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EXPERIENCIA
DE ENTEL PCS |
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INTRODUCCIÓN
El crecimiento experimentado los últimos 3 años y la proyección esperada para el nuevo milenio, nos motiva a continuar comprometidos con nuestros clientes, desarrollando nuevas y mejores ideas, para asegurar la calidad de servicio entregado. Sin duda que nuestros esfuerzos están abocados necesariamente al desarrollo comercial y servicio hacia nuestros clientes, acompañado con la optimización de los procesos de tal manera que permitan soportar el negocio con todos los niveles de exigencia que impone el mercado. La implementación del Proyecto Facturación Electrónica, tiene múltiples beneficios relacionados con mejoras en los niveles de servicio, reducción de los tiempos de procesos, reducción de costos, menor carga administrativa. En resumen, facilita la gestión del negocio tanto al interior de la compañía como con los clientes. Este proyecto se sustenta en dos pilares fundamentales: · Facilitar la actividad comercial de Entel PCS. · Resguardar los intereses fiscales del Servicio de Impuestos Internos SITUACIÓN ACTUAL Y SUS LIMITACIONES Para que el proceso de facturación se lleve a cabo en forma exitosa, actualmente se tiene que realizar una serie de operaciones que implica una gran carga administrativa y de alto costo, de las cuales podemos mencionar algunas:
Dado que cada formulario se emite en triplicado, su costo es mayor que cualquier documento que se emite en original.
considerando el gran volumen de formularios que debe mantenerse timbrado para cada proceso de facturación de servicios, generalmente el timbraje para un proceso de facturación masiva lleva más de un día, con todo lo que implica trasladar cajas hasta el SII, y luego retornarlas al lugar de custodia.
Dado que cada factura timbrada es un documento legal, se debe invertir tiempo en inspeccionar lugar físico y controlar existencia de documento para evitar cualquier mal uso de los mismos.
Folio preimpreso debe ser igual a folio lógico que se registra en los sistemas de información. La facturación en formularios pre-impresos y foliados, hace que estos se generen en lotes y por cajas, para facilitar proceso de timbraje y posterior impresión. Esto implica que el tiraje de documentos en el proceso de impresión deba suspenderse cada vez que el contenido de una caja se termine, para montar formularios con correlativo siguiente. Sin duda que la acumulación de este tiempo marginal se torna significativo.
Son dos variables que hacen que el tiempo de impresión sea mayor: - Se debe ocupar tecnología impresión de impacto, dado que debe emitirse en original y copias, lo que la hace más lento el proceso de impresión. - Se validan y concilian folios.
Este proceso consiste en separar copia tributaria de los formularios, cortar los mismos y compaginar factura física con su correspondiente detalle de llamadas. Este es un proceso manual, dado que tanto las copias que lleva el documento hacen que no se pueda realizar en forma automática. Principalmente en este proceso se presentan problemas de destrucción de documentos en proceso de separación de copias y cortes de facturas. Cada una de estas actividades se realiza en función de tiempo definido, por lo tanto las desviaciones generadas afectan considerablemente el proceso.
Los documentos son entregados a empresas de correos para que hagan la distribución certificada de los mismos. Los retrasos generados en los procesos descritos anteriormente, afectan directamente esta actividad, que es la última de la cadena, la que hace que las facturas lleguen en algunos casos, muy cercano al vencimiento, vencimiento en sí o atrasada. SOLUCIÓN PROPUESTA “FACTURACIÓN ELECTRÓNICA” ETAPAS PRINCIPALES DEL PROYECTO El Servicio de Impuestos Internos entregó los lineamientos principales del proyecto y cada empresa participante debía dimensionar el impacto organizacional al interior de cada compañía, como asimismo los desarrollos internos en los sistemas de información y la puesta en producción del proyecto. Los eventos que se han ido desarrollando durante el periodo de evaluación, presentación y desarrollo del proyecto han sido los siguientes:
La evaluación del proyecto tuvo como alcance evaluar los siguientes tópicos de desarrollo: · Timbre Electrónico Bidimensional · Generar un folio único por tipo de documento · Incorporar certificado electrónico · Formato a XML · Almacenar el formato XML 3 meses en línea y 3 años histórico · Generación de documentos DTE Facturas, Boletas de Ventas y Servicios, Guías de Despacho, Notas de Crédito y Débito. · Envío de documento tributario mediante un medio electrónico a receptores electrónicos y manuales (Email – Web – Otro). · Mantención de los servicios en el tiempo · Libro de Venta magnético.
La evaluación se separó en dos puntos:
De acuerdo a los lineamientos del SII, los documentos tributarios electrónicos deben emitirse en formato XML, lo cual demanda el desarrollo de una aplicación que procese en forma automática los datos que entregan el sistema de facturación, y los transfiera electrónicamente a los destinatarios, es decir, clientes y SII.
Los principales cambios en los sistemas internos de nuestra empresa para proveer la información exigida para los documentos XML, impacta a: · Sistema de Ventas · Sistema de Cuentas Corrientes · Sistema de Inventario · Sistema de Recaudación · Sistema Atención Clientes · Otros Sistemas La separación de contenido de desarrollo nos permitió implementar una estrategia de desarrollo en paralelo, es decir, se externalizó el desarrollo de la aplicación de XML, como asimismo el servicio y mantención del envío de documentos DTE una vez que estemos en producción.
El análisis incluyó los siguientes puntos: · Costos actuales Costo de formularios pre-impresos, impresión, compaginación de hojas, despacho por correo y almacenamiento de copias. · Costos del proyecto Costos de desarrollo aplicación XML Costos de desarrollo y mejora sistemas de información Costos mensuales del servicio de despacho, almacenamiento y consulta de documentos DTE Compra de servidores Compra de impresoras láser para los puntos de venta. Actividades programadas · Presentación del proyecto a las gerencias de Entel PCS · Presentación del proyecto a los usuarios líderes de los distintos sistemas · Coordinación del proyecto con la gerencia de Sistemas · Cierre de evaluación técnica y Económica · Contratación de recursos · Determinación del equipo de trabajo y nombramiento de jefe de proyecto · Desarrollos propiamente tal y pruebas parciales e integrales · Reuniones de trabajo en forma periódica para medir el avance · Campaña publicitaria para clientes Entel PCS y suscripción de servicio. · Comunicación y Coordinación de actividades con proveedores de servicios · Comunicado a clientes y acuerdo entre las partes para el envío electrónico de documentos · Capacitación a usuarios de documentos tributarios · Comunicación a Socios estratégicos respecto a la nueva forma de operar · Comunicación a Proveedores externos Desarrollo y modificación de Sistemas Entel PCS Los desarrollos a los sistemas de Entel PCS están en proceso de ejecución y su avance se mide y controla según carta gantt de este proyecto. Considerando que en las organizaciones siempre existe resistencia al cambio, determinamos sensibilizar a la compañía mediante la presentación del proyecto a las gerencias de área, solicitando el apoyo y participación de sus colaboradores en el desarrollo, implementación y puesta en producción del mismo, haciéndoles ver los beneficios que su propia gerencia obtendría. · Alta disponibilidad de impresoras. · Mayor espacio físico en sucursales. · Rapidez en el proceso operacional de ventas. · Liberación de tiempo de ejecutivas · Liberación de ejecutiva de errores en administración de folios y doctos. tributarios · Eliminación de control en sucursales de impresión de facturas y guías de despacho en operación de venta. · Eliminación de administración de stock de formularios prefoliados en sucursales. · Control lógico del libro de venta de folios emitidos en sucursales y casa matriz. · Eliminación de administración de copias físicas tributarias en archivo. · Preparar bases y aprovechar esta experiencia para participar y aportar en el desarrollo del proyecto factura electrónica (DTE). Como también minimizar los costos por nuevos desarrollos en este proyecto. · Mejorar oportunidad de entrega de documento de cobro. · Optimizar el tiempo de flujo de caja. · Respuesta y reenvío oportuno de factura electrónica (reclamo de no recepción de documento). · Eliminación de papel de seguridad · Reducción de costos |