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EXPERIENCIA
DE SODIMAC |
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Objetivos
Generales del Proyecto para Sodimac ·
Mejorar la eficiencia de los procesos administrativos, logística y de
control de nuestra empresa a través de la digitalización de procesos. ·
Impulsar el comercio electrónico, utilizando tecnologías de información
que aportan directamente a la modernización del país. ·
Apoyar al desarrollo de proyectos de modernización para la gestión de
los Servicios Públicos. ·
Aportar con nuestra experiencia al desarrollo de esta iniciativa en otras
compañías del país, principalmente clientes y proveedores de nuestros
negocios. Equipo de trabajoEn
nuestra empresa la etapa final de implantación se
desarrolló con un equipo de trabajo dividido en dos grupos, uno de
ellos dedicado a aspectos
operacionales (procedimientos, contabilidad, tributaria, pruebas) y otro
equipo técnico (desarrollo, coordinación con el proveedor Acepta.com,
desarrollo de manuales, y pruebas). Ambos equipos trabajaron estrechamente
ligados durante todo el desarrollo del proyecto. Volumen inicialConsiderando
que en Sodimac tenemos segmentada la cartera de clientes, con modelos de
facturación diferentes, además de una variedad de formatos (Bodegas, tiendas
Homecenter y tiendas Constructor, Nodos de venta, Venta a Empresas) y
finalmente, debido a un alto número de tiendas (50), nuestra empresa
decidió, en una primera etapa, partir sólo con el formato “Venta a
Empresas” orientado a la venta volumen, que opera en la Administración
Central de la compañía, y sólo con facturas y notas.
Al
partir sólo con esos tipos de documentos y una sola área de facturación,
se nos facilitó el conocimiento y administración detallada de los
efectos del modelo electrónico y la detección de
fallas que no fueron observadas durante la etapa de prueba: Los
formatos Homecenter y Constructor iniciarán la facturación electrónica
en una segunda etapa. Durante
los meses previos a la partida se analizaron los procesos que serían
afectados por la facturación electrónica
y se normaron las actividades asociadas a cada tipo de problema que
en ese instante se visualizaba. Todo esto quedó estampado en
manuales de operación donde
se incorporaron controles y responsabilidades. CapacitaciónPara
disminuir el impacto de este nuevo proceso, se confeccionaron dos tipos de
charlas de capacitación, la primera una charla técnica
donde se explicaban los elementos del modelo de facturación electrónica,
flujo de datos y validaciones, conceptos de certificado digital y timbre
electrónico, XML, CAF, etc., todo esto orientado a personal técnico y
administradores. La otra charla fue más operacional en donde se explican
los conceptos de facturación electrónica, sus efectos en el proceso de
emisión y control, efectos en la cuenta corriente, proceso de cobranzas,
y finalmente efectos para al cliente. Esta última charla se dictó para
personal administrativo, personal de cuentas corrientes, contabilidad,
fuerza de ventas y de cobranzas. También
se confeccionó un documento explicativo en lenguaje simple con las
principales características y beneficios del nuevo formato de factura.
Este documento se agregó a las primeras facturas electrónicas impresas
que se enviaron en los primeros flujos de facturación a nuestros clientes
(no electrónicos). Formato de la nueva facturaUn tema que estamos analizando es evitar fraudes por el mal uso de la impresión de la factura electrónica, que será de vital importancia en la segunda etapa, cuando lleguemos con factura electrónica a Tiendas. En el actual piloto, las facturas electrónicas solo perfeccionan la venta, dado que no se usan para despachar productos. Dado
lo anterior, decidimos mantener, durante un tiempo, el mismo formato, con
el objeto de no generar efectos negativos en el cliente. Visualmente la
impresión de la factura electrónica es idéntica a la factura
tradicional. Usuario Administrador Y Administración de foliosLos
actuales formularios timbrados tienen una administración que se ocupa de
la impresión, almacenamiento, timbraje y distribución de documentos.
Esta operatoria sufre un gran cambio al desaparecer estas acciones y ser
reemplazadas por procesos electrónicos en un computador personal (PC). En el modelo DTE existe un rol denominado “Usuario Administrador”, quien tiene atribuciones para efectuar las siguientes actividades: Pedir folios (CAF), Re-obtener folios, Consultar folios, Anular folios, Definir usuarios al interior de las empresas y su administración. Dada la importancia de este tema, el control de estas actividades fue asignada al área Tributaria de la empresa, a la cual se entregó el rol de Usuario Administrador, quien además, es responsable de: -
Soporte a las áreas de facturación ante problemas de difícil
solución Certificados
El
uso de certificados digitales para los procesos de facturación fue
asumido sin ningún problema por el personal. Algunas pequeñas
complicaciones se produjeron en las primeras cargas de certificados, dado
que se debían cumplir algunos otros requisitos operacionales
desconocidos. Emisión
Documentos
Nuestro
proceso de facturación se inició el 2 de Junio de 2003. Durante la
primera semana todo el equipo de desarrollo
estuvo permanentemente dando soporte
al área de facturación. En
esta primera semana sólo se emitieron Facturas Electrónicas, obteniendo
excelentes resultados con buenos tiempos de respuesta por parte del SII. En la segunda semana se produjeron las primeras devoluciones que generaron NCR electrónicas, detectando varios problemas en este documento (se había privilegiado las pruebas de facturas), que básicamente tenían su origen en las pocas pruebas que habíamos realizado. Se
generaron siete notas de crédito descuadradas y con sus RUT erróneos,
esto por una falla en uno de los programas que traspasaba los documentos
desde su plataforma natural, hasta su formateo y transmisión al SII. La
emisión de notas de crédito se suspendió durante algunos días hasta
que el problema fue solucionado. A
medida que pasaban los días íbamos conociendo los casos o problemas que
generaban rechazos o aceptaciones con reparo. Administrar los rechazos fue
lo más sencillo, pues sólo se
debía determinar el problema y reenviar, ya sea con un nuevo folio o
usando el mismo. Una
solución más compleja tenían los reparos, pues se debía estudiar el
tipo de reparo para determinar si se corregía con NCR, se anulaba el
documento con error, o simplemente se anulaba y se reenviaba. En algunos
casos los reparos afectaban a los valores, situación que afectaba al
contribuyente que recibía el documento. Recepción
Documentos
En
nuestro primer mes de operación la facturación real de las empresas
electrónicas a Sodimac fueron catorce documentos, de los cuales cuatro
recibimos electrónicamente, cuatro
recibimos en papel y del resto conocimos su existencia varios días después
de terminado el primer mes. En
el desarrollo de los procesos operacionales y confección de manuales
operativos habíamos considerado que todos los DTE nos llegaban en forma
correcta, pero la realidad fue otra. -
Recibimos DTE electrónicos
correctos Todo
lo anterior nos llevó a replantear los servicios que nos brinda
la empresa Acepta, en cuanto a estandarizar impresiones de empresas
que envían sólo XML, y
entregar estadísticas de envíos y acuses de recibo. Los procedimientos
internos se debieron readecuar
para incorporar rutinas que permitieran generar un flujo claro ante
las diversas formas de llegada de DTE. Cuadratura
diaria
Comenzamos
a convivir con nuevos conceptos como: número de envío; email de
aceptaciones, reparos y rechazos; corrección de reparos con Nota de crédito;
anulaciones, etc., además de algunos atrasos en las repuestas del SII.
Todo esto hizo que en un instante no tuviésemos el control total de los
documentos emitidos y conocimiento de su estado. Se
realizó un trabajo de revisión completa de todo el primer mes para
asegurar el correcto proceso y solución de todos los problemas del mes.
Adicionalmente en las reuniones semanales comenzamos a levantar los
problemas y buscar soluciones integrales. En
estos momentos estamos analizando y desarrollando una herramienta que nos
permita automatizar el control del los DTE enviados y recibidos en
consideración a que con sólo un punto de facturación hemos tenido
problemas de control, que serían inmanejables con cien puntos de
facturación. Libros
Venta y Compra
Como
ya lo hemos señalado, nuestra empresa comenzó facturando solamente en el
área Venta a Empresas, cuyo volumen es menos comparado con una tienda
Homecenter. El problema que surge inmediatamente luego de ser declarados
empresa electrónica, es que todos los documentos de todos los puntos de
venta y bodegas (tanto de compra como de venta) deben ser incorporados a
los libros electrónicos. Los
principales problemas para transmitir los libros electrónicos fueron dos,
la baja cantidad de pruebas y segundo, los cambios de formato informados
que surgían como parte del proceso de aprendizaje. La
complejidad de juntar las ventas de las cincuenta tiendas se simplificó
al permitirse el despacho de libro de ventas electrónico por tienda, que
es la forma natural en que administramos dichos libros. ConclusionesLa
emisión de DTE ha funcionado bastante bien. Nuestros clientes no han
manifestado inconveniente alguno en recibir la factura electrónica, lo
que puede deberse a que el formato es idéntico a la factura tradicional. El
control sobre los documentos emitidos y recibidos ha recargado fuertemente
la operación de Venta a Empresas. No teníamos herramientas que nos
permitieran verificar la consistencia de los datos en tres ambientes
diferentes: Nuestra cuenta corriente, los DTE en el SII, y los DTE
publicados. Actualmente estamos desarrollando herramientas de control que
permitirán simplificar dichas cuadraturas. Los requisitos de despacho de facturas y notas de crédito al servicio, han obligado a un proceso de limpieza de datos, que ha mejorado la calidad de los archivos. |
