito · Compromiso. Debe existir un compromiso con el proyecto, asignando los recursos humanos y financieros necesarios para obtener los resultados esperados · Manejo del cambio y los impactos organizacionales. Es de vital importancia manejar la resistencia al cambio. En consecuencia, debe haber difusión, compromiso y participación de los usuarios, jefaturas y responsables de la administración de la compañía · Cambio graduales versus cambios “drásticos”. En ocasiones, las organizaciones no están preparadas para enfrentar cambios de una vez, por lo cual un cambio gradual y planificado contribuirá a hacer que los nuevos sistemas sean adaptados en forma fácil. · Control e inversión gradual. Debe existir la suficiente flexibilidad para revisar y hacer los cambios necesarios, etapa por etapa, de tal forma de manejar y minimizar los costos y riesgos en la interrupción anticipada del proyecto. · Sinergia. Aprovechar la sinergia de las empresas que hoy cuentan con experiencia en el desarrollo de proyectos de esta naturaleza. |
