|
LA EXPERIENCIA CHILENA EN EL COMBATE A LA EVASION IV. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMÁTICA Y EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN LA A.T. 1. Estructura informática del SII. El SII cuenta con una de las plataformas informáticas más importantes del país con las bases de datos de mayor volumen existentes, lo que permite soportar la operación de sus 68 oficinas con sistemas de información de atención en línea y realizar los procesos de cruce de información asociados a los programas de fiscalización. Para esto, la arquitectura informática del SII se basa en un modelo de bases de datos relacionales, tecnología ORACLE, con sistema operativo UNIX. El SII cuenta con minicomputadores de servicio regional (servidores) que operan como equipo central de cada Dirección Regional o Unidad de tamaño mediano. En cada una de estas unidades operativas, los P.C.´s se usan como terminales para acceder a las bases de datos además de la funcionalidad de computador personal para la realización de tareas administrativas. A nivel central, el SII cuenta con servidores dedicados a las operaciones centralizadas, que requieren compartir grandes volúmenes de información, como la atención en línea de la Operación Renta, consultas al vector externo, entre otras. Estos servidores permiten la realización de operaciones tipo Batch, relacionadas con el cruce de información masiva. Además, permiten el desarrollo y mantención de las aplicaciones corporativas. Actualmente el SII cuenta con 1.422 P.C.´s conectados, lo que representa una relación de 1 P.C. cada dos funcionarios. Esta dotación de equipamiento permite atender satisfactoriamente los servicios que solicitan los contribuyentes, asegurando el apoyo informático que guía los procesos, los apoya y controla. Asimismo, permite apoyar las actividades de fiscalización y de apoyo a la fiscalización que cada vez más se basan en una combinación de procedimientos operativos apoyados por sistemas locales o corporativos. 2. Sistemas informáticos de apoyo a la fiscalización y a la gestión. El SII cuenta con una serie de sistemas de información de apoyo a la fiscalización, que entregan herramientas para apoyar las distintas actividades de control, en todas las estrategias de fiscalización. Estos son:
A nivel de sistemas desarrollados para necesidades específicas de usuarios se identifican los siguientes:
Para comprender mejor como operan los sistemas informáticos, asociados a los procesos de fiscalización, veremos el caso de los sistemas de apoyo a la fiscalización del Impuesto a la Renta, el apoyo a la fiscalización del IVA y a los sistemas de información aplicados al Ciclo de Vida del Contribuyente. 2.1. Sistemas de
apoyo a la fiscalización del Impuesto a la Renta a) Antecedentes: En Chile, todos los contribuyentes del Impuesto a la Renta de primera categoría - todas las personas jurídicas y las personas naturales que realizan actividades empresariales - y aquellas del global complementario - personas naturales - que han obtenido más de una renta, se encuentran obligados a efectuar durante el mes de abril de cada año la declaración anual de Impuesto a la Renta, dando así inicio a la llamada "Operación Renta" del año. En Chile opera el sistema de impuestos a cuenta en forma mensual, de manera que los contribuyentes de primera categoría efectúan pagos provisionales mensuales (PPM) y para aquellos afectos a impuesto global complementario opera el sistema de retención, en que el retenedor es el empleador o pagador. Es por ello que la declaración anual constituye un ajuste de los impuestos pagados a cuenta o retenidos con los que realmente debe declarar de acuerdo a la renta neta global del año. Cabe destacar que de acuerdo a la Ley, la Administración Tributaria tiene un plazo perentorio de 30 días desde la fecha de término de presentación de las declaraciones, para proceder a la devolución de los remanentes de aquellas que no se fiscalizarán en profundidad. Ello significa un importante esfuerzo de la Administración Tributaria, dado el elevado número de declaraciones a procesar en el breve plazo indicado precedentemente. Una vez entregadas las declaraciones por parte de los contribuyentes en los bancos e instituciones financieras, estas son enviadas al Servicio de Tesorerías, entidad que procede a digitarlas. Digitada la información, esta es cargada en la Cuenta Unica Tributaria de cada contribuyente (CUT), que registra en forma histórica los débitos y créditos de cada contribuyente, siendo su llave de entrada el RUT. En forma paralela a este proceso, el Servicio de Tesorerías envía por medio magnético toda la información de las declaraciones, así como mensualmente envía información de los pagos provisionales. Asimismo, resoluciones del SII obligan a todos los contribuyentes que son retenedores de impuesto, sea por honorarios o sueldos, a entregar al SII una nómina detallada en formularios en papel, en medio magnético o a través de Internet, las cantidades retenidas a cada contribuyente antes del 15 de enero de cada año, como también emitir los certificados de sueldos y honorarios a cada retenido. Por otra parte, las sociedades anónimas, instituciones financieras, corredores de bolsa y otros deben entregar toda la información, contribuyente por contribuyente, relativa a compraventa de acciones, dividendos pagados, intereses pagados, retiros de fondos mutuos etc. De igual manera, los Notarios están obligados a informar mensualmente al SII todas las compraventas de bienes raíces, vehículos motorizados nuevos y usados, aviones particulares y helicópteros, naves y lanchas, caballos fina sangre, etc. Esta información, que se denomina Vector Externo, es procesada con bastante antelación a la entrega de declaraciones, lo que permite un trabajo anticipado en orden a mejorar la calidad de información que se ingresará a las bases computacionales del SII. b) Sistema de revisión y control computacional de declaraciones (Scanner de Renta): Recibida la información antes indicada, esta es procesada en conjunto con la información histórica que posee el SII en su base de datos central, y sometida a más de 100 controles computacionales diferentes. Una parte de ellos es el cruce con el llamado Vector Externo más la proveniente de algunos organismos fiscales sobre valores que dan derecho a rebajas tributarias - gastos de capacitación, explotación forestal y otros - y datos propios de comportamiento e históricos que posee el SII (declaraciones de años anteriores querellados, o con situaciones irregulares, etc). El sistema Scanner procesa esta información y la cruza con las declaraciones de los contribuyentes generando el conjunto de contribuyentes observados. Actualmente existen más de 80 observaciones y a cada una de ellas se les definen grados de gravedad o tolerancia, pudiendo tener cada una de ellas entre uno y siete grados. Las observaciones se pueden dividir en tres tipos: a) formales, referidas a omisiones o errores de identificación, tales como RUT erróneo, no colocar la dirección o comuna, omitir código de actividad económica, etc. b) aritméticas, referidas a errores de cálculo en la declaración u omisiones en totales y subtotales. c) tributarias, referidas a usos de franquicias tributarias con rebajas a la base imponible que no corresponden y a los cruces con el Vector Externo, en donde las más comunes resultan ser que los ingresos declarados no coinciden con lo informado por los retenedores, los ingresos no guardan relación con las inversiones efectuadas, los pagos provisionales mensuales no coinciden con lo declarado en la declaración anual, el contribuyente no ha concurrido a notificaciones del SII. Para la definición de las observaciones que se aplicarán en la Operación Renta, se toma en cuenta la política de fiscalización - a qué conceptos se desea dar prioridad -, la historia anterior - qué efectividad tuvo en años anteriores la observación - y las necesidades de información para el o los cruces computacionales que se harán. A continuación se construye una fórmula o algoritmo, que da cuenta del concepto enunciado y se define además el discriminante, es decir, a partir de qué valor de la fórmula un contribuyente estará observado. Adicionalmente, se define el grado, que traduce en términos numéricos el tramo de gravedad respecto al discriminante. También se define el texto que irá en la carta de notificación correspondiente a cada observación y el tipo de antecedentes que el contribuyente deberá aportar. A partir de este trabajo, se programa y prueba el sistema Scanner. Como producto de la información de declaraciones anuales entregadas por el Servicio de Tesorerías y el cruce que se efectúa con el sistema Scanner se obtiene una matriz con el número de contribuyentes observados por observación y por grado de gravedad. Esta matriz es analizada por el equipo encargado de la Operación Renta, quienes en base a la política de fiscalización y a los recursos de fiscalización disponibles determinan el grado de gravedad o tolerancia que se impondrá a cada observación, lo que determina los contribuyentes que serán notificados a concurrir a las oficinas del SII para analizar en más detalle los antecedentes que sustentan la declaración. Automáticamente se emiten las cartas de notificación, en que se indica al contribuyente por qué ha sido observado, la unidad del SII a la que debe concurrir - que corresponde a la más cercana al domicilio declarado - la fecha en que debe concurrir y los antecedentes que debe aportar. De esta manera, el sistema Scanner "envasa" conocimiento acumulado de fiscalización y entrega información que apoya la toma de decisiones sobre qué contribuyentes fiscalizar en profundidad y en qué materias se debe focalizar la fiscalización de cada contribuyente. Cabe hacer notar que la información de las razones del por qué cada contribuyente es notificado, la fecha para la cual está citado y los datos de su declaración son ingresados al sistema en línea, lo que asegura una adecuada oportunidad de la información para la fiscalización posterior. En forma paralela, se envía al Servicio de Tesorerías mediante medio magnético la información de los contribuyentes que el SII notificará. Con estos datos el Servicio de Tesorerías procede por correo a la devolución de los excedentes a los contribuyentes que así lo solicitaron, que no se encuentran observados por el SII y que no tengan deudas con la Administración Tributaria, caso en el que procede a compensar los montos involucrados. También el SII ha implantado desde el año 1992 el concepto de "devolución del monto no controversial", mediante el cual se devuelve al contribuyente las partidas de su declaración no sujetas a observación por parte del SII, reteniendo sólo los montos en controversia. Durante las dos últimas Operaciones Renta se ha citado a más de 100.000 contribuyentes, aproximadamente un 10% del total de las declaraciones presentadas. Los procesos internos reseñados anteriormente, se realizan durante el mes de mayo de cada año, de manera que los contribuyentes que solicitaron devolución y no fueron observados, reciben sus cheques a partir de la primer semana de junio. También para esta fecha se encuentran citados los primeros contribuyentes notificados de observación. c) Control en línea de las declaraciones anuales de renta Durante los años anteriores a 1992, los contribuyentes notificados concurrían a las unidades del SII aportando los antecedentes solicitados por la notificación de fiscalización. Con apoyo de listados y microfichas, más la información de los sistemas de consulta en línea que el SII poseía, se procedía a revisar si correspondía aceptar como conforme la declaración del contribuyente o bien a confeccionar manualmente una declaración rectificatoria. Esta última era enviada en paquetes semanales al Servicio de Tesorerías, quien procedía a digitar las declaraciones rectificatorias o bien remitir los cheques de los contribuyentes que al aportar los antecedentes justificaron su declaración. Los datos de las declaraciones rectificatorias eran enviados mediante cinta magnética al SII y procesados en el sistema Scanner, y si de este proceso resultaban observaciones, el contribuyente era nuevamente notificado para concurrir. Si no existían observaciones se enviaba una nueva cinta al Servicio de Tesorerías para que procediera a las devoluciones o cobro de giros según correspondiera. En la práctica, este procedimiento significaba citar más de una vez al contribuyente y un tiempo superior a dos meses para resolver en definitiva la situación del contribuyente, con el consiguiente uso intensivo de recursos de la Administración Tributaria en trámites internos. A partir de 1992 se implantó el sistema de control y validación en línea de las declaraciones de renta. A este sistema se puede acceder en cualquier punto la de red computacional que el SII posee a lo largo del país, prácticamente en todas las unidades. El sistema permite una atención en línea a los contribuyentes, bajo el concepto de que todas las acciones realizadas queden inmediatamente incluidas en el sistema; esto permite una atención más expedita de los contribuyentes y en general, que sólo deban concurrir en una ocasión para revisar en profundidad su declaración. Por otro lado, permite una interacción mucho más rápida con el Servicio de Tesorerías, para el proceso de devolución y giros de los contribuyentes observados, a través del envío de cintas magnéticas con la información de los contribuyentes liberados de la fiscalización y los giros notificados a los contribuyente. El sistema se divide en 6 módulos para el usuario fiscalizador, un módulo para la interrelación con el Servicio de Tesorerías y un módulo de administración y estadísticas para quienes dirigen la Operación Renta. Los módulos para el fiscalizador están orientados a disponer en línea información sobre la situación del contribuyente, de manera de darle apoyo en las acciones de fiscalización. El módulo más destacado lo constituye el de Rectificatoria en el cual, al concurrir un contribuyente observado y ser fiscalizado, si corresponde, el fiscalizador procede a confeccionar la declaración rectificatoria de la declaración anual de la renta, ingresando sólo los datos que cambian su valor. Estos nuevos datos son procesados y sometidos en línea al Scanner, para determinar inmediatamente si existen o no nuevas observaciones. Si existen observaciones relativas a retenedores u otros externos en que el contribuyente puede demostrar que el error está en el retenedor informante, se libera esa información por la vía de notificar al retenedor o informante. Si existen otras observaciones de carácter aritmético, se modifican los datos nuevamente. Por otra parte, si el contribuyente no aporta los antecedentes para justificar ciertas observaciones (origen de inversiones, por ejemplo), se procede a la liberación por un lado, pero por otro se inicia un proceso contencioso mediante citación y liquidación de partidas en duda. Al haber acuerdo entre el contribuyente y el fiscalizador en la rectificatoria, se procede también en línea a la impresión de ésta, para que el contribuyente la firme. Una vez firmada, se procede a su confirmación, con lo cual la rectificatoria queda a firme para su despacho al proceso del Servicio de Tesorerías. Además, en caso de detectarse diferencias de pago a favor del Fisco, se procede a emitir el Giro de impuestos computacionalmente, el cual es entregado en el momento al contribuyente. 2.2. Sistemas de apoyo a la fiscalización del IVA Existen diversos sistemas de apoyo para la fiscalización del IVA, siendo el Análisis Referencial del Contribuyente - ARCO- una aplicación fundamental en la acción fiscalizadora desarrollada por el SII, bajo la opción de Contribuyente. Este sistema contiene el registro de comportamiento tributario de los contribuyentes, para los cuales se han definido cinco áreas de información: - Comportamiento
Tributario Estas áreas se representan en el terminal en una sola transacción de consulta: en el área de comportamiento se entrega información sobre la cantidad de giros en cada año que el SII ha cursado al contribuyente, el número de declaraciones mensuales por año en las que ha registrado pago, los denuncios que se han cursado y la deuda que mantiene con la Administración Tributaria. En el área de cumplimiento se indica mes a mes si el contribuyente presentó o no su declaración; por otra parte en el área parámetros económicos se indica la relación anual de débitos y créditos del IVA del contribuyente, así como la diferencia comercial anual registrada. En el área de volumen de operación se registra el total de ventas y exportaciones anuales así como el total de inversiones efectuadas. Por otra parte, en los parámetros de control se indica la autorización máxima de timbraje de facturas y el coeficiente ARCO. Además, entrega las anotaciones que se han hecho al contribuyente, producto de las acciones de fiscalización y control, como por ejemplo, contribuyente no ubicado en domicilio, no responde notificación, contribuyente de difícil fiscalización, investigado por delito tributario, perdida de documentos, etc. La aplicación consiste en calcular diversos indicadores, relacionando la información entregada a través de las declaraciones mensuales y anuales por el contribuyente en conjunto con la información interna que posee el SII. Aún cuando existen problemas de oportunidad de información, ya que en la aplicación ARCO las declaraciones mensuales son incorporadas con el retraso natural producto del proceso de digitación y validación de la información, se pueden construir indicadores que entregan un perfil tributario histórico de cada contribuyente. A cada uno de estos indicadores se les asigna un cierto peso relativo, peso en que se refleja de alguna manera la política de fiscalización, un criterio de búsqueda de probables situaciones anormales, que da como resultado una función que genera el coeficiente ARCO. Como el sistema registra los pagos de tributos mensuales del IVA y los promedios de utilización de facturas, al efectuar una combinación con el coeficiente ARCO se establece en forma automática la autorización máxima de documentos de venta. El sistema ARCO tiene como objetivo central construir un perfil dinámico de las características de cada contribuyente, de manera tal de poder hacerse un juicio preliminar instantáneo, sin tener que acudir a información detallada para el análisis. Dada la diversidad de variables que involucran el concepto ARCO, este permite apoyar un conjunto de requerimientos propios de fiscalización, como por ejemplo: - El coeficiente ARCO combinado con el promedio semestral de facturas emitidas, permite establecer una periodicidad semestral en el timbraje para aquellos contribuyentes de buen comportamiento, restringiendo el período para aquellos contribuyentes con comportamiento presumiblemente anormal o irregular. Ello obliga a este último tipo de contribuyentes a concurrir al SII más frecuentemente, evitando al Servicio la tarea de salir en su busca. - El coeficiente Arco en conjunto con otros indicadores tales como relación débito/crédito en el IVA y Diferencia Comercial contenidos en el sistema ARCO apoyan el establecimiento de planes regionales o nacionales de fiscalización, facilitando y haciendo objetivos los criterios de selección. Estos mismos indicadores, junto a otros permiten apoyar los estudios que realiza el SII del comportamiento tributario de los contribuyentes de un determinado sector o actividad económica. - Para efectuar los controles en terreno se utiliza sistemas de consulta remota palmtop, que permiten acceder a la información contenida en el Sistema ARCO. En Chile es obligatorio el transporte de mercadería con facturas de venta o guías de despacho, documentos que también deben ser timbrados en el SII. Así cuando los vehículos de transporte son controlados en carretera o en ciudad, se puede verificar la validez de la documentación al contrastarla con la consulta instantánea al Sistema ARCO, tomándose acciones de fiscalización inmediata frente a infracciones o irregularidades. Dentro de las características positivas del Sistema ARCO cabe destacar el hecho de que a través de pocos indicadores, fundamentalmente el coeficiente ARCO, se permite la instrumentalización masiva de conceptos que por su complejidad es imposible que sean manejados fluidamente por todos los funcionarios. Los coeficientes e indicadores tienen tablas o signos de interpretación muy simples, que hace que cualquier fiscalizador pueda tener un juicio fundamentado sobre el contribuyente en forma instantánea. Ahora bien, si el fiscalizador requiere mayor información sobre aquellos contribuyentes que existen dudas respecto de su comportamiento tributario el Sistema provee los datos de soporte o bien el usuario se conecta instantáneamente con el resto de las aplicaciones. Este sistema ha sido un
gran aporte a la tarea fiscalizadora, permitiendo una discriminación rápida que ayuda a
enfocar el esfuerzo fiscalizador en aquellos contribuyentes o sectores de contribuyentes
con comportamiento irregular, facilitando de paso la atención de los contribuyentes que
presentan buenos antecedentes. 2.3. Sistemas de información de apoyo al Ciclo de Vida del Contribuyente. Las principales actuaciones obligatorias que tiene que realizar un contribuyente en nuestro país son las siguientes: Inscripción en el Registro de Contribuyentes: La primera actividad que debe realizar un contribuyente es solicitar la inscripción en el registro correspondiente que administra el SII, trámite mediante el cual obtiene su número de Rol Unico Tributario (RUT). Esto lo deben realizar las personas jurídicas y demás entidades o agrupaciones susceptibles de ser sujetos de impuestos, que en razón de su actividad o condición causen o puedan causar impuestos y aquellas que deben retener impuestos. En el caso de las personas naturales, este trámite no es necesario debido a que este número coincide con la Cédula de Identidad que otorga el Registro Civil y que asigna al momento de la inscripción del nacimiento. En Chile el RUT es fundamental para actuar en el sistema económico y de ahí la importancia de tener un sistema expedito y seguro de otorgamiento. Se debe mencionar que en el caso de las personas naturales, todas las entidades utilizan este número como código de identificación, la licencia de conducir, el pasaporte, los sistemas de previsión, salud, etc. En el caso de las personas jurídicas, también su importancia es vital, puesto que, se requiere para abrir una cuenta bancaria, contratar personal, realizar compras y cualquier actuación en el sistema económico. Iniciación de Actividades: Los contribuyentes deben dar aviso al SII cuando inicien negocios o labores susceptibles de producir rentas. Además, deben dar cuenta al Servicio cuando se producen modificaciones en información calificada, como socios, domicilios, representante legal, etc. Timbraje de documentos: Los contribuyentes están obligados a registrar y visar ante el SII todos los documentos y libros que respaldarán sus operaciones comerciales. Esta visación se realiza a través de un timbre que estampa el SII en los documentos y libros que debe presentar el contribuyente. Este consiste en una marca física con el cuño de la institución, que se aplica a alta presión sobre el papel. En el evento que el contribuyente no cumpla con los requisitos de comportamiento tributario exigidos, se puede restringir, condicionar o negar el timbraje de sus documentos, con lo cual se afecta en diferentes grados su actividad comercial. En definitiva, el timbraje de documentos es un plan de fiscalización que se realiza en forma rutinaria, obligando a todos los contribuyentes a concurrir periódicamente a las oficinas del SII. Dependerá de la política de timbraje el que los contribuyentes más riesgosos, desde el punto de vista del interés fiscal, concurran más frecuentemente a las oficinas del SII, porque se les timbra menos documentos cada vez. Término de giro: Este trámite lo debe realizar el contribuyente para poner fin a su actividad. Consiste, principalmente, en un cierre ordenado de sus compromisos tributarios a través del cual se determinan y liquidan todos los impuestos pendientes y se otorga el Término de Giro. 2.3.1. Descripción del Nuevo Sistema Como se mencionó anteriormente, la tecnología informática es el elemento articulador de todo el Ciclo de Vida del Contribuyente. Las aplicaciones son en línea y en tiempo real. Además, todas las unidades en que opera este sistema, están conectadas entre si, lo cual permite difundir en forma instantánea las observaciones respecto de los contribuyentes. El sistema computacional no es sólo un apoyo para hacer el trabajo, sino es el medio a través del cual se realizan las tareas. Esto significa que todas las funciones que realiza el personal involucrado en este proyecto, tienen un soporte computacional. Esto incluye hasta simples anotaciones informales que habitualmente se realizaban en los expedientes, para tenerlas presente en la próxima concurrencia del contribuyente. Existen dos aplicaciones computacionales que apoyan el Ciclo de Vida del Contribuyente: El sistema Rut e Iniciación de Actividades (RIAC) y el sistema. En este documento se detallarán las aplicaciones desde el punto de vista del usuario, sin entrar en detalles técnicos informáticos. A modo de referencia se debe mencionar que estos sistemas mantienen los registros de contribuyentes (Rol Unico Tributario); de Iniciación de Actividades con la información de socios, participaciones en monto y porcentaje, representantes legales, etc; y la cuenta corriente de timbraje de documentos. Además, las aplicaciones se comunican en forma automática, con otros sistemas del Servicio, como por ejemplo el Análisis Referencial del Contribuyente (ARCO), el cual contiene los indicadores de comportamiento tributario y los bloqueos que afectan a los contribuyentes. A continuación se describirán los elementos centrales del sistema del Ciclo de Vida del Contribuyente, a saber, el modo de atención - que es el cambio esencial en las formas de trabajo-, los procedimientos administrativos - que como se mencionó son principalmente informatizados - y finalmente el módulo de seguridad que permite administrar el acceso al sistema y lo que puede hacer cada usuario. a) Modo de atención El modo de atención para todas las actividades del Ciclo de Vida del Contribuyente es un sistema similar al de una sucursal bancaria. Por lo tanto, las oficinas tienen un layout funcional a este objetivo y los funcionarios que atienden público tienen una habilitación física tipo cajero con todos los elementos de mobiliario, equipamiento computacional y software de aplicación correspondiente. Para hacer posible este sistema fue necesario reunir en un departamento todas las funciones relacionadas con el Ciclo de Vida del Contribuyente. Esto significó un sinnúmero de cambios al interior de las unidades y la descentralización del otorgamiento del RUT, para permitir una entrega inmediata en todo el país. En un principio se estableció la fila única como forma de ordenar a los contribuyentes que esperaban ser atendidos. Esto permitía una mejor administración de los recursos, facilitando la asignación de personal en las horas peak y no peak por la vía de variar el número de cajas que estaba en operación. Otro cambio que se implantó fue especializar una fila por tipo de contribuyente, por ejemplo, aquellos cuya atención demanda más tiempo. Lo anterior, permitió reducir los tiempos de espera promedio de todos los contribuyentes. Actualmente, se utiliza el sistema de dispensador de número de atención y llamado de número por pantalla, de modo de facilitar la espera al contribuyente y darle tiempo para completar cómodamente el formulario necesario para cada solicitud. Además, este sistema permite controlar eficientemente el tiempo de espera de los contribuyentes, a través de un sistema computacional instalado en cada plataforma de atención, de este modo se cautela que el contribuyente no espere más de 30 minutos antes de ser atendido. Este último es el compromiso de atención del Servicio de Impuestos Internos. Por otro lado, se modificó la información al público que concurre a las oficinas del SII, estableciéndose una nueva señalética estandarizada, que permite al contribuyente orientarse rápidamente respecto del trámite que debe realizar. Se dispusieron carteles informativos generales, carteles direccionales y carteles específicos. Se desarrolló además, un sistema de volantes o folletos informativos que indican quiénes están obligados a realizar el trámite, los documentos que debe adjuntar, etc. b) Procedimientos administrativos Como se mencionó anteriormente el sistema de atención es en línea y en tiempo real en todo el país. Esto permite que la información sea ingresada, validada y corregida frente al contribuyente, con lo cual se mantiene la calidad de la base de datos, instrumento esencial para la fiscalización posterior. Se establecen con claridad las jerarquías de funciones del personal en tres niveles: administrativos, fiscalizadores y coordinadores o jefes. El sistema computacional sostiene esta jerarquización, permitiendo que cada funcionario, de acuerdo al nivel que le fue asignado, pueda realizar sólo las funciones que le corresponden. b.1) Otorgamiento de Rut e Iniciación de Actividades El otorgamiento de RUT se hace descentralizadamente, basado en el sistema computacional que permite que este sea entregado en forma inmediata a los contribuyentes en cualquier unidad del SII. Es importante destacar que el sistema de codificación del RUT maneja 21 tipos de entidades y que cautela que no se otorgue un mismo número a varios contribuyentes. Se unifica el trámite de obtención de RUT y de Iniciación de Actividades, a través de un formulario único, antes se utilizaban cuatro. Además, se tratan en forma similar todas las actuaciones que se relacionen con la identificación y caracterización de los contribuyentes. Los procesos de fiscalización se realizan de inmediato, puesto que el sistema computacional guía al funcionario respecto de las políticas vigentes. Esto permite agilizar el trámite y reducir los errores, lo cual da seguridad al personal y evita la petición de documentación adicional y que el contribuyente concurra nuevamente a las oficinas del SII. b.2) Timbraje de Documentos El trámite de timbraje es el que obliga al contribuyente a presentarse con mayor frecuencia ante el SII. Esto se debe a que el timbraje es concebido como un proceso de fiscalización preventivo, con el fin de evitar que personas no autorizadas hagan uso indebido de documentos timbrados. Una de las figuras fraudulentas conocidas en Chile es la falsificación de facturas para utilizar un crédito fiscal inexistente en el Impuesto al Valor Agregado. El concepto principal que se tuvo en cuenta en la especificación de los cambios, fue la discriminación positiva de los contribuyentes, vale decir, identificar a los buenos contribuyentes y facilitarles su tramitación. Es así como en la incorporación de nuevos contribuyentes a este proceso, se tiene especial cuidado en detectar a los malos contribuyentes. Particularmente, quienes solicitan timbraje de documentos que dan derecho a crédito fiscal, son sometidos a una verificación más minuciosa y en terreno de sus antecedentes. Se revisa también el comportamiento tributario de la sociedad, los socios y representante legal y si las circunstancias lo ameritan, mediante un sistema computacional externo, se verifican las anotaciones que hubiese de bancos o empresas comerciales, respecto del comportamiento del contribuyente en sus obligaciones con estos agentes privados. Los contribuyentes son clasificados en tres categorías. La primera, corresponde a los buenos contribuyentes, desde el punto de vista de cumplimiento tributario, a quienes se les timbran documentos para un período largo de tiempo; en este momento está calibrado para dos años. La segunda, corresponde a los contribuyentes normales - sin impedimento de timbraje, pero que se requiere que concurran con cierta frecuencia - a quienes se les timbra una cantidad menor; hoy está calibrado para seis meses. En la tercera, se incluyen los contribuyentes con problemas; en este caso no se timbra hasta que se solucionen los problemas. Todos los controles descritos en el párrafo precedente, son realizados en forma automática por el sistema computacional. En particular, la calibración de tiempo estimado de concurrencia se realiza analizando los datos históricos de utilización de documentos y se informa al funcionario a través de la pantalla. Si se necesita saltar algún control, debe recurrirse al funcionario que tenga la autorización correspondiente en el sistema. El proceso de clasificación se realiza computacionalmente una vez al mes y está orientado a agrupar el máximo de contribuyentes en la primera categoría. Lo anterior, con objeto que se reduzca el número de concurrencias al Servicio, debido a que se timbran una mayor cantidad de documentos por vez, y se descongestione el sistema. El proceso de fiscalización afecta a los contribuyentes clasificados en la tercera categoría, que son los que tienen bloqueos u observaciones. Esta actividad es obligatoria y controlada computacionalmente. La fiscalización es realizada en una fila paralela al timbraje propiamente tal, con lo cual no se afecta la calidad de servicio al resto de los contribuyentes que espera. Se tiene un seguimiento histórico de los contribuyentes a través de las cuentas corrientes de folios timbrados por tipo de documento, la que se mantiene en una cartola computacional que es actualizada en línea. Esta permite comprobar la validez de los documentos en los procesos de fiscalización posterior. c) Seguridad y control de gestión. Este módulo es el encargado de cautelar la seguridad de acceso al sistema, de garantizar el esquema jerárquico de responsabilidades y de dejar huella de las acciones realizadas. Estas funciones son administradas centralmente, dejando un margen menor para manejo local. En primer lugar se provee seguridad de acceso, se evita que personas no autorizadas ingresen al sistema y se permite a los usuarios autorizados actuar sobre los contribuyentes de su jurisdicción. En el evento que se requiera atender un contribuyente foráneo, se debe previamente efectuar el cambio de jurisdicción correspondiente. Para discriminar por tipo de usuario el sistema tiene definidos cuatro perfiles: Administrativo, Fiscalizador, Coordinador y Administrador Local o Super-Usuario. Cada perfil tiene asignadas un conjunto de acciones, en orden ascendente de responsabilidad, por cada formulario interactivo que existe en las aplicaciones. Esto permite que para cada perfil, exista un conjunto de atribuciones y responsabilidades definidas. Finalmente, el sistema mantiene una bitácora detallada de todas las acciones realizadas por cada usuario con la indicación de fecha, hora, contribuyente, etc. Esto permite hacer un seguimiento de cualquier situación por contribuyente, fecha, usuario u otra clave de búsqueda que se requiera. Además, permite mejorar la gestión operacional dado que es posible obtener indicadores de productividad, cargas de trabajo por hora, etc. 3. Tendencias en las comunicaciones y servicios a los contribuyentes. El SII ha desarrollado en el último tiempo nuevos conceptos en la comunicación con los contribuyentes, que faciliten el acceso a la información, eviten la concurrencia personal del contribuyente, utilizando nuevas tecnologías como Internet y correo electrónico. Asimismo, la utilización del Intranet facilita la difusión y comunicación interna entre los funcionarios de las materias propias de la institución. a) Internet: A través de este medio los contribuyentes pueden acceder a la página WEB del Servicio de Impuestos Internos que ofrece los siguientes servicios: Información General:
Consulta interactiva:
Entrega de
información al SII, por parte de los contribuyentes obligados a informar:
b) Correo electrónico: A través de este medio, los contribuyentes pueden enviar consultas al SII respecto de materias relacionadas con sus obligaciones tributarias. Asimismo, es un mecanismo efectivo para hacer denuncias sobre irregularidades tributarias de las que tengan conocimiento. A su vez, para los directivos y profesionales del Servicio conectados a la red de correo electrónico esta es una vía de comunicación expedita que favorece la coordinación interna, así como la comunicación con usuarios externos de la red. c) Intranet: Así como opera la Internet para la difusión externa de materias relacionadas con el SII, la Intranet brinda a todos los funcionarios información relacionada con cada una de las áreas funcionales, con patrones de búsqueda fáciles de operar. De esta manera, se cuenta con una red interna que permite la capacitación de los funcionarios, difusión de información sobre procedimientos , proyectos y normativa interna, entre otros. |