EXPERIENCIA DE UNIVERSIDAD DE CHILE (NIC CHILE)
En esta página podrá obtener información sobre la experiencias de la Universidad de Chile (NIC Chile) en el plan piloto de Factura Electrónica.

Antecedentes

Desde octubre de 2001 hasta Agosto de 2002, el Departamento Ciencias de la Computación, el Laboratorio de Criptografía y Seguridad Aplicada y NIC Chile, organismos de la Universidad de Chile asesoraron al SII en la implementación de un Documento Tributario Electrónico (DTE), aplicado particularmente a la factura electrónica. Esta asesoría desarrollada consistió en horas hombre de profesores en estos proyectos y particularmente de Tomás Barros, quien desarrolló su memoria de Ingeniería Civil en Computación en este tema, participado activamente del diseño y de una implementación inicial del sistema, en conjunto con los técnicos del SII.

A partir de Agosto de 2002, NIC Chile en representación de la Universidad de Chile ha participado del proyecto piloto que ha desarrollado el SII.

Justificación

La incorporación en el Piloto de NIC Chile, tiene las siguientes motivaciones:

NIC Chile, administradores del dominio .CL desde 1987, ha buscado siempre apoyar el desarrollo tecnológico del país y de Internet en particular. Actualmente dispone de un sistema computacional que le permite realizar sus funciones de facturación y a través de este completar la información del sistema de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas de la cual depende.
Disminución de costos de operación con la implementación de la facturación electrónica:

los costos de envío de documentación a los clientes serán disminuidos en un 40%,
los costos físicos de facturación (papel foliado, impresión) en un 95%,
liberación de espacio físico destinado a almacenamiento,
aumento en la capacidad del sistema de facturación (facturas/mes),
mejoramiento en la calidad de atención al cliente,
eliminación de sistemas de impresión específicos y de alto costo de mantención, de uso exclusivo para la facturación.

La Universidad de Chile es una corporación de derecho público, sujeta a la supervisión de la Contraloría General de la República. Esta característica la hace única dentro de las empresas participantes en el piloto, pues está sometida a reglamentos específicos que la distinguen del resto.
El costo en el desarrollo del sistema, será recuperado en menos de un año desde el inicio de la operación del nuevo sistema con los ahorros directos antes mencionados.
El sistema desarrollado, servirá de base/ejemplo para el resto de las unidades de la Universidad.

Desarrollo del proyecto

El inicio del Piloto coincide con el desarrollo de un nuevo sistema de facturación para NIC Chile. Esto obligó a reevaluar el sistema en desarrollo, con el fin de prepararlo para soportar los nuevos requerimientos.

El sistema original se estaba desarrollando en una plataforma abierta, basada en código fuente abierto (Open Source), que incluía a Java, Apache, Tomcat y Strut. Este estilo de desarrollo se mantuvo para la implementación de la factura electrónica. Además dentro de este espíritu se decidió que aquellas partes del desarrollo que no representaran el núcleo del negocio del NIC, serían puestas a disposición de la comunidad bajo una licencia del estilo GPL (Gnu Public Licence, código fuente abierto), estas estarán disponibles en fecha próxima en el sitio web de NIC Chile.

Para poder cubrir los nuevos requerimientos se designó un Coordinador del proyecto de facturación electrónica que uniría las funciones de Jefe de proyecto y coordinador de las diversas entidades/funciones que deberían relacionarse con el mismo.

Entre las funciones estarían:

Interacción con el grupo participe del Comité Ejecutivo del Piloto de factura electrónica organizado por el SII
Interacción con el/los encargados de los sistemas presupuestarios de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas
Interacción con el/los encargados de los sistemas centrales de la Universidad de Chile
Soporte a los Directores de NIC Chile que participarían en las reuniones del Comité Directivo del Piloto de factura electrónica
Dirección del desarrollo, instalación, pruebas y puesta en marcha del sistema.

Esta multiplicidad de funciones resulta en la complejidad de la estructura distribuida del sistema presupuestario de la Universidad, estructura motivada en las diversas actividades que desarrolla la Universidad en su conjunto, que abarca desde los servicios docentes, la atención hospitalaria, la venta de alcoholes, ganado y bacterias, hasta las asesorías y servicios periódicos como los que provee NIC Chile.

El desarrollo del proyecto contempla las etapas de diseño, programación y pruebas del mismo.

En el desarrollo del proyecto se han encontrado complejidades tanto en el aspecto administrativo/gestión como en los aspectos propios del desarrollo/programación.

1. Complejidades administrativas

La introducción de la factura electrónica obliga al cambio de prácticas normalmente aceptadas en los procesos administrativos internos de nuestra organización. Estos se ven reflejados tanto en la generación como en la recepción de los documentos. A continuación presentamos algunos de ellos:

· Los procedimientos de rendición de presupuestos se han definido sobre la base de la presencia de un documento original. En el esquema actual, la factura foliada con el cuño del SII cumplía esta función. En el nuevo esquema no existen originales únicos en papel.

· En los nuevos procedimientos se requiere la creación de nuevas funciones administrativas, es así como aparecen los superusuarios, los firmantes autorizados, las personas autorizadas para el envío, como de procedimientos para la asignación de funciones, compra de certificados, modificación de permisos.

Estos problemas han requerido de soporte jurídico para la modificación de los procedimientos establecidos y de los mecanismos de control. Esta etapa está en pleno desarrollo en estos momentos.

2. Complejidades técnicas

En el proyecto se incorporan muchas tecnologías recientes como:

· XML

· Firmas digitales

· SOAP

· PDF 417

· Web Services

Temas en los que se ha debido realizar un aprendizaje para su correcta implantación en el sistema desarrollado.

Implantación

Como parte integral del proyecto está la etapa de implantación, esto es la puesta en marcha del mismo. Esta etapa es una de las más difíciles del proyecto, pues contempla:

1. Interacción con otros sistemas presupuestarios y de facturación de la Universidad y de otras empresas

2. Cambios en los procedimientos habituales del personal encargado de los sistemas de facturación actuales (==> Capacitación)

3. Actividades de información y publicidad hacia los clientes

Esta etapa se ha estado preparando, a la espera del momento adecuado para su lanzamiento, luego de la superación de la etapa de desarrollo y de la adecuación de la normativa existente que permita los nuevos procedimientos requeridos.

Costos involucrados

El proyecto desarrollado íntegramente por personal de NIC Chile se espera que se desarrolle durante 9 meses, contempla los siguientes costos en personal:

· 16 meses hombre Ingeniero

· 80 horas hombre Asesores Senior (legales, marketing, contabilidad)

· 3 a 4 meses hombre Ingeniería, adaptación sistemas corporativos para soportar actividad NIC Chile, se deben considerar tiempos adicionales para generación de interfaces para otros sistemas de facturación de otras unidades.

· 1 mes hombre estudios y definición de nuevos procedimientos administrativos.

En cuanto a hardware, en el caso NIC Chile, se disponía de una máquina para desarrollo (Linux, biprocesador, 1Gb RAM) y se mantendrá el servidor de producción (Sun Tetraprocesador), por lo que solo fue necesario realizar la compra de un lector de código de barras bidimensional (PDF 417), de alrededor de US$ 500. En cuanto al equipamiento de impresoras, NIC Chile dispone de impresoras láser adecuadas al volumen requerido.

Comentarios

El sistema está actualmente en desarrollo, con algunas de sus partes sometidas a pruebas de laboratorio, estimamos que el desarrollo esté finalizado para mediados de Abril, salvo modificaciones que nazcan de la interacción con el Piloto en el SII.

El proceso de Implantación ya ha comenzado, en varias direcciones:

· Capacitación de usuarios

· Preparación de modificación de procedimientos internos (consultas a Contraloría)

· Preparación de políticas de marketing

Si bien nuestro interés es que este proyecto se complete a finales de Abril, los temas jurídicos referidos a la implantación podrían demorar estos plazos.

Estamos confiados en que esta cooperación entre la Universidad de Chile, las empresas del Piloto y el SII es un ejemplo del tipo de proyectos que harán de Chile un país diferente. Sumando las fortalezas propias de las instituciones en lograr un sistema de facturación electrónica único y líder en el mundo.