Home | Circulares 1995 CIRCULAR Nº 19, DEL 11 DE MAYO DE
1995
MATERIA: IMPARTE INSTRUCCIONES
SOBRE TIMBRAJE DE DOCUMENTOS
(Publicada en extracto en el DO del 17 de
mayo de 1995)
INDICE
1 OBJETIVOS Y ALCANCES
1.1 Definición del procedimiento de timbraje
1.2 Objetivos del procedimiento de timbraje de documentos
2 DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS DEL SII QUE REGULAN EL TIMBRAJE DE DOCUMENTOS.
2.1 Normas legales
2.1.1 Documentos que obligatoriamente deben Emitirse y Timbrarse:
2.1.2 Normas y Características de los Documentos:
2.2 Quiénes no pueden hacer el trámite
2.3 Quiénes pueden realizar el trámite
2.4 Disposiciones específicas
2.4.1 Dónde se debe realizar el trámite
2.4.2 Qué Formulario se debe utilizar
2.4.3 Quién debe firmar el formulario
2.4.4 Quién o quiénes pueden realizar el trámite
2.4.5 Requisitos que deben cumplirse para realizar el trámite:
2.4.6 Cantidad de documentos que dan derecho a crédito fiscal por IVA, a autorizar su
timbraje
2.5 Qué información debe indicarse
2.5.1 Identificación del contribuyente
2.5.2 Representante (s)
2.5.3 Documentos a timbrar
2.5.4 Nombre y RUT de la persona que viene a timbrar
2.5.5 Cantidad de facturas emitidas en los últimos 6 meses
3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
3.1 Descripción del procedimiento
3.1.1 General
3.1.2 Identificación del contribuyente.
3.1.3 Presentación por el contribuyente de los antecedentes requeridos para el trámite
3.1.4 Revisión física de los antecedentes y documentos que se solicita su timbraje
3.1.5 Ingreso de los datos al computador y validaciones de los mismos
3.1.6 Acciones de Fiscalización
3.1.7 Distribución de Documentos
3.1.8 Timbraje de los Documentos
3.1.9 Entrega de Documentos
3.2 La función del Jefe del Departamento de Resoluciones, del Coordinador de Timbraje o
del Jefe de la Unidad
respecto a situaciones especiales que se
presenten durante el trámite
3.3 Anomalías que ocurran durante el proceso
4 ORGANIZACION DE LOS ESPACIOS Y EQUIPO DE TRABAJO, JERARQUIAS Y DEPENDENCIAS.
4.1 Organización de los espacios físicos para atención de los contribuyentes
4.2 Grupo de trabajo
4.3 Jerarquías y dependencias
5 SISTEMAS Y APOYOS NECESARIOS
5.1 Sistemas
5.2 Otros apoyos
5.3 Archivo de formularios
ANEXO No. 1: Formulario 3.230. "Declaración Jurada para Timbraje de Documentos y/o
Libros"
ANEXO No. 2: Tabla de Tipos de Documentos
ANEXO No. 3: Formulario. "Traspaso de Contribuyente hacia Fiscalización"
ANEXO No. 4: Cómo actuar frente a problemas de Información en las Bases de Datos
ANEXO No. 5: Formulario. Notificación para presentarse a actualizar información
ANEXO No. 6: Acciones a seguir en el caso de bloqueos, notas y observaciones
ANEXO No. 7: Restricciones y autorizaciones permitidas según Bloqueos y Notas
1 OBJETIVOS Y ALCANCES
La presente circular reúne y sistematiza las instrucciones anteriores sobre timbraje de
documentos. Estas instrucciones se aplicarán a contar del 29 de mayo de 1995, con la
excepción de todos aquellos aspectos que requieran de los sistemas computacionales de
ingreso de datos y apoyo en línea definidos para el Ciclo
de Vida del Contribuyente, los que se
pondrán en vigencia paulatinamente en las Unidades, en la medida en que se implementen
dichos sistemas, y se capacite debidamente a los funcionarios en ellos.
1.1 Definición del procedimiento de timbraje
El procedimiento de timbraje -al mismo tiempo de permitir a los contribuyentes cumplir con
una obligación legal- es un proceso habitual de control de éstos, ya que debido a la
necesidad de timbrar documentos, están obligados a concurrir periódicamente a las
oficinas del Servicio, oportunidad en la que se procede a la revisión
de su comportamiento tributario,
ayudándoles de esta manera a tomar medidas en forma oportuna, que le eviten dificultades
posteriores a él y al SII.
El timbraje en sí es un procedimiento que legaliza los documentos necesarios para
respaldar las diferentes operaciones que los contribuyentes realizan al llevar a cabo sus
actividades económicas, y que consiste en la aplicación de un timbre seco en cada
documento y sus copias.
En el procedimiento de timbraje de la documentación se pretende, además, detectar a
quienes hagan mal uso de documentos timbrados, como, por otra parte, evitar la duplicidad
en la numeración de documentos, sin que por ello se restrinja el timbraje de la
documentación de aquellos contribuyentes normales. Para esto, se registran los códigos y
la numeración de ellos en los sistemas, y se estampa un timbre oficial en los documentos
que son utilizados por los contribuyentes del país.
Con el objeto de que los contribuyentes obtengan y mantengan una cantidad de
documentación autorizada para un período suficiente, que les permitan desarrollar sus
actividades y dar cumplimiento a las disposiciones tributarias sin mayores pérdidas de
tiempo, el Servicio de Impuestos Internos ha generado un procedimiento habitual de control
llamado "Procedimiento de Timbraje de Documentos".
1.2 Objetivos del procedimiento de timbraje de documentos
Objetivos Principales:
i) Autorizar documentación para que el contribuyente pueda respaldar las operaciones que
realiza en sus actividades económicas, tal como lo establece la ley.
ii) Fiscalizar a los contribuyentes que merezcan dudas o sospechas de que puedan hacer mal
uso de los documentos timbrados.
iii) Verificar que la documentación a timbrar cumpla con los requisitos legales y
reglamentarios vigentes.
iv) Llevar un control - registro - del movimiento de los documentos autorizados.
Objetivos Secundarios:
i) Corregir o modificar la información que el SII posee acerca del contribuyente.
ii) Determinar otras necesidades de información de los contribuyentes para hacer más
expeditas las auditorías tributarias.
2 DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS DEL SII QUE REGULAN EL TIMBRAJE DE DOCUMENTOS
2.1 Normas legales
2.1.1 Documentos que Obligatoriamente deben Emitirse y Timbrarse:
- Facturas y Boletas. Obligatoriedad de emitirse timbradas. Art. 52 y 54 DL 825 sobre
Impuesto a las Ventas y Servicios, Art. 69 del Reglamento.
- Guías de Despacho, Obligatoriedad de su emisión y timbraje Inc. 4 del Art. 55, del DL
825 y Art. 70 del DS 55 Reglamento del DL 825.
- Rollos de Máquinas Registradoras. Art. 52 e Inc. 2 del Art. 56 del DL 825 y Art. 69 del
Reglamento.
- Entradas de Espectáculos y Reuniones pagadas, Resol. Ex No.- 1.251 del 29.07.80.
- Boletas de Honorarios, Resol.Ex. No. 1.414 de 27.10.78 (DO del 06.11.78).
- Boletas de Prestación de Servicios de Terceros, Resol. Ex. No. 551 del 29.05.75.
- Facturas de Compra, Resoluciones Ex. No. 551 y 1.496 de fechas 29.05.75 y 31.12.76
respectivamente.
- Boletas Liquidación ( Empr. Periodísticas). Resol. Ex. No. 1.423 del 21.12.78.
- Facturas de Exportación, Art. 36 DL 825 ( Circular No. 3 del 09.01.86).
- Facturas de Venta a Empresas del Territorio Preferencial. Resol. Ex No. 1.057 del
25.04.85.
- Facturas de Venta Exenta a Zona Franca Primaria. Resol. Ex No. 601 del 07.05.82.
- Guía de Despacho con cuarto ejemplar para porteador. Ley No. 18.528 DO del 23.07.86.
- Guías de Despacho en consignación Territorio Preferencial, Ley No. 18.392. Resol. Ex.
No. 1.057 del 25.04.85.
- Guías de Despacho en Consignación Zonas Francas. Resol No. 601 del 07.05.82
complementada por Resol. Ex. No. 911 del 05.07.82.
- Liquidaciones del Comisionista Distribuidor. Art. 73 del DS No. 55. Reglamento sobre
Impuesto al Valor Agregado.
- Liquidación Factura. Circular No. 126 de 1977.
- Facturas a Turista. Res. Ex. No. 6.428 del 06.12.93 (DO 13.12.93)
- Notas de Débito y Crédito. Art. 57 del DL 825 sobre Impuesto a las Ventas y Servicios,
y Art. 71 del Reglamento.
- Notas de Débito y Crédito de Exportación. Circular No. 3 de 1986.
- Hojas de Costo y Control de Existencia; Libro Control Tarjetas de Existencia. Resol. Ex.
No. 985 del 24.09.75.
- Letras de Cambio, Pagarés y cualquier documento que contenga operaciones de Crédito.
Inc. 2, del Art. 17 DL 3.475, sobre Ley de Timbres.
- Certificados de Donaciones. Art. 47 DL No. 3.063, Art. 31 No. 7 Ley de la Renta, Art. 46
Ley 18.889, Art. 6 Ley 18.681, y Ley 19.247, (Circular No. 46 del 13.08.86, Circular 33
del 10.06.88, Resolución Ex. No. 3.721 del 25.08.94 y Circular 40 del 30.09.94).
- Libro Auxiliar de Registro y Control de Letras de Cambio. ( Circular 72 del 08.10.80).
- Libros de Contabilidad. Inc. Final Art. 17 DL 3.475, sobre Ley de Timbres y Estampillas.
- Libros de Contabilidad en Hojas Sueltas. Inc. 3- Art. 17 DL 830 sobre Código
Tributario.
- Libro Control de Documentos. Resol. 2.107 del 01.12.83 (Circular No. 8 de 1984).
- Libro de Donaciones. Circular No. 33 del 10.06.88.
- Libro especial FUT. Circular No. 7 del 01.02.85 y Circular No. 6 del 03.12.90.
- Libro de Impuestos Retenidos. Art. No. 17 DL 3.475 sobre Ley de Timbres y Estampillas.
- Libro de Remuneraciones. Art. 61 Ley 18.620 Código del Trabajo.
- Libros Control Rollos Máquinas Registradoras. Res. Ex. No. 5.285 del 22.09.93.
2.1.2 Normas y Características de los Documentos:
- Numeración correlativa Unica Nacional de los documentos, emisión de vales por
máquinas registradoras y su timbraje en la Casa Matriz. Resol. Ex. No. 2.107 del
01.12.83, ampliada por Resol. Ex. No. 2.252 del 28.12.83 y modificada por Resol. Ex. No.
5.285 del 22.09.93 ( Circular No. 8 de 1984 y Oficio Circular No. 3.568 del 22.09.93).
- Características, requisitos y obligaciones en la emisión de los documentos. DS de
Hacienda No. 592 del 28.06.85 y Res. Ex. No. 1.661 del 08.07.85 (Circular No. 33 de 1985).
- Timbraje de documentos de Zona Franca de Iquique. Res; No. 44 del 29.03.95, de la
Dirección Nacional.
2.2 Quiénes no pueden hacer el trámite
- Los contribuyentes que deban tributar en 1ª ó 2ª Categoría de la Ley de la Renta y
que no hayan efectuado Inicio de Actividades.
Los contribuyentes que deban timbrar documentos que respalden operaciones afectas a IVA y
que den derecho a Crédito Fiscal por dicho IVA -Facturas, Guías de Despacho, etc.- y
cuya verificación de actividades efectuada por el Servicio ha resultado negativa.
- Los contribuyentes que solicitan timbraje de documentos en una Unidad del Servicio no
correspondiente a la jurisdicción de su Casa Matriz.
2.3 Quiénes pueden realizar el trámite
- Los contribuyentes Personas Naturales, Jurídicas, chilenas o extranjeras, y otros entes
sin personalidad jurídica, que hayan hecho inicio de actividades ya sea como
contribuyentes de 1ª ó 2ª Categoría de la Ley de la Renta.
- Los contribuyentes que timbren documentos por primera vez, pueden hacerlo de inmediato
con los que respaldan operaciones afectas a IVA y no dan derecho a Crédito Fiscal por
dicho IVA. Si además requieren timbrar documentos que respaldan transacciones que dan
derecho a crédito fiscal por dicho IVA, deben esperar que se les efectúe la
Verificación de Actividades (ver Circular correspondiente).
- Los Organismos Estatales y Municipalidades, y otros entes que efectúen timbrajes
ocasionales - Libros, entradas de espectáculos-, siempre que posean RUT y tengan la
autorización correspondiente.
- Un caso especial de contribuyentes que pueden timbrar, es el de los indicados en el Art.
20 No. 5 de la Ley de la Renta (Ej.: Asesorías) quienes no están obligados a emitir
documentos de aquellos que especifica la Ley del IVA. Sin embargo, si los requieren para
fines contables, o porque se los exigen sus clientes y son autorizados por los Directores
Regionales para emitir documentos -sean estos Facturas o Boletas- se les timbrarán,
cuidando de que lleven impresa la siguiente leyenda: "No Afecto al IVA, Contribuyente
del Art. 20 No. 5 de la Ley de la Renta".
- Los contribuyentes exentos de IVA, de conformidad al Art. No. 12, Letra E No. 8 y/o No.
12 del DL 825, que están obligados a emitir Boletas y/o Facturas deben consignar en sus
documentos impresos por imprenta la siguiente leyenda: "Contribuyente exento de IVA
Art. 12 Letra E No. 8 y/o 12 del DL 825".
2.4 Disposiciones específicas
2.4.1 Dónde se debe realizar el trámite
Se debe realizar el timbraje en la Unidad del Servicio bajo cuya jurisdicción se
encuentre el domicilio del contribuyente o el de la Casa Matriz -si tuviere sucursal/es-,
declarado al SII en su Inicio de Actividades, o en el nuevo domicilio comunicado en
posteriores avisos de modificaciones.
Sin perjuicio de lo anterior, el Director, o la persona que él designe al respecto,
podrá disponer que algunos contribuyentes en particular puedan efectuar este trámite en
otra Unidad de Timbraje.
2.4.2 Qué Formulario se debe utilizar
El formulario usado para solicitar el timbraje de cualquier documento es el No. 3.230
"Declaración Jurada para Timbraje de Documentos y/o Libros y Notificaciones"
(ver Anexo No. 1).
En el mismo Anexo No. 1 se indica la forma en que debe ser llenado el Formulario de
Timbraje (Formulario 3.230).
Este Formulario debe ser usado por todos los contribuyentes afectos a impuestos de Primera
o Segunda Categoría de la ley de la Renta, que anteriormente hayan declarado su Inicio de
Actividades ante el SII, y otros entes que deban usar documentos autorizados por el
Servicio, en el momento que soliciten timbrar alguno de los documentos que la ley
establece para desarrollar sus respectivas actividades.
2.4.3 Quién debe firmar el Formulario
En el caso de contribuyentes persona natural, debe ser firmado por el contribuyente, su
representante legal o por un mandatario especialmente habilitado para este efecto. Si se
trata de incapacitados o residentes en el extranjero, debe ser firmado por su
Representante acreditado ante el Servicio.
En el caso de contribuyentes Persona Jurídica y otros entes sin personalidad jurídica,
el formulario debe ser firmado por el representante establecido en la escritura social,
documento de constitución o Decreto, o por el representante o mandatario de comuneros,
sucesiones o socios de Sociedades de Hecho y acreditado ante el SII.
También el formulario puede ser firmado por una persona a quien el contribuyente o
representante legal le otorgó poder, firmado ante Notario Público o refrendado ante el
Secretario de la Dirección Regional o Jefe de la Unidad a quien se le haya conferido la
condición de Ministro de Fe, siempre que en el poder se diga expresamente que se autoriza
a firmar en nombre del contribuyente.
2.4.4 Quién o quiénes pueden realizar el trámite
Puede ser presentado por dos tipos de personas:
- Por la misma persona que lo firmó como contribuyente o representante legal o
mandatario.
- Por una persona autorizada para presentar este formulario. En estos casos, debe
presentar un poder notarial o refrendado ante el Secretario de la Dirección Regional o
Jefe de la Unidad a quien se le haya conferido la condición de Ministro de Fe, donde el
contribuyente o el representante, según corresponda, lo autorizan para efectuar el
trámite de timbraje.
La persona que presenta el formulario y los documentos debe ser la misma que retira los
documentos ya timbrados.
2.4.5 Requisitos que deben cumplirse para realizar el trámite:
Los contribuyentes de 1ª Categoría que deseen timbrar documentación que respalda
operaciones afectas a IVA y que dan derecho a Crédito Fiscal por dicho IVA, deben haber
sido verificados en su actividad en forma positiva.
Los contribuyentes de 2ª Categoría, y los de 1ª Categoría, que no requieran
documentación que dé derecho a Crédito Fiscal del IVA, y así lo indican, pueden
timbrar sin que se les haya realizado Verificación de Actividades, boletas de honorados
en el primer caso y boletas y/o libros, en el segundo caso.
2.4.6 Cantidad de documentos que dan derecho a crédito fiscal por IVA, a autorizar su
timbraje
Para todos los documentos que respalden operaciones afectas a IVA y que dan derecho a
crédito fiscal por dicho IVA, el sistema computacional de timbraje proveerá de un
número máximo de documentos a autorizar en la primera instancia de la atención de
público. Esta cantidad máxima podrá ser sobrepasada por los fiscalizadores o
coordinadores, en el proceso de fiscalización.
La política general que se aplicará a nivel administrativo, considerará que la cantidad
máxima a timbrar de documentos que dan derecho a crédito fiscal por IVA, será igual al
requerimiento de documentos para 24 meses, para los contribuyentes cuyos antecedentes
aportados y/o recopilados al momento de su Verificación de Actividad son buenos -ver a
este efecto Circular e instrucciones internas sobre Verificación de Actividad-, y de 6
meses para aquellos contribuyentes cuyos antecedentes son incompletos y así evitar haya
periodicidad en la fiscalización.
En el caso de contribuyentes que timbrarán por primera vez facturas, la cantidad máxima
a autorizar estará dada por una estimación de los requerimientos de documentos
mensuales, establecida en el momento de la Verificación de Actividad, y que será una
combinación de la política indicada en el párrafo precedente y los resultados del
proceso de Verificación de la Actividad.
En el caso de los contribuyentes que ya han timbrado facturas, el número autorizado
máximo estará basado en las declaraciones que él hace respecto a las facturas emitidas
en los últimos 6 meses. A partir de este valor, se obtendrá el consumo mensual, el que
se multiplicará por el número de meses que corresponda, de acuerdo a la política antes
señalada.
Para el caso de documentos que respaldan operaciones afectas a IVA y que dan derecho a
crédito fiscal por dicho IVA que no sean facturas, el sistema guarda una relación
porcentual de cuánto autorizar de cada documento en base a lo que se autoriza de
facturas. Cualquier cambio en esta relación, hecha por un fiscalizador, provocará un
nuevo máximo autorizado para el documento que se produjo la modificación.
Si la petición de un mayor número de documentos a timbrar se debe a una situación
transitoria o puntual, que se normalizará a futuro, se puede hacer la autorización
directamente en la cartola de timbraje. Esto no provocará un aumento futuro de su máximo
autorizado.
2.5 Qué información debe indicarse
2.5.1 Identificación del Contribuyente
Debe informarse el RUT y el Nombre del Contribuyente o su Razón Social, de la misma
manera que se informó en el momento de la Declaración de Inicio de Actividad, o las
modificaciones posteriores que hayan sido informadas al Servicio.
2.5.2 Representante (s)
En el caso de Personas Jurídicas y otros entes sin personalidad jurídica, debe
informarse el Nombre y RUT del representante, de la misma manera que se informó en el
momento de la Declaración de Inicio de Actividad, o de las modificaciones que hayan sido
informadas al respecto a la Sección RUT e Inicio de Actividades. En caso de haberse
registrado un cambio, y éste no hubiere sido comunicado al SII, éste deberá ser
informado oficialmente vía el Formulario No. 3.239.
2.5.3 Documentos a timbrar
Debe indicarse el (o los) código (s) de los documentos a timbrar, de acuerdo a la
codificación que se establece para éstos en el Anexo No. 2 (Fact., Bol., etc), el tipo
de encuadernación de los mismos (talonarios, rollos, papel continuo, etc.), la cantidad
deseada, con indicación del número inicial y final del correlativo.
2.5.4 Nombre y RUT de la persona que viene a timbrar
Deberá informarse el Nombre y el RUT de la persona que viene a timbrar, cuando ésta sea
una persona distinta al contribuyente o representante legal de una sociedad, y concurra
con el debido poder.
2.5.5 Cantidad de facturas emitidas en los últimos 6 meses
Los Contribuyentes que vengan a timbrar facturas, deberán informar al SII de la cantidad
de facturas que han emitido en los últimos 6 meses anteriores a la fecha de elaboración
del formulario de timbraje. En consecuencia, si sólo timbran Libros, boletas u otros
documentos que no dan derecho a crédito por IVA, no es necesario consignar este dato en
el formulario, con la sola excepción que el funcionario lo solicitara por no existir el
mencionado antecedente en el sistema.
3 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
El procedimiento de Timbraje cuenta con el apoyo computacional de un software
especializado, denominado "Sistema de Timbraje", donde toda la información
sobre el timbraje de la documentación es ingresada en el mismo momento que el
contribuyente es atendido. El ingreso de datos "en línea" permite evaluar en
forma instantánea gran parte de la problemática planteada en los objetivos del sistema,
realizando validaciones automáticas, tales como:
- Correlatividad numérica de los documentos.
- Chequear el número requerido con máximos autorizados de timbraje.
- Traspaso de casos conflictivos hacia fiscalizadores.
- Documentos a timbrar deben corresponder a categoría de tributación de cada
contribuyente.
- Unidad de timbraje sea la que corresponde.
3.1 Descripción del procedimiento
3.1.1 General
La función de los encargados de la atención de público y de fiscalización en el área
de timbraje es autorizar el timbraje de documentos para aquellos contribuyentes que no
tienen problemas de tipo tributario, de identificación o de impresión de la
documentación. Una vez autorizados los documentos a timbrar, éstos deben ser
recepcionados por los funcionarios que hagan efectivo el timbraje, a través de estampar
el timbre seco en ellos.
En particular, el procedimiento para timbraje de documentos contempla las siguientes
acciones:
- Identificación del contribuyente o de la persona autorizada para efectuar el trámite.
- Presentación por el contribuyente de los antecedentes requeridos para el trámite y los
documentos cuyo timbraje se solicita.
- Revisión física de los antecedentes y documentos que se solicita su timbraje.
- Ingreso de los datos del formulario al computador y validaciones de los mismos.
- Acciones de fiscalización si fuere necesario.
- Distribución de los documentos.
- Timbraje de los documentos.
- Entrega de los documentos timbrados al contribuyente.
3.1.2 Identificación del contribuyente
a) Generalidades
Todas las personas que realicen un trámite de timbraje, deberán identificarse ante el
funcionario del Servicio que los atienda, quien comprobará la identificación con los
documentos que corresponda.
b) Documentos para la identificación
Si quien realiza el trámite es el contribuyente y es chileno, bastará que exhiba su
Cédula Nacional de Identidad, y si es extranjero deberá exhibir su Cédula de Identidad
de extranjero y su Cédula RUT.
Si quien realiza el trámite es un tercero, se deben revisar los poderes de los
representantes -personas jurídicas y otros entes- o personas a las que expresamente se
les dio poder para realizar el trámite.
Las personas jurídicas y otros entes sin personalidad jurídica, actúan por intermedio
de sus representantes, quienes deberán exhibir su Cédula de Identidad, y la Cédula RUT
de la empresa que representan. En los casos de representantes extranjeros, deben
presentar, además de su documento de identificación, su Cédula RUT.
En los casos en que concurran a realizar los trámites personas a las cuales se les dio
poder notarial, éstas, además de identificarse como personas a través de su Cédula de
Identidad, deberán exhibir sus poderes emitidos por las personas autorizadas; esto es, el
propio contribuyente en los casos de personas naturales o el representante en el caso de
las personas jurídicas u otros entes.
c) Documentación incompleta o insuficiente
La identificación debe ser siempre demostrada para realizar los trámites, y en los casos
en que actúe un tercero, siempre debe demostrar que está autorizado para hacerlo.
Por ello, no se aceptará documentación incompleta o insuficiente. Si se presenta una
situación de este tipo, y habiéndosele representado al que realiza el trámite el
reparo, éste insistiera en el derecho a realizar su trámite en esas condiciones, lo
atenderá el Coordinador de Timbraje o Ciclo de Vida del Contribuyente, Jefe de Unidad o
Jefe de Resolución -según sea el caso en la respectiva oficina-, quien resolverá si lo
autoriza, de acuerdo a las políticas y normas que le haya impartido la Dirección
Nacional.
En los casos en que no se autorice la realización del trámite, se cuidará de informar
al contribuyente -entregándole volantes explicativos- de cómo debe hacerlo cuando
concurra nuevamente.
3.1.3 Presentación por el contribuyente de los antecedentes requeridos para el trámite
- Cédula RUT del contribuyente. Sólo para personas jurídicas u otros entes sin
personería y extranjeros; ya que si es P. Natural Chilena, basta con la Cédula Nacional
de Identidad del Contribuyente. Si es un mandatario quien efectúa el trámite, debe
presentar la Cédula de Identidad de su mandante o fotocopia autorizada ante Notario de
ésta.
- Cédula Nacional de Identidad de quien realiza el trámite.
- Poder simple firmado ante Notario o refrendado ante el Secretario de la Dirección
Regional o Jefe de la Unidad a quien se le haya conferido la condición de Ministro de Fe,
otorgado por el contribuyente o representante legal, en los casos de terceras personas que
se presentan a efectuar el trámite de timbraje.
- Formulario 3.230 (en duplicado) lleno con los datos de los documentos que el
contribuyente viene a solicitar timbraje. En ningún caso los funcionarios podrán llenar
los recuadros en los cuales se registran los documentos a timbrar y cantidad solicitada
por el contribuyente.
- Ultimo Formulario 3.230 presentado por el contribuyente, correspondiente al último/s
documento/s autorizado/s y cuyo timbraje está solicitando.
- Documentos a Timbrar, ordenados y numerados en sus lomos, por cada caja o talonario; los
rollos de Auditoría de máquinas registradoras deben venir unidos por un cáñamo con un
máximo de 20 unidades.
- Ultima declaración mensual del Impuesto a las Ventas y Servicios (Formulario 29) en el
caso de los contribuyentes afectos a Primera Categoría de la Ley de la Renta.
3.1.4 Revisión física de los antecedentes y documentos que se solicita su timbraje
Los funcionarios que reciben los antecedentes y documentos para el timbraje que presenten
los contribuyentes verificarán que éstos estén completos, sean válidos -que
efectivamente sean el tipo de antecedentes que se solicitan, que cumplan con las
formalidades especificadas (legales y reglamentarias) y que no presenten alteraciones o
enmiendas que puedan implicar falsificaciones del original-.
Reciben del contribuyente los antecedentes señalados en el punto 3.1.3., efectuando las
siguientes verificaciones:
i) Que la persona que concurre es el contribuyente, su representante o mandatario, y está
debidamente acreditado.
Si es un mandatario, revisar que el poder que trae esté dado por el contribuyente o
representante.
ii) La consistencia de datos entre los antecedentes presentados y lo indicado en el
formulario 3.230.
iii) La "consistencia" de la información impresa en los documentos, utilizando
un procedimiento aleatorio que abarque la totalidad de los documentos, y asegurándose, en
todo caso, la verificación tanto del primero y del último talonario de cada tipo de
documento, con la del Formulario 3.230, contra la base de datos y los antecedentes
presentados, según corresponda, en los siguientes puntos:
- Número de RUT.
- Nombre o Razón Social.
- Domicilio -Casa matriz y sucursal/es si la/s tuviere y considere necesario revisar, de
los contribuyentes de 1ª Cat. de la Ley de la Renta; y de los contribuyentes de 2ª Cat.
que solamente venga indicado, sin importar cual sea éste, pero que corresponda a la
jurisdicción de la Sección Timbraje.
- Actividad o Giro. -Que corresponda al indicado en los documentos por los contribuyentes
afectos a la 1ª Cat. de la Ley de la Renta; y de los contribuyentes de 2ª Cat. que
solamente venga indicado, sin importar cuál sea la actividad.
- Unidad de Timbraje.
- Numeración del primer y último talonario, que corresponda al actual timbraje que se
está autorizando, para cada tipo de documento.
- Que los documentos -Facturas, Guías de Despacho, Notas de Crédito, Notas de Débito,
Liquidación Factura, Liquidación o Facturas de Compra-, cumplan con el diseño
(características de los documentos según leyes y resoluciones), y que no haya agregados
o timbres de goma no autorizados. Además, que los talonarios vengan sin tapa de cartón o
cartulina, ya que ésta debe ser de papel.
Debe tomarse en consideración que sólo los contribuyentes con actividades de la
Construcción, Prospección Minera y Explotación de Bosques, están expresamente
autorizados para indicar sus sucursales, bodegas, obras, lugares de prospección o faenas,
con timbre de goma en sus documentos, el que debe ser colocado después de haberse
timbrado los documentos.
No se aceptará documentación para su timbraje cuyas leyendas no sean impresas, salvo los
domicilios y actividades en las Boletas de Honorarios de los contribuyentes de la 2ª
Categoría de la Ley de la Renta.
Si alguna clase de documentos no se presentare, o no cumplen con los requisitos, y los
errores son insubsanables durante la atención del contribuyente, se le indican las
anomalías, postergándose el timbraje hasta que éstas sean subsanadas.
En particular, la no presentación del Formulario 3.230 correspondiente al timbraje
anterior, sea por extravío u olvido, hará necesaria la intervención de fiscalización,
la que comprobará si la numeración de los documentos es correlativa a la indicada en el
sistema computacional. Si es así, autorizará extraordinariamente el timbraje. En su
defecto, se ordenará la búsqueda de la copia que el Servicio tiene en archivo de este
documento, indicándole al contribuyente que debe regresar al día siguiente con el
último talonario autorizado del documento que solicita su timbraje; con estos
antecedentes se procede a continuar su trámite.
Si en la revisión, el funcionario encuentra en un talonario originales duplicados, juegos
de documentos de otros contribuyentes, u otras anomalías -que generalmente el
contribuyente culpa a la imprenta- para conseguir timbraje fraudulento, sea voluntario o
involuntario, debe tomar conocimiento el Coordinador y éste ordenar las acciones que
correspondan para sancionar tal situación.
iv) Se debe constatar que los documentos a timbrar no vengan emitidos en forma previa.
En caso contrario, sea por inadvertencia del contribuyente u otra razón, el trámite
deberá continuar en fiscalización.
En esta instancia, se revisará que las fechas de los documentos correspondan al período
tributario (mes) cuyo plazo de declaración aún no esté vencido y sea dentro de los
cinco primeros días del mes siguiente. Si es así, se le puede autorizar el timbraje. En
el caso que los documentos vengan llenados y que contengan todas sus divisionales, se le
autorizará el timbraje, condicionado a que previamente se autodenuncie de haber emitido
documentos sin timbre. En su defecto, si los documentos vienen llenos, pero no contienen
todas las divisionales, no se le autorizarán estos documentos, autorizándole los
documentos cuya numeración continúa, previo autodenuncio de haber emitido documentos sin
timbrar.
Existe una situación diferente en el caso de los contribuyentes que han emitido
documentos sin timbrar, y que los han entregado a terceros. Debe tenerse en cuenta al
respecto, que los contribuyentes que incurran por su cuenta en estas situaciones deben
autodenunciarse; de no hacerlo, el Servicio, al constatar el hecho, efectúa el denuncio
por la irregularidad de la situación.
En todos estos casos, adicionalmente a las medidas que adopte fiscalización, deberá
regularizarse la correlatividad de la numeración de los documentos, confeccionando un
Formulario 3.230 especial por los documentos emitidos sin timbrar. Se dejará constancia
en la copia del formulario de las características especiales de dicho timbraje.
v) Se cuenta el total de talonarios, cajas o rollos de auditoría de máquinas
registradoras recibidos por cada tipo de documento, de modo que corresponda a los
presentados por el contribuyente.
Asimismo, de presentarse dudas sobre la validez de los antecedentes acompañados, o si los
datos traspasados al formulario no corresponden, o los datos indicados en los documentos
que se solicita su timbraje no corresponden a los indicados en los antecedentes exhibidos
o a los de la base de datos, el funcionario le representará la situación al
Contribuyente, solicitándole solucione los errores detectados, o pase a fiscalización.
Si el contribuyente insistiera en efectuar el trámite, deberá actuarse de acuerdo a lo
indicado en la letra c) del Párrafo 3.1.2.
En caso que el contribuyente deba pasar a fiscalización por alguna de las causas
anteriores, el encargado de la atención de público debe retener los antecedentes y
documentos presentados por el contribuyente (Cédula RUT, poder, F. 3.230, etc.) y
hacerlos llegar a los fiscalizadores.
Junto a los documentos anteriores, se debe adjuntar el formulario interno de traspaso
hacia fiscalizadores (ver Anexo No 3), donde se debe señalar la causa del envío del
contribuyente a fiscalización.
El encargado de la atención de público debe indicarle al contribuyente que deberá
dirigirse a las cajas destinadas a fiscalización y esperar que un fiscalizador lo llame.
3.1.5 Ingreso de los datos al computador y validaciones de los mismos
Una vez cumplidas las etapas anteriores del procedimiento, los funcionarios ingresarán
los datos del formulario a los sistemas de información computacionales, proceso durante
el cual deberán poner atención a la existencia de observaciones -advertencias colocadas
durante la recepción del Inicio de Actividades o la Verificación de Actividades-,
información inexistente o discrepante.
Si se presenta alguna de estas situaciones, deberá procederse como lo indican los anexos
No. 4 y 6. Si hay observaciones o problemas en la información, se le debe comunicar esta
situación al contribuyente, indicándole que debe pasar a fiscalización, y
simultáneamente remitir en forma interna el expediente a donde se realizará la
fiscalización respectiva.
Aun cuando en las validaciones del procedimiento de timbraje en que se detecten cambios en
los datos de identificación y caracterización de los contribuyentes (indicadas en el
formulario o en los documentos) no informados al Servicio, se fiscalicen (para resolver el
problema puntual de timbraje), se les solicitará a los contribuyentes que actualicen de
inmediato la información errónea o faltante en la Sección Rut-Inicio de Actividades
correspondiente, pudiendo, posteriormente, seguir el procedimiento normal de timbraje. Si
la persona que concurre a efectuar el trámite no está autorizada para informar dichos
cambios, o no puede proveer las evidencias exigidas como requisitos, se notificará (ver
Anexo No. 5) al contribuyente por medio del mandatario que concurre, para que actualice a
la brevedad la información faltante en la Sección referida. En tanto, se le autorizará
timbraje restringido para un mes (ver Anexo No. 4).
Si el contribuyente tuviese bloqueos, los sistemas de apoyo computacional automáticamente
transferirán la atención del caso a los funcionarios que fiscalicen. Ellos procederán
de la manera que se indica en el Anexo No. 6.
Si todo concuerda y el sistema no envía al contribuyente a Fiscalización (esto quiere
decir que no tiene problemas tributarios), el funcionario procede a digitar la
información indicada en el Formulario 3.230 de los documentos que se desean timbrar.
En el caso de los documentos que respaldan operaciones afectas a IVA y que dan derecho a
crédito fiscal por dicho IVA, el SII autorizará en primera instancia el timbraje de un
número máximo de documentos. Si lo solicitado sobrepasa el máximo, se informa al
contribuyente la cantidad que podría timbrar. Si acepta el timbraje de dicha cantidad, se
le autoriza, dejándolo seguir con el trámite sin mayores dificultades; en su defecto,
pasa a fiscalización.
En el caso de documentos que respaldan operaciones afectas a IVA y que no dan derecho a
crédito fiscal por dicho IVA, se timbrará todo lo solicitado por el contribuyente.
De no haber problemas que ameriten restringir las cantidades a timbrar, de acuerdo a lo
que se dispone en los anexos No. 4 y 6, la política de timbraje procurará timbrarle a
los contribuyentes el máximo de documentos que den derecho a crédito fiscal por IVA, y
todos los que necesite y que no sirvan para impetrar dicho crédito fiscal por IVA. No
obstante, si este timbraje por su volumen no pudiera efectuarse en horario normal, se le
timbrará una cantidad razonable y se le indicará fecha y hora para que efectúe el
timbraje del resto de los documentos en horario especial, sin interferir los tiempos de
atención de los demás contribuyentes.
Una vez autorizada finalmente la cantidad a timbrar, se indica en el Formulario 3.230
hasta qué número se timbrará de cada tipo de documento, en la columna "Uso
Exclusivo del SII". Se firma el Formulario 3.230 en el casillero "Autorización
de Timbraje", colocando el RUT del funcionario, la fecha y el código de la oficina
de timbraje.
Simultáneamente, se invalida el o los formularios 3.230 anterior/es, estampando una raya,
cruz o círculo sobre los códigos de documentos autorizados en el timbraje actual. Se le
devuelve al contribuyente.
Para cada tipo de documento a timbrar, se anota en el reverso de la divisional SII del
último documento a timbrar, la cantidad de documentos autorizados, primer y último
número de ellos, fecha, firma y se estampa timbre del funcionario.
Si el timbraje solicitado corresponde a rollos de máquinas registradoras, se debe
verificar que en cada uno de ellos estén anotados los siguientes datos, impresos con
timbre de goma: Nombre o Razón Social, RUT, domicilio, número correlativo de cada rollo
y fecha. El funcionario debe estampar en el primer y último rollo a timbrar, la fecha,
firma y timbre.
En los casos en que los libros u hojas computacionales de contabilidad traigan impreso por
imprenta los siguientes datos: RUT, Nombre o Razón Social y domicilio del contribuyente
y, como pie de imprenta, RUT, nombre o Razón Social de la imprenta y fecha de impresión
de los documentos (día, mes, año); el funcionario debe estampar en la primera y última
hoja lo siguiente: número de folios desde y hasta, fecha, timbre y firma. Si el
contribuyente no presentó otro tipo de documentos para timbrar, se le entregan los
documentos autorizados y la copia del Formulario 3.230 con un timbre que dice
"Entregado".
En las boletas emitidas por Empresas de utilidad pública (Cía. de Teléfonos, Emos,
Chilectra, etc.) autorizadas por Resoluciones de las Direcciones Regionales, se autoriza
su timbraje en la primera y última boleta, con timbre de goma, estampando lo siguiente:
número de folios desde y hasta, fecha, timbre y firma. Si el contribuyente no presentó
otro tipo de documentos para timbrar, se le entregan los documentos autorizados y la copia
del Formulario 3.230 con un timbre que dice "Entregado".
Se devuelven al contribuyente aquellos documentos que entregó para el timbraje y que no
fueron autorizados y todos los antecedentes requeridos para el timbraje, indicándole que
pase a la Sala de Entrega a retirar sus documentos una vez que éstos sean timbrados.
Los documentos a timbrar se deben dejar en un canasto junto al original y copia del
Formulario 3.230, ya timbrados y firmados por el funcionario que autorizó el timbraje.
3.1.6 Acciones de Fiscalización
La función del fiscalizador es atender a aquellos contribuyentes que presentaron algún
problema en la instancia administrativa de la atención de público, como ser:
- Falta de datos en el sistema.
- Falta de datos en los documentos a timbrar.
- Inconsistencias de los datos del Banco de Datos, con los indicados en los documentos.
- Bloqueos.
- Observaciones en el sistema provenientes de la Verificación de Actividades.
- Solicitudes de timbrajes de documentos que superan el máximo autorizado.
- Otros problemas no considerados.
En base al problema descrito por el encargado de atención de público en el formulario de
traspaso hacia Fiscalización y la consulta al ARCO, incorporada al sistema de timbraje,
el fiscalizador deberá decidir si se autoriza el timbraje tal como lo solicita el
contribuyente o en forma restringida (ver anexos No. 4 y 6).
Para aquellos contribuyentes sin problemas, el sistema asigna cantidades máximas de
timbraje, que corresponden aproximadamente al número de documentos usados en un período
determinado. Sin embargo, para los contribuyentes con problemas, el fiscalizador podrá
autorizar un timbraje restringido, inferior al asignado por el sistema, dejando constancia
de los fundamentos de tal decisión en Formulario 3.230 y en las observaciones del
sistema.
Los casos que deba atender un fiscalizador le llegarán en forma interna, provenientes de
los funcionarios encargados de la atención de público.
El procedimiento de los fiscalizadores es semejante al de los encargados de la atención
de público explicado en los Puntos 3.1.4. y 3.1.5. anteriores y en los anexos No. 4 y 6,
sólo variando en que la firma de aprobación debe ser colocada en el espacio
"Autorización Extraordinaria" del Form. 3.230.
3.1.7 Distribución de Documentos
Los funcionarios encargados de la Distribución de Documentos tendrán a su cargo las
siguientes funciones:
a) Llevar al grupo de fiscalización los antecedentes y documentos recibidos por los
encargados de atención de público, de los contribuyentes que deben ser fiscalizados.
Estos antecedentes serán depositados en orden de llegada para ser atendidos en el mismo
orden.
b) Retirar los documentos de los contribuyentes sin problemas, desde los mesones de los
encargados de atención de público y llevarlos a la Sala de Prensas.
c) Retirar los documentos de los contribuyentes ya fiscalizados y llevarlos a la Sala de
Prensas.
d) Retirar de la Sala de Prensas los documentos timbrados, trasladándolos al Sector de
Entrega de Documentos.
3.1.8 Timbraje de los Documentos
El funcionario timbrador deberá realizar las siguientes tareas:
a) Revisa que los documentos para su timbraje estén acompañados del Formulario 3.230
(original y copia), debidamente autorizados.
b) Control visual de los documentos en cuanto a tipo y cantidad autorizada de timbraje.
c) Efectúa la aposición del sello del Servicio de Impuestos Internos en cada uno de los
documentos, por medio de prensa manual o eléctrica (maquinaria adaptada para este
efecto).
No se deben timbrar las tapas de los libros, ni las tapas de cartón de los talonarios.
d) Tratándose de rollos de auditoría de máquinas registradoras (que emiten boletas por
medios mecánicos), coloca el sello del Servicio en cada rollo con timbre de goma.
e) Los documentos timbrados se hacen llegar al lugar de Entrega, acompañados del
Formulario 3.230.
f) Si por error se timbrara un número mayor de los documentos autorizados, éstos deben
ser entregados al Coordinador, avisando al contribuyente que debe pasar donde él.
3.1.9 Entrega de Documentos
El encargado de la entrega de documentos realiza las siguientes funciones:
a) Recibe los documentos timbrados con el Original y Copia del Formulario 3.230.
b) Efectúa separación de documentos por contribuyente, verificando con Formulario 3.230
la coincidencia de la numeración de los documentos, y contando los talonarios, cajas o
rollos de máquinas registradoras.
c) Llama al contribuyente por su nombre o razón social, solicitando a la persona que
firmó en el Formulario 3.230 el retiro de documentos, acreditar su identidad con su
Cédula de Identidad respectiva; una vez verificado que es la persona autorizada para
efectuar el trámite, estampa timbre "Entregado" en copia del Formulario 3.230.
d) Entrega al encargado o contribuyente en un solo acto todos los documentos indicados en
el Formulario 3.230, y copia de éste.
e) Si se recibiera un número mayor de documentos timbrados que los autorizados, deberán
pasarse al Coordinador o Jefe de Unidad según corresponda, avisando al contribuyente que
pase a conversar con él.
Cada vez que la Sección Timbraje termine la atención de público, el personal entregará
al Coordinador o Jefe de la Unidad, según corresponda, los documentos no retirados, quien
los guardará bajo llave por cuarenta y ocho horas, avisando al contribuyente que debe
pasar a retirarlos dentro de dicho plazo; si esto no sucediere, ordenará levantar el Acta
de Destrucción correspondiente.
3.2 La función del Jefe del Departamento de Resoluciones, del Coordinador de Timbraje o
del Jefe de la Unidad respecto a situaciones especiales que se presenten durante el
trámite
En los procedimientos de atención a los contribuyentes que solicitan timbraje de
documentos, se presentan situaciones que transcienden las atribuciones que se les ha dado
a las instancias administrativas y fiscalización, o que no están previstas en la
presente circular.
En esos casos, la situación será planteada al Coordinador a cargo (sedes de Direcciones
Regionales) o al Jefe de Unidad según sea el caso, quien se enterará del problema dando
en el momento solución al contribuyente.
Los jefes o coordinadores actuarán de acuerdo a las políticas y normas que se les
entregaron oportunamente. A falta de éstas o para pedir una mejor definición de las
mismas, la Dirección Nacional designará a una persona o funcionario, que resolverá en
última instancia los problemas que se le presenten.
3.3 Anomalías que ocurran durante el proceso
Durante la atención de un contribuyente, existirán sistemas computacionales en línea
que apoyarán la función de los funcionarios. Estos sistemas permitirán hacer
comprobaciones y validaciones automáticas de algunos datos, y darán acceso a las Bases
de Datos del Servicio.
Dada la circunstancia que parte importante de las Bases de Datos estarán constituidas por
información histórica, ingresada sin los resguardos a la integridad y consistencia de la
información que garantizan los actuales sistemas, es posible que en la operación se
encuentren situaciones como las que se detallan en el Anexo No. 4, en el cual también se
indica cómo proceder en cada caso.
Si hay cortes de energía, fuera de línea de la máquina timbradora, caída de los
equipos computacionales o imposibilidad de contar con acceso a los sistemas
computacionales, los coordinadores o jefes de Unidades procurarán restituir cuanto antes
los servicios.
Ante la imposibilidad de lograrlo, podrán adoptar las medidas que imparta al respecto la
Dirección Nacional o quien ella designe para este efecto. A falta de éstas, se
adoptarán las siguientes medidas:
- Dar número (de acuerdo al orden que estaban en la fila) a los contribuyentes que
esperan, y ofrecerles hacer el trámite en un día posterior, en horario
diferente a la atención normal de público.
- Si la Unidad posee máquinas manuales de timbraje, podrá ofrecer a los contribuyentes
que lo deseen, timbrar sólo libros y boletas de honorarios, ingresando posteriormente la
información correspondiente.
4 ORGANIZACION DE LOS ESPACIOS Y EQUIPO DE TRABAJO. JERARQUIAS Y DEPENDENCIAS
4.1 Organización de los espacios físicos para atención de los contribuyentes
Los espacios físicos se organizarán en las siguientes áreas:
Area 1. Recepción de Documentos para el timbraje y atención administrativa de los
contribuyentes.
Area 2. Fiscalización de contribuyentes.
Area 3. Recinto de Timbraje.
Area 4. Entrega de documentos ya timbrados.
En el Area 1, para la recepción de documentos para el timbraje, habrá espacio para que
los contribuyentes hagan una fila, e idealmente, si el recinto lo permite y el presupuesto
del SII lo contempla, se colocarán mesones de atención.
El funcionario encargado de la atención de público, al no haber problemas con el
contribuyente, deberá autorizar el timbraje de documentos y recepcionar los documentos a
timbrar. En aquellas unidades del SII en que el Coordinador de Timbraje y Jefe de
Resoluciones respectivo lo estimen conveniente, se podrá organizar una atención en más
filas (por ejemplo: fila rápida para los que timbran sólo boletas, libros y/o boletas de
honorarios; y otra fila para que se timbre todo tipo de documentos), cuidando en todo caso
que exista una distribución equitativa del trabajo y la atención sea expedita y rápida.
Dado el caso de que el contribuyente tenga problemas de cualquier tipo y sus antecedentes
deben pasar en forma interna hacia el área de fiscalización (A2), es conveniente que
esta área esté conectada internamente con la A1. Debe contemplarse una distancia, donde
los contribuyentes deberán esperar ser llamados en áreas contiguas a la zona de
fiscalización.
Una vez recibidos y autorizados los documentos, ya sea en la instancia administrativa, o
la de fiscalización, éstos deben ser transportados hacia el área de prensas, donde
serán timbrados. De ahí pasarán a Entrega de Documentos ya timbrados, donde a medida
que van llegando los documentos ya timbrados, son entregados a los contribuyentes (o sus
mandatarios) llamándolos.
4.2 Grupo de trabajo
Para que la atención de los trámites que son objeto de esta Circular se cumplan en forma
efectiva, deberá haber en la Unidad respectiva funcionarios que realicen las labores
administrativas descritas en esta Circular, capacidad de fiscalización instantánea y
capacidad de decidir en los casos excepcionales indicados.
Los funcionarios que desempeñan estas funciones, conformarán un equipo de trabajo, que
en conjunto será responsable por la atención rápida y efectiva de los contribuyentes, y
que velará para que se cumplan los objetivos de fiscalización involucrados en el
procedimiento.
De acuerdo al tamaño de la Unidad; es decir, la cantidad de contribuyentes que deberá
atender y fiscalizar, y si ésta es o no la sede de una Dirección Regional, variará el
número de funcionarios (dotación) de cada escalafón: administrativos, técnicos en
fiscalización y fiscalizadores, pudiendo en muchos casos ser asignados funcionarios a
tiempo parcial, y en otros no existir alguna de estas categorías.
La dotación asignada a la operación frente al público, siempre deberá estar disponible
para hacer esta tarea, independientemente que en algunas horas, e incluso algunos días,
en que la asistencia de público se vea mermada, parte de esta dotación pueda efectuar
otras tareas dentro del área de competencia del Departamento de Resoluciones. Cuando este
personal salga a vacaciones, sea citado a capacitación o enviado en cometido a otro
trabajo o presente licencia, deberá ser de inmediato reemplazado por personal ya
entrenado y capacitado.
4.3 Jerarquías y dependencias
La aplicación correcta de este procedimiento, que es uno de los que se realizan en el
área del Ciclo de Vida del Contribuyente, será responsabilidad de los Jefes de Deptos.
de Resoluciones de cada Dirección Regional, quienes para ello se apoyarán en
Coordinadores en las sedes regionales y en los Jefes de Unidades en las demás unidades
del Servicio. Estos últimos dependerán para efectos de esta instrucción de los
mencionados Jefes de Departamentos de Resoluciones.
De acuerdo a lo dispuesto en esta Circular, siempre durante la atención de público
deberá haber capacidad de decisión presente para poder resolver todos aquellos casos no
normados explícitamente en esta instrucción. Por ello, en ausencia del Coordinador
(licencia, vacaciones, capacitación, cometidos) que coordine al equipo de trabajo que
ejecute este procedimiento, deberá ser reemplazado por otro Coordinador de Ciclo de Vida
o por el propio Jefe del Depto. de Resoluciones. De la misma manera, deberá ser
reemplazado el Jefe del Departamento de Resoluciones.
5 SISTEMAS Y APOYOS NECESARIOS
5.1 Sistemas
El cumplimiento cabal de los objetivos de este procedimiento requieren, entre otras cosas,
de la captura en línea de la información consignada por los contribuyentes en los
formularios, y de la capacidad de validarla con respecto a normas lógicas y a la propia
información que posee el Servicio.
Por esto, los procedimientos administrativos de esta Circular tienen su contraparte
computacional en un sistema especial denominado TIMBRAJE, que es complementado por los
sistemas de "Bloqueos y Desbloqueos" en línea y "ARCO".
Las especificaciones de estos sistemas, respecto al timbraje de documentos, deberán
corresponder en todo a lo dispuesto en esta Circular. En caso de haber contradicciones o
que los sistemas permitan opciones o modalidades no contempladas en esta Circular, siempre
primará lo dispuesto en esta última.
5.2 Otros apoyos
Para que los contribuyentes puedan efectuar los timbrajes de sus documentos, deberá
siempre haber disponibles en las oficinas los formularios que se definen en esta Circular.
Será responsabilidad de los Coordinadores y Jefes de Unidad, revisar permanentemente las
existencias de este material, pedir las reposiciones que sean necesarias, así como de
asegurarse de que estén a disposición de los contribuyentes que lo requieran.
Por otra parte, el Servicio dispone de volantes de ayuda e información a los
contribuyentes acerca de quiénes deben hacer este trámite, qué requisitos deben cumplir
y cuándo y dónde deben hacerlo. De la misma manera, será responsabilidad de los
Coordinadores y Jefes de Unidad para que en sus respectivas oficinas, estos materiales
estén al alcance del público en Informaciones, así como también puedan retirarlos
ellos mismos de los mesones dispuestos en las salas de atención.
5.3 Archivo de formularios
Al final del día, el o los funcionario/s designado/s para este efecto, ordenarán los
originales de los formularios 3.230 que se autorizaron. La cantidad de formularios
autorizados será contrastada con la cantidad de autorizaciones indicadas por la bitácora
diaria del sistema de Timbraje, de modo de evitar que formularios no hayan sido digitados.
Una vez revisado todo (y corregido si fuera necesario), se procederá a guardar los
formularios en el archivo de la sección timbraje, ordenados por mes y RUT; en casos
excepcionales, los Jefes de Departamentos de Resoluciones podrán solicitar al funcionario
designado por el Director del Servicio, efectuar el archivo en otra forma.
JAVIER ETCHEBERRY
CELHAY
DIRECTOR
Anexos
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
Anexo 5
Anexo 6
Anexo 7 |